О чем не стоит забывать кадровику в конце года

05 декабря 2017 г. 12:36 Печать E-mail Об авторе статьи Архив

Автор: Давыдова Е. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Даже при небольшом коллективе у кадрового работника всегда много дел. Конец года – особая пора, когда помимо текучки необходимо, так сказать, подвести итоги, проверить, все ли дела сделаны, и подготовить некоторые документы на следующий год. Сегодня напомним основные моменты, которые нельзя упускать из виду в этот период. Кроме того, порекомендуем, что сделать заранее, чтобы после новогодних каникул было легче приступить к работе.

Задача № 1: утверждаем график отпусков

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Напомним, что данное требование распространяется лишь на работодателей – юридических лиц. Работодатели – физические лица (индивидуальные предприниматели и не являющиеся таковыми) порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяют по соглашению с работником (ст. 305 ТК РФ). Это значит, что график отпусков для них не является обязательным документом. Вместе с тем Роструд в Письме от 20.12.2011 № 3683-6-1 посчитал целесообразным при найме работодателем – физическим лицом большого числа работников все-таки составлять график отпусков.

График отпусков – локальный нормативный акт, обязательный для принятия и исполнения как работодателем, так и работником. Этот документ позволит работодателю:

обеспечить бесперебойную работу компании, заранее подыскав замену уходящему в отпуск сотруднику;
заблаговременно уведомить работника об отпуске и выплатить отпускные без нарушений ТК РФ;
контролировать своевременность предоставления отпусков и не допускать накапливания неиспользованных дней.

Отметим, что несоблюдение сроков утверждения графика или его отсутствие в организации может обернуться административными штрафами по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: для индивидуального предпринимателя или должностного лица – в размере до 5 000 руб., для организации – до 50 000 руб.

От редакции: более подробно о том, как составлять график отпусков, какие виды отдыха в него включать, нужно ли ознакомить с ним работников и какие нюансы связаны с оформлением данного документа, можно узнать из консультации «Пора составлять график отпусков».

Задача № 2: готовим статистическую отчетность

Согласно Федеральному закону от 29.11.2007 № 282-ФЗ «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации» организации обязаны представлять различные отчеты в органы статистики.

Приказом Росстата от 01.09.2017 № 566 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников» утверждены несколько форм для указанных целей.

1. Сведения о численности и заработной плате работников (форма 1-Т). Ее заполняют юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства) всех видов экономической деятельности и форм собственности, средняя численность работников которых по итогам деятельности за предыдущий год не превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера).

Срок представления отчета – 20 января после отчетного периода.

К сведению: организации, основным видом деятельности которых является сельское, лесное хозяйство, охота, рыболовство и рыбоводство, добыча полезных ископаемых, обрабатывающее производство, обеспечение электрической энергией, газом и паром, водоснабжение, водоотведение, организация сбора и утилизации отходов, ликвидация загрязнений, строительство, деятельность в области информации и связи, представляют сведения по форме 1-Т (условия труда) 19 января после отчетного периода.

2. Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4). Их представляют по форме, утвержденной Приказом Росстата от 02.08.2016 № 379, поскольку новая форма, утвержденная Приказом № 566, применяется с отчета за январь 2018 года.

Форму П-4 заполняют юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства) всех видов экономической деятельности и форм собственности:

средняя численность работников которых превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера, – ежемесячно, не позднее 15-го числа после отчетного периода;
средняя численность работников которых не превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера, – ежеквартально, не позднее 15-го числа после отчетного периода.

3. Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)). Данная форма представляется организациями, численность которых превышает 15 человек, не позднее 8-го числа после отчетного квартала. Форму этого отчета нужно взять из Приказа № 379. В данной форме представляются сведения о численности сотрудников, работавших неполное рабочее время, находившихся в простое по вине работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника, намеченных к высвобождению в следующем квартале, и др.

Обратите внимание: ранее за непредставление статистической отчетности должностное лицо компании могло быть оштрафовано на сумму от 3 000 до 5 000 руб. Теперь размеры штрафов существенно повышены. Так, согласно ст. 13.19 КоАП РФ должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 10 000 до 20 000 руб., а организация – от 20 000 до 70 000 руб. За повторное нарушение штраф для организации может достичь 150 000 руб., а для должностного лица – 50 000 руб.

