Источник: ООО "Небо"

Принимая сотрудника на работу, индивидуальный предприниматель автоматически берет на себя обязательства по ведению кадрового учета. Количество обязательных документов зависит от размера бизнеса: для микропредприятий с этого года действуют послабления, поэтому от части документооборота можно отказаться. Рассказываем, какие документы нужны, а от чего можно отказаться.

Какие документы нужны для кадрового учета?

Все кадровые документы условно можно поделить на три группы:

  • обязательные – должны быть у каждого ИП;

  • рекомендованные – облегчают кадровый учет, но при этом каждый работодатель самостоятельно решает заводить эти документы или отказаться;

  • обязательные в определенных случаях. Например, только для некоторых сфер деятельности.

Обязательные документы могут запросить представители ИФНС, Трудовой инспекции, ПФР во время проверок. Отсутствие необходимой документации – повод для привлечения ИП к административной ответственности.

Перечень обязательных документов

Локальные нормативные акты

  1. Штатное расписание. Содержит список занятых и вакантных должностей, ставки, фонд заработной платы, количество штатных единиц. Регулируется ст. 57 ТК РФ.

  2. Правила внутреннего трудового распорядка. Содержат правила приема на работу, перевода на другие должности, увольнения. Здесь же прописывается, как и сколько сотрудники работают, отдыхают и питаются, как и на каких условиях уходят в отпуск. Среди важных вопросов обязательно рассматривают меры поощрения и дисциплинарного взыскания. Важно, чтобы копия правил находилась в доступном месте – например, на информационном стенде, где документ могли бы почитать все желающие. Регулируются ст. 100, 189 и 190 ТК РФ.

  3. Положение о порядке работы с персональными данными. Поясняет, какие данные относятся к персональным (ФИО, дата рождения, пол, адрес проживания, семейное положение и пр.), а также фиксирует правила сбора, хранения, обработки, использования подобных сведений. Здесь же прописывается, кто из сотрудников будет иметь доступ к персональным данным. Регулируется ст. 86 и 88 ТК РФ, ФЗ № 152 от 27.07.2006 г.

  4. Положение об оплате труда и премировании. Оформляется либо отдельным документом, либо как раздел в «Правилах внутреннего трудового распорядка». Содержит описание системы оплаты труда, принципов расчета зарплаты и премий. Регулируется ст. 135 ТК РФ.

  5. Инструкция по охране труда. Содержит правила техники безопасности, которые нужно соблюдать до, во время и после работы. Разрабатывается для каждой должности или вида деятельности. Если у ИП трудится менее 50 человек, нужно будет привлечь специалиста по охране труда: это может быть как штатный сотрудник, так и сторонний работник, оформленный по договору ГПХ. Если сотрудников больше 50, либо ИП работает в сфере производства, то придется создать отдельную службу охраны труда. Регулируется ст. 212 ТК РФ.

Распорядительные документы

Приказы и распоряжения. Письменное подтверждение приема на работу новых сотрудников, перевода, увольнения, предоставления отпуска, премировании, направлении в командировку и пр. К некоторым приказам и распоряжениям нужно отдельно подготовить документы-основания: ими могут быть докладные записки, акты и пр. Регулируется ст. 68 и 84.1 ТК РФ.

Документы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудников

  1. Трудовые договоры. Фиксируют сам факт наличия трудовых отношений, а также взаимных прав и обязанностей сторон. В документе прописывают место и дату начала работы, обязанности сотрудника, условия оплаты, а также прочие пункты, указанные в ч.2 ст. 57 ТК РФ.

  2. Трудовые книжки. С 2021 года все сотрудники, впервые устраивающиеся на работу, вместо бумажной трудовой «получают» электронную – сведения об их трудовой деятельности будут храниться в ПФР. Если сотрудник на прежнем месте работы выбрал бумажный вариант книжки, то при приеме на работу нужно сделать соответствующую запись в этом документе, а затем зарегистрировать книжку в специальном журнале. Работодатель обязан хранить бумажные трудовые до момента увольнения сотрудника. Регулируется ст. 66 и 66.1 ТК РФ.

  3. Книга учета трудовых книжек. Содержит сведения о книжках, полученных от сотрудниках, либо выданных им на руки. Регулируется Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, а также Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003.

