Источник: ООО "Небо"

С 2022 года работодатели могут внедрять кадровый ЭДО в свой бизнес. Однако далеко не все документы можно перевести в «цифру». Расскажем подробнее об ограничениях и рассмотрим пошагово порядок перехода на электронный кадровый документооборот.

Изменения в ТК РФ

Вступивший в силу 377-ой Федеральный закон добавил в Трудовой кодекс несколько новых статей:

  • 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений;

  • 22.2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот;

  • 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

Закон позволяет оформлять, хранить и передавать документы сразу в электронном виде, без дублирования на бумаге. Электронный обмен можно вести со всеми работниками, включая «дистанционщиков»: для этого достаточно заручиться их согласием на переход к электронному ведению документов (ч. 1 ст. 22.1, ч. 5 ст. 312.1 ТК).

Кто может перейти на кадровый ЭДО?

Воспользоваться преимуществами электронного документооборота могут все желающие – переход на новый формат возможен для ИП и юридических лиц, персонала организации.

«Старые» работники, которые уже трудятся на предприятии, могут выбирать между бумажным и электронным форматом ведения кадровых документов. Новые сотрудники, пришедшие в компанию уже в этом году, обязаны принять кадровый электронный документооборот (КЭДО), если работодатель уже внедрил у себя эту систему.

Для перехода на КЭДО работодатель должен принять локальный нормативный акт, в котором прописаны следующие условия:

  • данные об информационной системе (ИС), в которой будет происходить создание, хранение и обмен кадровыми документами;

  • порядок доступа к ИС;

  • перечень электронных документов;

  • перечень категорий сотрудников для КЭДО;

  • сроки уведомления персонала о переходе на новый формат документооборота, а также подписания с ними соответствующих документов;

  • сроки введения ЭДО;

  • случаи применения бумажного документооборота.

Какие документы можно перевести в цифровой формат?

ТК РФ разрешает перевести в электронный вид почти все документы, которые ранее оформлялись на бумажном носителе или, с которыми знакомили работников под подпись.

  • трудовые договоры;

  • договоры о материальной ответственности;

  • ученические договоры, а также договоры на получение образования (с отрывом или без отрыва от работы);

  • приказы о дисциплинарном взыскании;

  • уведомления об изменении условий трудового договора и пр.

Нельзя перевести в электронный формат:

  • трудовые книжки;

  • СТД-Р;

  • акты о несчастных случаях № Н1;

  • приказы об увольнении;

  • журнал инструктажей по охране труда.

Окончательные требования к формату ведения КЭДО правительство планирует ввести с 1 марта 2023 года. 

Для обмена электронными документами с сотрудниками, работодатель может выбрать ИС или воспользоваться сайтом «Работа в России». В последнем случае работникам нужно будет пройти авторизацию через Госуслуги.

Требования к электронной подписи (ЭЦП)

Для подписания электронных документов используется ЭЦП: её нужно будет оформить и работодателю, и сотрудникам. Закон разделяет усиленную квалифицированную и неквалифицированную подпись – они применяются в зависимости от типа кадрового документа:

  • для трудовых договоров – только УКЭП;

  • для договора о материальной ответственности – УНЭП, при этом порядок проверки подлинности подписи определяется пунктами трудового договора;

  • ученический договор и договор на получение образования – УНЭП, оформленная через сайт электронного правительства (Госуслуги);

  • иные документы: УКЭП, УНЭП (для работодателя и сотрудников), простая электронная подпись (только для сотрудников).

Как перейти на ЭДО?

Первый шаг на пути к КЭДО – назначение ответственного сотрудника (пример Приказа). Ему следует поручить разработку локальных документов, рассылку уведомлений и оформление электронных подписей.

Далее нужно обеспечить технические возможности для обмена документами:

  • оформить ЭЦП руководству и работникам;
  • выбрать систему КЭДО: если работодатель раньше не участвовал в эксперименте, связанным с ЭДО, то воспользоваться платформой «Работа в России» можно будет только с 1 сентября 2022 года. До этого момента для ведения КЭДО можно использовать свою информационную систему.

Следующий шаг – оформление локальных нормативных актов:

Не забудьте ознакомить сотрудников (под подпись) с новыми локальными актами.

Всех работников нужно уведомить о планируемом переходе на ЭДО, а также праве сохранить прежний порядок ведения документов. Текст уведомления составляется в произвольном порядке для каждого работника. 

Финальный этап – оформление согласия на переход к ЭДО или, наоборот, заявления об отказе.

Как хранить электронные кадровые документы

Вне зависимости от выбранной системы ведения КЭДО, обязанности по хранению документов лежат на работодателе (ч. 14 ст. 22.3 ТК), при этом сроки хранения ничем не отличаются от тех, что установлены для бумажной документации (ст.  22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях или документы, связанные с обработкой персональных данных, хранятся минимум 3 года.

В случае прекращения деятельности в качестве ИП или юридического лица, работодатель должен передать электронные документы на хранение в государственный или муниципальный архив.