Задача № 3: актуализируем сведения по воинскому учету

Окончание года – хороший момент для того, чтобы начать ведение воинского учета, если ранее работодатель не занимался им. Отметим, что воинский учет обязан вести каждый работодатель, у которого трудятся военнообязанные граждане.

Если в компании ведется воинский учет, то стоит проверить и, возможно, обновить приказ о назначении лица, ответственного за его ведение, и план работы. Напомним, что эти документы необходимо составлять по формам, приведенным в приложениях к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утвержденным Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017 (приложения 4 и 17 соответственно). В частности, согласно п. 39 данная рекомендация каждой организацией перед началом очередного календарного года:

издает приказ об организации воинского учета граждан, в том числе бронирования граждан, пребывающих в запасе;
разрабатывает план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе;
обеспечивает служебное делопроизводство (формирует отдельное дело) по вопросам ведения воинского учета граждан и бронирования граждан, пребывающих в запасе, трудящихся в организации.

В приказе необходимо указать Ф. И. О. должностного лица, ответственного за ведение воинского учета, и его заместителя. Такой приказ согласовывается с военным комиссаром, осуществляющим свою деятельность в пределах территории, на которой расположена организация (ее структурное подразделение), либо с органом местного самоуправления сельского поселения или органом местного самоуправления городского округа, осуществляющим первичный воинский учет на территориях, где нет военных комиссариатов.

Задача № 4: готовим документы к архивации

Сразу скажем, что обычно документы к архивации готовятся после окончания делопроизводственного года, то есть в январе, но уже в декабре можно определить, какие документы нужно будет сдавать в архив.

Разграничение документооборота на документацию, требующую постоянного хранения, временного хранения либо уничтожения, проводится в строгом соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526.

Для выборки документов, подлежащих архивированию, нужна экспертиза ценности документов, цель которой – выявление документации, подлежащей уничтожению, и документации, подлежащей хранению. Напомним, что документы временных (свыше десяти лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Дела временных (до десяти лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

После выбора документации, подлежащей хранению, ее следует оформить согласно действующим правилам архивации.

Отметим, что согласно результатам инспекционных проверок Минкультуры (именно этот орган проверяет соблюдение архивного законодательства) одной из самых распространенных ошибок является некорректная подшивка документы в дела. Так, ошибкой считается подшивка приказов по личному составу вместе с приказами по основной деятельности (например, приказы по отпуску по беременности и родам и приказы по отпуску по уходу за ребенком). Или же общая подшивка приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет и сроком хранения 5 лет, например, приказов о предоставлении ежегодного отпуска и приказов о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.

Поэтому уделите время разработке номенклатуры дел, чтобы в следующем календарном году документы в организации подшивать в соответствии с актуальными требованиями архивного законодательства.

Задача № 5: составляем номенклатуру дел

Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел. Этот документ закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.

Обратите внимание: даже если в номенклатуре ничего не изменилось, ее все равно нужно утвердить заново.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше десяти лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до десяти лет включительно) сроков хранения.

При разработке номенклатуры следует руководствоваться Приказом № 526 и проверить, не появились ли новые направления в работе, новые дела, которые необходимо внести в номенклатуру дел на следующий год.

Задача № 6: оформляем работу в новогодние каникулы

Хорошо, если компания работает по производственному календарю и никто из сотрудников не выходит на работу в новогодние каникулы. Однако такое в настоящее время большая редкость – отдельные сотрудники все равно привлекаются к работе в эти дни.

Уже в декабре кадровику надо выяснить, привлечение каких специалистов к работе в праздничные дни необходимо. Ведь ст. 113 ТК РФ установлено правило, согласно которому привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Соответственно кадровику нужно:

проверить, не относится ли привлекаемые к работе в праздники сотрудники к льготным категориям – инвалидам, женщинам, имеющим детей в возрасте до трех лет, и пр. Если есть таковые, их нужно под подпись ознакомить с их правом отказаться от работы в праздничный день;
получить согласие на работу в праздник;
издать приказ о привлечении к работе в праздничный день;
ознакомить работников под подпись с приказом.

Задача № 7: проверяем отдельные моменты

Обязательные к выполнению в конце года задачи мы рассмотрели. Теперь напомним, на что можно обратить внимание, что проверить и взять на контроль. Так, законодательство не устанавливает обязанности проводить кадровый аудит. Тем не менее, считаем, что конец года – подходящий момент для проверки состояния кадровой документации. Какие документы нужно проверить прежде всего? Конечно, те, на которые инспекция в первую очередь обращает внимание при контрольно-надзорных мероприятиях.

