Источник: Работа.ру

Бывает, что компания не может выделить большого бюджета на наем, и рекрутерам приходится решать, как снизить затраты, сохранив качество подбора персонала. Рассказываем об этапах и способах оптимизации расходов на наем без ущерба для уровня и квалификации привлеченных специалистов.

Этап 1. Определение стоимости найма

Вы можете влиять только на то, что измеряете и сравниваете в динамике. Именно поэтому полезно знать стоимость найма, размеры ее составляющих, а также суммы в предыдущие отчетные периоды.

Стоимость найма включает в себя все затраты, связанные с привлечением, оценкой и приемом новых сотрудников. В нее входят прямые и косвенные затраты.

Прямые затраты

  • Затраты на рекрутинг:

    плата за размещение и рекламу вакансий на сайтах и платформах, за услуги рекрутинговых агентств, если компания обращается к ним за помощью; расходы на организацию и участие в ярмарках вакансий и других мероприятиях, посвященных карьере.

  • Затраты на оценку кандидатов:

    расходы на проведение собеседований, включая оплату рабочего времени рекрутеров и других участников, а также стоимость аренды помещений для интервью (если арендуются за пределами офиса). Затраты на тестирование кандидатов и оценочные центры, если те используются, проверку рекомендаций кандидатов.

  • Затраты на онбординг, поддержку и обучение новых сотрудников на первых этапах работы.

  • Стоимость медицинских осмотров, если они проводятся за счет компании на этапе оформления специалиста.

Косвенные затраты

К ним относятся те, которые сложно посчитать или соотнести с наймом конкретного сотрудника.

  • Потери, связанные со снижением производительности подразделения в период отсутствия сотрудника.

  • Стоимость рабочего времени сотрудников, потраченного на обучение и адаптацию новичков.

  • Затраты на рекламу компании-работодателя и построение HR-бренда.

Умение общаться и добиваться своего в процессе общения необходимо большинству современных специалистов. И всё же есть участки работы, на которых развитые переговорные навыки — залог профессионального успеха.

Желательно, чтобы стоимость привлечения сотрудника не превышала 30% от его месячного дохода.

Одни компании сталкиваются с трудностями при найме топ-менеджеров и узких специалистов и вынуждены мириться с долгим сроком их окупаемости, другие несут ненужные затраты при организации массового подбора линейного персонала. Даже если в вашей компании стоимость привлечения и ее доля в доходе существенно ниже средней по рынку, всегда есть пространство для развития.

Этап 2. Аудит процесса найма

Следующий шаг в оптимизации расходов на наем — тщательный анализ всех этапов рекрутингового процесса, начиная с создания вакансии и заканчивая приемом на работу.

Оценка времени и ресурсов, затрачиваемых на каждый этап, позволяет выявить лишние расходы, а также их причины:

  • долгий процесс принятия решений;

  • многоэтапные согласования;

  • недостаточную автоматизацию работы рекрутеров;

  • частые изменения требований к кандидатам;

  • неверное планирование, например недооценку спроса на определенные профессиональные квалификации;

  • неэффективное использование рекрутинговых источников и многие другие.

Этап 3. Сокращение расходов на наем

Существуют разные способы уменьшить расходы на наем. Опирайтесь на результаты аудита и выбирайте тот, что принесет наибольшую отдачу.

Оптимизация рекрутинговых источников

Начните с анализа эффективности текущих рекрутинговых источников, чтобы определить, откуда приходят наиболее подходящие кандидаты. Учитывать стоит не только количество привлеченных кандидатов, но также их ценность и конверсию в трудоустройство.

Удобным инструментом для анализа и формулирования стратегии и рекомендаций может стать даже бесплатная версия ChatGPT.

Сосредоточьтесь на эффективных источниках: перераспределите в их пользу бюджет на рекламу вакансий. Осторожные эксперименты помогут понять, необходимо ли направить туда весь бюджет или можно урезать расходы на другие источники.

