Автор: Рябинин В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

С 1 января 2023 года вступило в силу Постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п, которым утверждены единая форма «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» и порядок ее заполнения.

Рассмотрим новую форму подробнее, а именно ее состав, особенности и сроки представления.

Форма ЕФС-1 является входящим документом индивидуального (персонифицированного) учета и представляется в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (далее – Фонд, СФР).

Состав формы ЕФС-1

Форма ЕФС-1 состоит из титульного листа, разд. 1 и 2 и подразделов к ним (см. таблицу).

Разделы и подразделы формы ЕФС-1

Особенности заполнения и представления

Титульный лист

Обязателен для заполнения при подаче всех разделов и подразделов формы ЕФС-1

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию»

Подраздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»

Указываются данные зарегистрированного лица: СНИЛС, ИНН, фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, гражданство, статус

Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности»

Заполняется и представляется страхователями на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе), с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами, в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и др.), а также в случае подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в силу ст. 66 ТК РФ либо о представлении ему страхователем сведений о трудовой деятельности на основании ст. 66.1 ТК РФ.

Данный подраздел представляется также страхователями в отношении застрахованных лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг), договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки и литературы, на вознаграждение по которым в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах начисляются страховые взносы

Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже»

Заполняется и подается страхователями в отношении застрахованных лиц, которые в отчетном периоде:

1) выполняли работу (осуществляли деятельность), дающую право на досрочное назначение страховой пенсии в соответствии со ст. 30, 31, п. 6 и 7 ч. 1 ст. 32 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»;

2) работали в сельском хозяйстве и при исчислении стажа работы которых применяется список работ, производств, профессий, должностей, специальностей, в соответствии с которым устанавливается повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и к страховой пенсии по инвалидности на основании ч. 14 ст. 17 Федерального закона № 400-ФЗ;

3) формировали свои пенсионные права в соответствии с Законом РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»;

4) замещали государственные должности РФ, замещали на постоянной основе государственные должности субъектов РФ, замещали на постоянной основе муниципальные должности, должности государственной гражданской службы РФ, должности муниципальной службы;

5) работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;

6) работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;

7) имели периоды простоя или отстранения от работы;

8) имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы (должности) на время исполнения государственных или общественных обязанностей;

9) имели период получения пособия по безработице, период участия в оплачиваемых общественных работах, период переезда или переселения по направлению государственной службы занятости населения в другую местность для трудоустройства;

10) находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения заработной платы

Подраздел 1.3 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений»

Представляется страхователями, являющимися государственными (муниципальными) учреждениями и осуществляющими виды деятельности, определенные федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы

Подраздел 2 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»

Заполняется и направляется страхователями вместе с подразд. 1.2 при представлении сведений о застрахованных лицах, занятых на соответствующих видах работ, предусмотренных ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Федерального закона № 400-ФЗ

Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Заполняется и представляется страхователями (работодателями), перечисляющими дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию застрахованных лиц и взносы работодателя в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты) в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»

Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

Сам разд. 2

Заполняется и представляется страхователями – юридическими лицами любой организационно-правовой формы, нанимающими лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на основании п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

Подраздел 2.1 «Расчет сумм страховых взносов»

Страхователи, у которых структурные подразделения были выделены в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ) в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития России от 31.01.2006 № 55, а также организации – государственные (муниципальные) учреждения, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников, заполнен и представлен подразд. 2.1.1, строки 5, 6, 7 и 8 подразд. 2.1 не заполняют

Подраздел 2.1.1 «Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ) или для организаций – государственных (муниципальных) учреждений, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников (частичное финансирование), а также страхователей, исчисляющих страховые взносы по нескольким основаниям»

Заполняется страхователями, у которых структурные подразделения были выделены в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ) (в поле «СКЕ» проставляется отметка), или страхователями, являющимися государственными (муниципальными) учреждениями, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников (частичное финансирование) (в поле «Частичное финансирование» проставляется отметка)

Подраздел 2.2 «Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в пункте 2.1 статьи 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

Заполняется страхователями, направляющими временно своих работников по договору о предоставлении труда работников (персонала) в случаях и на условиях, которые установлены ТК РФ, Законом РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», другими федеральными законами, для работы у другого юридического лица или индивидуального предпринимателя

Подраздел 2.3 «Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года»

Указывается общее число работников, подлежащих обязательным предварительным и периодическим медицинским осмотрам, и число работников, прошедших обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры.

Кроме того, приводятся данные об общем количестве рабочих мест работодателя, подлежащих специальной оценке условий труда, а также данные о количестве рабочих мест, в отношении которых проведена СОУТ

Представление формы ЕФС-1

При направлении в Фонд формы ЕФС-1 допускается представление отдельных разделов и подразделов в соответствии с законодательно установленными сроками. Это означает, что можно направить разделы и подразделы формы ЕФС-1 отдельными файлами в разные даты (Информация ПФР от 23.12.2022).

Титульный лист является обязательным для заполнения при представлении всех разделов и подразделов формы ЕФС-1. Отметим, что при подаче в СФР единой формы ЕФС-1 необходимо указывать регистрационный номер, который был присвоен страхователю в ПФР (Информация ПФР от 23.12.2022).

Заполнение подразд. 1 разд. 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)» является обязательным при представлении подразд. 1.1, 1.2, 1.3.

При представлении разд. 2 подразд. 2.1, 2.3 являются обязательными для заполнения всеми страхователями. В случае отсутствия показателей для заполнения подразд. 2.1.1 и 2.2 они не заполняются и не подаются.

К сведению: форма ЕФС-1 заполняется на основании первичных документов страхователя, в том числе приказов, других документов кадрового учета и данных бухгалтерского учета, технологической документации, а также на основании договоров гражданско-правового характера и иных договоров, на вознаграждение по которым в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах начисляются страховые взносы.

Форма ЕФС-1 может направляться в электронной форме или на бумажных носителях (в том числе в сопровождении магнитного носителя).

Заметим, что Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п утверждены форматы сведений для единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)». Документ вступил в силу 01.01.2023.

Сроки представления формы ЕФС-1

Сроки представления формы ЕФС-1 определены федеральными законами от 01.04.1996 № 27-ФЗ, № 125-ФЗ:

1) сведения о трудовой (иной) деятельности (подразд. 1.1 формы ЕФС-1):

  • для кадровых мероприятий «Прием», «Приостановление», «Возобновление», «Увольнение» – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа;

  • для мероприятий «Начало договора ГПХ», «Окончание договора ГПХ» – не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (расторжения) договора;

  • для мероприятий «Перевод», «Переименование» – ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором изданы приказ (распоряжение), документ или принято иное решение, которые подтверждают оформление перевода на другую постоянную работу, либо подано соответствующее заявление;

2) сведения о заработной плате работников государственных учреждений (подразд. 1.3 формы ЕФС-1) – ежемесячно не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим;

3) сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя (подразд. 3 формы ЕФС-1), – ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом;

4) сведения по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (разд. 2 формы ЕФС-1) – ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом;

5) сведения о страховом стаже (подразд. 1.2 формы ЕФС-1) – ежегодно по окончании календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.