Автор: Плошкина Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В случае применения учреждением спорта электронного кадрового документооборота кадровые документы заверяются электронными цифровыми подписями. ТК РФ регламентирует использование таких подписей как работодателем, так и работником в различных ситуациях. О требованиях, предъявляемых к подписанию кадровых документов в электронном виде, расскажем в статье. Также рассмотрим возможность применения факсимиле руководителя учреждения спорта для подписания кадровых документов, оформленных на бумажном носителе.

Если в учреждении спорта действует электронный документооборот, то кроме собственноручного подписания кадровых документов также допускается возможность применения работодателем и работником электронных подписей, оформленных в соответствии с законодательством (ст. 22.1–22.3 ТК РФ).

Напомним, что согласно абз. 1 ст. 22.1 ТК РФ под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

В силу ст. 22.1 ТК РФ электронный документооборот может осуществляться учреждением спорта посредством следующих информационных систем:

1) информационная система работодателя;

2) Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (далее – цифровая платформа «Работа в России»).

Рассмотрим возможность применения работодателем и работником различных видов электронных подписей в зависимости от используемой информационной системы и вида кадрового документа.

Электронные подписи работодателя

…в случае применения информационной системы работодателя

Информационная система учреждения спорта должна обеспечивать (абз. 6 ст. 22.1 ТК РФ):

  • подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ;

  • хранение электронного документа;

  • фиксацию факта получения документа сторонами трудовых отношений.

Усиленная квалифицированная электронная подпись может использоваться учреждением спорта для заверки следующих видов кадровых документов:

Вид кадрового документа

Обоснование

Трудовой договор*

Абзац 1 ст. 22.3 ТК РФ

Договор о материальной ответственности*

Ученический договор*

Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы*

Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания

Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора

* Усиленная квалифицированная электронная подпись также применяется работодателем при внесении изменений в данный вид документа.

При заверке электронных кадровых документов, не поименованных в абз. 1 ст. 22.3 ТК РФ, учреждением спорта могут использоваться (абз. 3 ст. 22.3 ТК РФ):

  • усиленная квалифицированная электронная подпись;

  • усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;

  • усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

…в случае применения цифровой платформы «Работа в России»

В соответствии с абз. 6 ст. 22.3 ТК РФ при заверке электронных документов посредством цифровой платформы «Работа в России» учреждением спорта могут использоваться:

  • усиленная квалифицированная электронная подпись;

  • усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Электронные подписи работника

…в случае применения информационной системы работодателя

Усиленная квалифицированная электронная подпись может использоваться работником для заверки следующих видов кадровых документов:

Вид кадрового документа

Обоснование

Трудовой договор*

Абзац 4 ст. 22.3 ТК РФ

Договор о материальной ответственности*

Ученический договор*

Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы*

Согласие на перевод

Заявление об увольнении

Отзыв заявления об увольнении

* Усиленная квалифицированная электронная подпись также применяется работником при внесении изменений в данный вид документа.

Кроме того, усиленная квалифицированная электронная подпись может использоваться работником при ознакомлении со следующими видами кадровых документов:

  • уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;

  • приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания.

При заверке электронных кадровых документов, не поименованных в абз. 4 ст. 22.3 ТК РФ, работником могут использоваться (абз. 5 ст. 22.3 ТК РФ):

  • усиленная квалифицированная электронная подпись;

  • усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;

  • усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;

  • простая электронная подпись – в случае если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа подписи.

…в случае применения цифровой платформы «Работа в России»

На основании абз. 7 ст. 22.3 ТК РФ при заверке электронных документов посредством цифровой платформы «Работа в России» работником (лицом, поступающим на работу) могут использоваться:

  • усиленная квалифицированная электронная подпись;

  • усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;

  • простая электронная подпись. Ключ такой подписи должен быть получен работником лично в порядке, установленном п. 16 Постановления Правительства РФ от 25.01.2013 № 33.

Использование факсимиле руководителя для подписания кадровых документов

Использование факсимильной подписи руководителя при заверке документов существенно упрощает документооборот учреждения. Однако законодательно вопросы ее применения, как и статус самого документа, заверенного факсимиле, в настоящее время не урегулированы. При этом для нескольких ситуаций законодательно установлен прямой запрет на использование факсимильной подписи для заверки документов (например, при оформлении банковских карточек или нотариальном заверении документов). Поэтому для исключения рисков учреждению важно различать ситуации, когда факсимиле руководителя можно применять, а когда нельзя. Рассмотрим возможность использования факсимиле руководителя для заверки кадровых документов.

Пунктом 2 ст. 160 ГК РФ определено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

К сведению: возможность использования факсимильной подписи на кадровых документах, в том числе трудовых договорах, законодательством не предусмотрена.

Пункт 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (разработаны ВНИИДАД) указывает на то, что реквизит документа «подпись» включает:

  • наименование должности лица, подписывающего документ;

  • собственноручную подпись данного лица;

  • расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Кроме того, в соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор должен быть подписан сторонами договора (работником и работодателем) лично.

Таким образом, использование факсимиле для заверки кадровых документов не допускается. Аналогичную позицию по этому вопросу занимает Минтруд (см., например, Письмо от 15.03.2023 № 14-6/ООГ-1863).