1. Правила внутреннего трудового распорядка.

Это основной документ, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы и отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ).

2. Положение об оплате труда.

Оно устанавливает системы оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного и стимулирующего характера, систем премирования и необходимо в силу требований ст. 135 ТК РФ.

3. Положение об обработке, защите и хранении персональных данных.

Данное положение обязательно в силу ст. 87 ТК РФ.

К сведению: обратите внимание на должностные инструкции. Хотя они и не являются локальными нормативными актами, они должны быть разработаны для всех должностей, имеющихся в штатном расписании.

В силу специфики деятельности компании могут быть разработаны и иные локальные акты – положения о командировках, о коммерческой тайне, проведении аттестации и пр.

Проверяя локальные акты, обратите внимание:

на их содержание – документы не должны содержать условий, ухудшающих положение сотрудников по сравнению с тем, что установлено трудовым законодательством;
на то, утверждены ли они и введены ли в действие надлежащим образом. Помните, что издание некоторых локальных актов требует участия выборного органа первичной профсоюзной организации или представительного органа работников. Соответственно, если в организации имеется такой орган, на локальном акте должен быть гриф согласования документа с профсоюзным органом. Если представителей работников в компании нет, то локальный акт работодатель принимает единолично;
на ознакомление с актами сотрудников. Напомним, что работодатель обязан при приеме на работу ознакомить кандидата под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

4. Трудовые договоры.

Важно проверить содержание договоров и соглашений к ним на соответствие требованиям законодательства, поскольку за ненадлежащее оформление трудового договора предусмотрена административная ответственность по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

Если при проверке выяснится, что у кого-то из работников нет трудового договора (возможна ситуация, когда новичка фактически допустили к выполнению работ, а трудовой договор заключить забыли), исправьте этот недочет как можно скорее. Дату заключения договора в такой ситуации можно проставить фактическую, а вот в качестве даты начала работы нужно указать ту, с которой сотрудник приступил к выполнению работ.

Если на какого-либо работника у вас окажется два трудовых договора, выдайте один, и пусть работник на экземпляре, который останется в организации, проставит собственноручно отметку о том, что другой экземпляр получен.

Проверяя трудовые договоры, обратите внимание на те, срок действия которых заканчивается 31.12.2016 или около того: нужно заблаговременно уведомить работников о прекращении трудовых отношений на основании ст. 79 ТК РФ, иначе срочные трудовые договоры трансформируются в бессрочные.

5. Оформление кадровых процедур.

Каждое действие – направление в командировку, привлечение к работе в выходной и т.д. – должно быть оформлено документально. Например, если работника в течение этого года переводили, должны быть дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ о переводе и документы – основания для перевода (заявления работника, медицинское заключение и пр.), за исключением некоторых случаев (так, при временном переводе при чрезвычайных обстоятельствах будет оформлен только приказ, ни заявление работника, ни соглашение о временном переводе не нужно). Кроме того, если перевод носит постоянный характер, в личной карточке и трудовой книжке сотрудника должны быть сделаны записи об этом.

6. Документация по охране труда.

Если в компании есть подразделение, занимающееся вопросами охраны труда, кадровик может пропустить данный раздел статьи. Однако, как показывает практика, довольно часто кадровый работник отвечает еще и за охрану труда. Соответственно, придется привести в порядок в конце года и эти документы.

Также рекомендуем проверить:

приказы о предоставлении отпусков;
табели учета рабочего времени;
трудовые книжки работников;
документы, касающиеся ведения трудовых книжек (приказ о назначении ответственного, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них);
документы по привлечению работников к материальной ответственности;
гражданско-правовые договоры (им уделяют особое внимание контролеры);
документы, касающиеся отдельных категорий работников – иностранцев, несовершеннолетних и т. п.

Подведем итог

Как видим, дел у кадровика немало. Чтобы ничего не забыть, составьте план действий со сроками их исполнения. Выполнение обязательных задач необходимо поставить на особый контроль.

Скорее всего, руководство захочет увидеть какие-либо отчеты – о том, сколько уволено за год, сколько принято, какая текучесть, какие инструменты подбора персонала наиболее эффективны. Если такие отчеты периодически составляются, то свести нужную информацию в конце года нетрудно. Если же составление конкретного отчета происходит впервые – придется потрудиться.

Выполнив все рассмотренные в статье задачи, вы сможете без проблем начать работу в новом году, потому что все ошибки и недочеты будут предотвращены или исправлены.