Новый отчет работодателя – форма ЕФС-1

Автор: Казанцева Е. П., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

С 2023 года все работодатели обязаны подавать в Социальный фонд России (СФР) форму ЕФС-1 (которая объединила в своем составе формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3). Форма и порядок заполнения нового отчета утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п.

О том, как заполнить разделы ЕФС-1 и представить их в надзорный орган, мы поговорим в данном материале.

Структура ЕФС-1

Сведения о взносах по травматизму, о трудовой деятельности, о стаже и другие данные в форме ЕФС-1 отражаются в соответствующих разделах и подразделах. Для каждого из них установлены свои сроки представления в отделения СФР.

Форма ЕФС-1 состоит из трех частей.

Титульный лист

На титульном листе указываются данные о страхователе: регистрационный номер в Пенсионном фонде, ИНН, КПП, статистические коды, ОГРН.

Титульный лист нужно оформлять независимо от того, какие разделы и подразделы включены в форму ЕФС-1 (п. 1.11 Порядка заполнения).

Раздел 1

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» обязаны заполнять и сдавать все работодатели, у которых есть наемные работники (в том числе дистанционные), а также совместители.

Если страхователь заключил с физическими лицами договоры ГПХ и уплатил с вознаграждений по ним страховые взносы, ему также необходимо заполнить и подать разд. 1.

Раздел 1 состоит из трех подразделов:

1. «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица»:

• подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности»;

• подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» – заполняется, когда подаются сведения о страховом стаже (например, при назначении пенсии);

• подраздел 1.3 «Информация о зарплате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений» (коммерческие организации данный раздел не заполняют).

2. «Основание для отражения данных о периодах работы в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – предназначен для отражения информации о досрочном назначении пенсии.

3. «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя» – в нем указываются сведения о лицах, за которых перечисляют дополнительные взносы на накопительную пенсию.

Обязательным для заполнения в разд. 1 является подразд. 1. При этом разд. 1 по трудовой деятельности заполняют отдельно на каждого сотрудника.

Другие подразделы отчета заполняются только при наличии соответствующих данных. Так, при сдаче подразделов 1.1, 1.2, 1.3 подразд. 1 заполняется в обязательном порядке (п. 1.11 Порядка заполнения).

Раздел 2

Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» также должны сдавать все работодатели.

Исключение в правилах сделано только для налогоплательщиков, применяющих АУСН.

В свою очередь, разд. 2 состоит из следующих подразделов:

• 2.1 «Расчет сумм страховых взносов»;

• 2.1.1 «Сведения об облагаемой базе и взносах для организаций с выделенными СКЕ или для организаций – государственных (муниципальных) учреждений, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников (частичное финансирование), а также страхователей, исчисляющих страховые взносы по нескольким основаниям»;

• 2.2 «Сведения для исчисления взносов страхователями, указанными в п. 2.1 ст. 22 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ»;

• 2.3 «Сведения о результатах обязательных предварительных и периодических медосмотрах и проведенной СОУТ на начало года».

Подразделы 2.1 и 2.3 обязаны заполнять все страхователи независимо от фактической уплаты взносов по травматизму.

Остальные разделы заполняются при выделении подразделений в СКЕ (подразд. 2.1.1) и при передаче сотрудников по договорам аутстаффинга (подразд. 2.2).

Раздел 2 формы ЕФС-1 заполняют нарастающим итогом на всех сотрудников страхователя.

Правила подачи формы ЕФС-1

Куда представляется?

Сведения по форме ЕФС-1 представляются в территориальные отделения СФР по месту учета работодателя.

При наличии у организации обособленных подразделений отчетность необходимо также сдавать отдельно по месту регистрации каждого подразделения. В этом случае в форме указывается КПП подразделения (п. 2.4 Порядка заполнения). Причем сведения, отраженные в отчетах обособленного подразделения, не нужно включать в отчетность, подаваемую по месту нахождения самой организации.

Способ подачи отчетности

При выборе способа подачи сведений в СФР работодатели в 2023 году, как и раньше, должны исходить из численности застрахованных лиц, работающих по трудовым или гражданско-правовым договорам:

• если численность застрахованных лиц составляет 11 человек и более – отчетность подается только в электронном виде через Интернет с использованием формата, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 246п;

• при численности застрахованных лиц 10 человек и менее – отчетность можно подать и на бумаге, и в электронном виде.