  4. Приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек. Содержит сведения о поступлении новых и расходовании имеющихся бланков. Регулируется Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003.

  5. Табель учета рабочего времени. Документ необходим для учета отработанного времени, а также явок или неявок сотрудников на рабочее место. Служит основанием для расчета и начисления зарплаты. Регулируется ст. 91 ТК РФ.

  6. График отпусков. Необходим для определения дат основных и дополнительных отпусков в следующем календарном году. При составлении учитываются пожелания работников. Утвердить документ нужно минимум за 2 недели до Нового года. Регулируется ст. 123 ТК РФ.

  7. Документы о проведении спецоценки условий труда. ИП должен проводить проверку каждые 5 лет (или чаще), даже если под его началом трудится всего 1 человек. Оценивают трудовые места всех сотрудников, за исключением тех, кто работает дистанционно. По результатам проверки присваивают классы и подклассы условий труда. Регулируется ФЗ № 426 от 18.12.2013 г.

Сюда же относятся различные журналы учета и регистрации документов: инструктажи по ТБ, ознакомление работников с локальными актами, по проверкам и медосмотрам.

Если работодатель использует собственные бланки, нужно убедиться, что в документах указаны все обязательные реквизиты.

Штрафы за отсутствие обязательных документов

Отсутствие документов или задержки с их оформлением считаются основанием для привлечения предпринимателя к административной ответственности. При этом штраф выпишут не только самому ИП, но и сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство.

Все санкции регулируются ст. 5.27.1 КоАП:

  • нарушение требований охраны труда – штраф от 2 до 5 тыс. руб.;

  • нарушение порядка проведения спецоценки труда – от 5 до 10 тыс. руб.;

  • работа без прохождения медосмотра или без проведения инструктажа по ТБ – штраф от 15 до 25 тыс. руб.;

  • за повторные правонарушения – от 30 до 40 тыс. руб. или приостановка деятельности на срок до 3 месяцев.

При отсутствии трудового договора (или его подмены договором ГПХ) штраф, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, составит от 5 до 10 тыс. руб.

Какие документы не обязательны для ИП, но могут понадобиться в ходе работы

В зависимости от специфики деятельности компании, работодатель может завести следующие документы:

  • положение о коммерческой тайне – если нужно обезопасить внутреннюю информацию от конкурентов или посторонних;

  • положение о премировании – для выплаты поощрений, которые не прописаны в трудовых договорах;

  • договоры о материальной ответственности – заключаются с сотрудниками из списка, включенного в Постановление Минтруда № 85 от 31.12.2002;

  • должностные инструкции, графики работы, положение об аттестации и пр. – если эти нюансы не оговорены в трудовом договоре, их можно оформить отдельными нормативными актами;

  • коллективный договор – если на его заключении настаивают работники;

  • график сменности – для сотрудников, работающих посменно;

  • журнал прохождения медосмотров и пр.

Специфика кадрового учета для микропредприятий

С января 2021 года микробизнесу разрешили не оформлять большую часть кадровых документов. Чтобы воспользоваться этим правом, нужно, чтобы у ИП:

  • по итогам прошлого календарного года доход не превышал 120 млн руб.;

  • общая численность штата составляла не более 15 человек.

Помимо этого, к микробизнесу относятся ИП на патенте, а также вновь зарегистрированные предприниматели.

В соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, микропредприятия могут не оформлять отдельно локальные акты, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, положения об оплате труда и пр. Достаточно лишь включить эту информацию в трудовые договоры, оформленные с использованием типовой формы.

Такое послабление удобно, если условия работы на предприятии меняются редко – в противном случае каждое изменение придется фиксировать дополнительными соглашениями с каждым работником.

При этом в числе обязательных документов остаются:

  • приказ (положение) о временном переводе сотрудника на дистанционную работу;

  • кадровые приказы;

  • инструкции по охране труда;

  • трудовые договоры и книжки;

  • документы по СОУТ.

В случае если ИП «перерос» статус микробизнеса, у него будет 4 месяца с момента регистрации изменений в реестре МСП, чтобы разработать и принять необходимые локальные акты. Перезаключать действующие трудовые договоры не потребуется.