Журнал «Кадровое дело» № 2 февраль 2010
Геннадий КРЕМС, руководитель ООО «Адвайзерская Группа “ВОЕНКОМ”»
Хотите узнать, правильно ли в вашей компании организован воинский учет сотрудников[1]? Проведите для этого специальный аудит. И тогда у военного комиссара не будет к вам претензий. В этой статье мы обратим внимание на отдельные моменты, которые помогут вам успешно справиться с указанной процедурой. Также расскажем об ошибках, которые допускают кадровики при проведении воинского учета, и о том, как их избежать. Напомним об ответственности за неисполнение требований военкомата.
Определимся с целями
Начнем с того, что цели и задачи, с которыми компания проводит аудит воинского учета работников, могут быть абсолютно различными. Во-первых, определить, насколько соответствует процедура ведения такого учета законодательным правилам и нормам. Во-вторых, выявить, эффективно ли организована работа военно-учетного стола[2]. В-третьих, понять, есть ли проблемы, ошибки, злоупотребления при проведении мероприятий, оценить работу сотрудника, ответственного за ведение воинского учета.
Кто может проводить аудит?
К выбору аудитора (аудиторов) стоит подойти очень ответственно. Прежде всего эти специалисты должны быть «в теме». То есть хорошо разбираться в предмете и целях проверки. Для проведения «инспекции» можно пригласить как специалистов со стороны, так и обойтись собственными силами. Учитывая, что в настоящий момент финансовое положение большинства компаний достаточно сложное, лишних денег нет, целесообразнее провести аудит самим. Если такое решение принято, следует создать комиссию, состоящую, например, из юриста организации, секретаря и начальника отдела кадров. Однако необходимо помнить, что внутренним аудиторам предстоит работать с персональными данными сотрудников, и они в своей деятельности должны руководствоваться нормами законодательства, регулирующими использование и обработку персональных данных работников (ст. 86–88 ТК РФ). Защита персональных данных работников от их неправомерного использования или утраты должна быть произведена за счет средств работодателя.
Цитируем закон
Основными целями и задачами воинского учета являются:
- обеспечение в периоды мобилизации, военного положения и военного времени потребностей органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций в трудовых ресурсах путем закрепления (бронирования) за ними необходимого количества руководителей и специалистов из числа граждан, пребывающих в запасе, работающих в этих органах и организациях;
- обеспечение исполнения гражданами воинской обязанности, установленной законодательством Российской Федерации; документальное оформление сведений воинского учета о гражданах, состоящих на воинском учете.
Пункт 3 Методических рекомендаций по
ведению воинского учета в организациях
Проверка по Порядку
Ведение воинского учета в организации предполагает создание специальной системы регистрации лиц призывного возраста и состоящих в запасе, сбор и анализ сведений об их количестве в организации, также учет изменений персональных данных военнообязанных лиц. Таким образом, в ходе проверки главное удостовериться, что сбор, хранение, обновление и передача в военкомат сведений о военнообязанных работниках проходят в строгом соответствии с установленным порядком. А порядок ведения воинского учета определен в Положении о воинском учете, а также в Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях[3]. Обо всех перемещениях и увольнениях сотрудников, занимающихся учетной работой, необходимо сообщать в военкомат по месту нахождения организации (п. 22 Методических рекомендаций).
Кто подлежит воинскому учету
Воинскому учету подлежат граждане мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет, обязанные состоять на воинском учете и не пребывающие в запасе. А также граждане мужского пола, пребывающие в запасе. Например, уволенные с военной службы с зачислением в запас или прошедшие обучение по программе подготовки офицеров запаса на военных кафедрах. К числу лиц, подлежащих учету, также относятся женщины, имеющие военно-учетные специальности (например, врач, связист).
Проверяем полномочия сотрудника, ответственного за воинский учет
Как правило, воинским учетом в организации занимается сотрудник (или несколько сотрудников) отдела кадров. Но вправе ли он заниматься этой работой? Чтобы ответить на этот вопрос, в ходе проверки нужно посмотреть, должным ли образом оформлены его полномочия. То есть отражена ли указанная функции в его трудовом договоре и в должностной инструкции. Если в бумагах ничего подобного нет, нужно обязательно исправить ситуацию, оформив дополнение к трудовому договору или приняв должностную инструкцию в новой редакции.
Естественно, что работник, ответственный за ведение воинского учета (как и любой другой сотрудник компании) может какое-то время отсутствовать на работе. Причин тому множество: очередной отпуск, больничный командировка. В соответствии с пунктом 22 Методических рекомендаций на этот период руководитель обязан обеспечить ему замену и временно назначить приказом работника, ответственного за воинский учет[4].
В ходе проверки также обязательно нужно проверить, правильно ли оформлялась временная замена.
Документы, на которые нужно обратить внимание
Теперь о документах, которые составляют предмет проверки. Прежде всего на приказ об организации воинского учета и бронировании граждан, пребывающих в запасе, и картотеку личных карточек (формы № Т-2)[5] на сотрудников, пребывающих в запасе или подлежащих призыву на военную службу.