Следует обратить внимание на период учета численности работников. Если в 2022 году рассматриваемый показатель брался за предшествующий отчетный период (п. 2.6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ), то в текущем, 2023 году – он берется за расчетный период (п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ).

Сроки представления разделов (подразделов) формы

Сроки представления отчетности дифференцированы: часть данных необходимо представлять после совершения определенных событий, часть – на регулярной основе (см. таблицу).

Тип сведений		Сроки подачи
Раздел 1
Подраздел 1	Подраздел 1.1 – сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (п. 5, 6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ)	При переводе лица на другую постоянную работу, подаче им заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ либо о предоставлении ему страхователем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ – не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан распорядительный документ (приказ, распоряжение или иное решение, которые подтверждают оформление перевода на другую постоянную работу) либо подано соответствующее заявление
		При приеме на работу и увольнении – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения, иного решения, которые подтверждают оформление или прекращение трудовых отношений)
		При заключении и расторжении договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с налоговым законодательством начисляются страховые взносы, – не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или прекращения соответствующего договора
	Подраздел 1.2 – сведения о страховом стаже (п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ)	В отношении лиц, поименованных в п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, сведения подаются по окончании календарного года не позднее 25 января года, следующего за отчетным периодом
		Для установления пенсии – сведения с типом «Назначение пенсии» подаются в течение 3 календарных дней со дня поступления запроса СФР либо обращения работника
Подраздел 2 – основания для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии (ч. 1 ст. 30, ст. 31 Закона № 400-ФЗ*)		Подается вместе с подразд. 1.2 в те же сроки
Подраздел 3 – сведения о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию (п. 7 ст. 11 Закона № 27-ФЗ)		По окончании первого квартала, полугодия, 9 месяцев и календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом
Раздел 2
Сведения о начисленных взносах по травматизму (п. 1 ст. 24 Закона № 125-ФЗ**)		Подаются ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом

* Федеральный закон от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях».

** Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Ответственность

За непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных ч. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, в том числе по форме ЕФС-1, к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

За подачу отчета на бумаге при наличии обязанности отчитываться только в электронной форме страхователю грозит штраф в размере 1 000 руб. (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

По общему правилу требование об уплате сумм в рамках финансовых санкций должно быть исполнено страхователем в течение 20 календарных дней со дня его получения, если более продолжительный период времени для уплаты не назван в самом требовании. В случае уплаты сумм финансовых санкций в течение первых 10 календарных дней со дня получения требования финансовые санкции могут быть оплачены в размере половины суммы, указанной в требовании (ч. 16 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Особенности заполнения разделов формы ЕФС-1

Форма ЕФС-1 заполняется на основании первичных документов страхователя, в том числе приказов, других документов кадрового учета и данных бухгалтерского учета, технологической документации, а также на основании договоров ГПХ и иных договоров, на вознаграждение по которым в соответствии с налоговым законодательством начисляются страховые взносы (п. 1.12 Порядка заполнения).

Титульный лист

Как упоминалось ранее, здесь указываются основные сведения о работодателе из свидетельства о постановке на налоговый учет организации, выписок из ЕГРЮЛ.

Отметим: поля с кодами статистики ОКФС, ОКОГУ и ОКПО обязательны только для государственных (муниципальных) учреждений при представлении сведений в подразд. 1.3 подразд. 1 разд. 1 формы ЕФС-1 (п. 2.5–2.7 Порядка заполнения). Остальные организации могут эти поля не заполнять.

Также на титульном листе предусмотрены поля для внесения данных о страхователе, за которого представляются ЕФС-1. К примеру, такую информацию необходимо указать, если организация является правопреемником бывшего работодателя, снятого с учета.

Раздел 1

В подразделе 1 указывают данные о работнике или подрядчике (физлице) по договору ГПХ, в отношении которого представляется форма ЕФС-1. Они вносятся на основании документа (паспорта), СНИЛС и ИНН.

В поле «Статус ЗЛ» указывается код, установленный для той или иной категории зарегистрированных лиц. В частности, для граждан России это код ГРФ, для иностранных граждан – ПЖИГ, для высококвалифицированных иностранцев – ВКС (п. 3.6 Порядка заполнения).

Гражданство зарегистрированных лиц в ЕФС-1 указывается в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (п. 3.7 Порядка заполнения). То есть ставится цифровой код соответствующей страны, для граждан России – это код 643.

Если в отчетном месяце по сотруднику были кадровые мероприятия, работодателю необходимо сформировать и сдать подразд. 1.1 подразд. 1. Эта часть отчета заполняется в том числе при заключении или прекращении действия договора ГПХ.

При заполнении графы 3 подразд. 1.1 следует указывать специальные обозначения событий, в частности (п. 4.4 Порядка заполнения):

• ПРИЕМ – трудоустройство (по трудовому договору);

• ПЕРЕВОД – перевод работника на другую работу;

• ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ – изменение наименования страхователя;

• УВОЛЬНЕНИЕ – расторжение трудового договора;

• НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ – старт работ по договорам ГПХ;

• ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ – завершение работ по договору ГПХ.

В графе 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» подразд. 1.1 подразд. 1 указываются наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения. Записи о наименовании трудовой функции (должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы) делаются в соответствии со штатным расписанием работодателя. В случае заключения договора ГПХ графа 5 не заполняется (п. 4.6 Порядка заполнения).

Графа 6 «Код выполняемой функции» в обязательном порядке заполняется при приеме, переводе или увольнении сотрудника, а также – по договорам ГПХ. В графе указывается кодовое обозначение трудовой функции, которое состоит из 5 цифровых знаков. Его необходимо взять из Общероссийского классификатора занятий (п. 4.7 Порядка заполнения).

Для работников по договорам ГПХ к трудовой функции нужно добавить дополнительные буквенные коды:

• ДГПХ – договор о выполнении работ (оказании услуг);

• ДАВТ – договор авторского заказа;

• ДОИП – договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;

• ИЗЛД – издательский лицензионный договор;

• ЛДПИ – лицензионный договор о предоставлении права использования произведения.

В графе 7 необходимо указать причину увольнения и соответствующий ей код. Последний берется из специального классификатора к Порядку заполнения. В случае указания кода «иное» обязательно отражаются реквизиты нормативного правового акта, а также пункт, часть статьи, статья, являющиеся основанием для увольнения. В случае расторжения договора ГПХ графа 7 не заполняется (п. 4.8 Порядка заполнения).

Остальные графы подразд. 1.1 подразд. 1 заполняются на основании первичных документов.

Раздел 2

В разделе 2 указываются сведения о коде подчиненности, отчетном периоде и календарном годе. Также здесь отражается информация о численности: среднесписочной, работающих застрахованных лиц на случай травматизма, работающих инвалидов, лиц, занятых на работах с вредными или опасными производственными факторами.

Подраздел 2.1, где приводится расчет сумм взносов по травматизму, обязаны представлять все работодатели. В нем указываются:

• в строке 3 – база для начисления взносов по травматизму, которая определяется нарастающим итогом с начала расчетного периода, на начало отчетного периода и за каждый из последних 3 месяцев отчетного периода. Страхователи, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников или которые состоят на регистрационном учете в СФР по нескольким основаниям одновременно, в строке 3 в соответствующих графах отражают данные суммарно (п. 10.4 Порядка заполнения);

• в строке 8 – величина страхового тарифа с учетом скидок и надбавок (п. 10.9 Порядка заполнения);

• в строке 9 – суммы рассчитанных взносов нарастающим итогом с начала расчетного периода, на начало отчетного периода, а также за первый, второй и третий месяц из последних 3 месяцев расчетного (отчетного) периода соответственно.

Страхователи, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников или которые состоят на регистрационном учете в СФР по нескольким основаниям одновременно, в строке 9 в соответствующих графах отражают данные суммарно (п. 10.10 Порядка заполнения).

Другой обязательный подразд. 2.3 посвящен сведениям о результатах медосмотров и СОУТ. В этом подразделе необходимо указать:

• общее число работников, подлежащих обязательным предварительным и периодическим медосмотрам (п. 13.1 Порядка заполнения);

• число работников, прошедших обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (п. 13.2 Порядка заполнения);

• общее количество рабочих мест работодателя, подлежащих спецоценке условий труда, и результаты ее проведения (п. 13.3, 13.4 Порядка заполнения).

Сведения о медосмотрах отражаются на основании соответствующих актов медкомиссий, а информация о спецоценке условий труда – на основании отчета о ее проведении.