Посмотрите, чтобы в приказе об организации воинского учета быть определены состав и обязанности работников по ведению учета и бронированию граждан. Кроме того, необходимо убедиться, правильно ли разработан и утвержден План работы по ведению воинского учета на текущий год. Учтите, этот документ необходимо было согласовать с военным комиссариатом по месту нахождения компании, для того чтобы взаимодействие с военкоматом происходило без осложнений[6]. Такой документ должен охватывать все мероприятия с указанием точных сроков их проведения[7].
Также в компании должен быть журнал проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных сотрудников, пребывающих в запасе. Следует проверить и наличие расписки в приеме документов воинского учета, положения (инструкции) о служебном делопроизводстве по вопросам ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе (этот документ должен быть разработан в каждой организации)[5].
Проверяем личные карточки
На каждого нового сотрудника в отделе кадров заводится личная карточка (форма № Т-2). В специальном разделе этого документа, отведенном для воинского учета (раздел II), указывают возраст, образование и воинское звание военнообязанного сотрудника, находящегося в запасе, а также возраст и образование сотрудника-призывника. Посмотрите, заполнен ли этот раздел. Обратите внимание на требования Генштаба[8] в отношении оформления данного раздела личной карточки. Он не должен содержать помарок и неустановленных сокращений, заполнять его следует четким и разборчивым почерком. Записи делают чернилами или шариковой ручкой черного или синего цвета.
Об ошибках
Если в процессе проведения аудита были обнаружены какие-либо нарушения или недочеты, их следует немедленно устранить, но до этого нужно составить специальный акт, в котором зафиксировать все найденные нарушения, такой акт обезопасит вас при проверке контролирующими органами. После того как акт составлен, приступайте к ликвидации нарушений – оформляйте недостающие документы и представляйте в военкомат все необходимые сведения.
Следует отметить, что на практике часто выявляются нарушения, не относящиеся строго к ведению учета. Например, некоторые компании отказывают в приеме на работу специалистам призывного возраста или принимают их на работу по условиям гражданско-правового договора. Отказать в приеме на работу только по данному основанию нельзя (ст. 64 ТК РФ)!
Также достаточно часто работодатели пытаются «сохранить» сотрудников, призванных в армию, и не расторгают с ними трудовые отношения. Учтите, что если сотрудника вашей организации призвали на военную службу, то вы обязаны расторгнуть с ним трудовые отношения по правилам, предусмотренным статьей 83 Трудового кодекса. При этом место работы за ним не должно сохраняться.
Как могут наказать?
Военные комиссариаты и органы местного самоуправления могут проверить ведение воинского учета в организациях с численностью более 500 сотрудников раз в год, а в остальных компаниях – не реже одного раза в три года. Таким образом, если вовремя не подготовиться к проверке, то компания может быть привлечена к административной ответственности. Так, за неоповещение работника о вызове по повестке военного комиссариата, а также за необеспечение возможности своевременной явки по вызову налагается штраф в размере от 500 до 1000 рублей, за несообщение сведений о принятых либо уволенных работниках, состоящих на воинском учете, – в размере от 300 до 1000 рублей[9] за каждого работника. Основанием к приказу об увольнении сотрудника является предоставленная им повестка о призыве на военную службу.
А как у вас?
Мы обратились к работодателям с вопросом:
Как в вашей организации обстоят дела с воинским учетом?
Наталья Викторовна,
менеджер по персоналу, коммерческий банк (г. Воронеж):– Пару месяцев назад по решению правления банка проводился полный аудит всей кадровой документации, в том числе и ведения воинского учета. Приглашали специалистов из аудиторской компании, но они никаких нарушений и неточностей не выявили. У нас все четко!
Мария Николаевна,
начальник отдела кадров конструкторского бюро (г. Чита):– Все требования законодательства мы стараемся выполнять безукоризненно. Но один момент все же упустили. При смене работника, ответственного за ведение учета, сами провели проверку и оказалось, что план работы по ведению воинского учета есть, но не согласован ни с руководством бюро, ни с военкоматом. Хорошо хоть вовремя сами обнаружили и исправили!
Арина,
инспектор по кадрам центра социологических исследований (г. Москва):– Так сложилось, что в нашей компании на постоянной основе работали всегда только женщины, молодые люди нанимались в основном на разовые акции по гражданским договорам. Поэтому о ведении воинского учета мы не задумывались. Но моя коллега мне подсказала, что нужно проверить, какое у наших сотрудниц образование, может быть их тоже надо на воинский учет ставить.
[1] О том, как следует организовать воинский учет сотрудников, читайте в № 2, 2009.
[2] При наличии в организациях двух и более работников, осуществляющих воинский учет, они объединяются в отдельное подразделение – военно-учетный стол (в рамках кадровой службы компании) (п. 19 постановления Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 «Об утверждении положения о воинском учете» (далее – Положение о воинском учете)).
[3] Утверждены Генштабом Вооруженных сил РФ (далее – Методические рекомендации).
[4] Такая замена может быть оформлена, например, как совмещение профессий или как временный перевод на другую работу по правилам ст. 602 или ст. 722 ТК РФ.
[5] Пункт 39 Методических рекомендаций.
[6] Пункт 37 Методических рекомендаций.
[7] При проверке плана работ вы можете использовать производственный календарь на 2010 год, который вы получили с № 1, 2010.
[8] Критерии оценки полноты и достоверности сведений, содержащихся в личных карточках из числа призывников и граждан, пребывающих в запасе, см. в п. 6 Приложения № 1 к Методическим рекомендациям.