Попробуйте новые рекрутинговые каналы и методы, чтобы расширить вашу базу потенциальных кандидатов, в том числе бесплатные или условно-бесплатные (когда вы оплачиваете рабочее время человека, который публикует вакансии или договаривается о партнерских публикациях).

Эффективными могут быть:

  • публикация вакансий в соцсетях и создание собственных пабликов, адресованных нынешним и будущим сотрудникам компании;

  • обмен партнерскими публикациями с компаниями, которые не являются вашими конкурентами;

  • реклама и публикация вакансий в профессиональных сообществах;

  • участие в отраслевых событиях.

Сокращение согласований и этапов оценки

Чем больше шагов-этапов приходится пройти кандидату, тем меньше вероятность, что он дойдет до конца пути (даже если подходит вам) и при этом сохранит энтузиазм. Кроме того, многочисленные собеседования, согласования и оценки отнимают много оплачиваемого времени рекрутеров.

Если кандидат не дождется решения от вашей компании и примет оффер другой — все затраты на его поиск и отбор будут напрасными, а процесс подбора придется перезапускать.

Как именно «спрессовывать» этапы и сокращать количество согласований — решать вам в зависимости от специфики компании и ее корпоративной культуры. Например, можно:

  • попрактиковать предварительный онлайн-отсев кандидатов;

  • дать тестовое задание на собеседовании;

  • провести ролевые игры с экспертным заключением в присутствии будущего руководителя;

  • отменить согласование со службой безопасности для некоторых должностей.

Автоматизация рекрутинга

Тщательный выбор и внедрение онлайн-инструментов, HR-технологий и искусственного интеллекта в процесс подбора персонала помогут сократить расходы в долгосрочной перспективе.

Например, видеособеседования позволят вам общаться с большим количеством кандидатов в течение более короткого промежутка времени, а также экономить на командировочных расходах.

Изучите рынок HR-технологий, включая CRM-системы для рекрутеров (например, СберПодбор), HRM-сервисы и программы по управлению персоналом, программное обеспечение для проведения интервью (SberJazz, Zoom, Skype for Business), аналитические платформы и другие инструменты, которые могут помочь автоматизировать процесс найма.

Перечислим различные способы оптимизировать расходы на рекрутинг.

  • С помощью CRM для рекрутеров фильтруйте и сортируйте поступающие резюме на основе заданных критериев и требований к вакансии.

  • Настройте автоматические ответы кандидатам.

  • Используйте функции календаря и планировщика в CRM для автоматического планирования и назначения интервью с кандидатами.

  • Создавайте шаблоны для автоматической отправки запросов обратной связи кандидатам и участникам собеседований.

  • Используйте аналитические инструменты, в том числе ИИ, для автоматической обработки полученных данных и выявления ключевых трендов и паттернов.

  • Прогнозируйте вероятность успеха кандидатов на основе ИИ-анализа резюме и профессионального опыта.

  • Составляйте с помощью ИИ наиболее привлекательные описания вакансий.

  • Настраивайте чат-ботов (с ИИ или без) для автоматического ответа на вопросы кандидатов и обработки их заявок.

Стандартизация процесса оценки кандидатов

Выберите или разработайте стандартизированные — в идеале простые, понятные и удобные — инструменты и методы оценки кандидатов, такие как структурированные интервью, тесты на компетенции или оценочные шкалы.

Выбранный инструмент

Действия рекрутера или HR-руководителя
Структурированное интервью Определите компетенции, на которые необходимо обращать внимание во время интервью. Учитывайте технические и мягкие навыки, личностные качества и профессиональный опыт. Составьте список вопросов: они должны быть конкретными, открытыми и направленными на получение конкретной информации о навыках и опыте кандидата. Опишите критерии оценки, определите метод записи результатов (заметки, анкеты, другое).
Тесты на компетенции Определите необходимые компетенции: это могут быть технические, мягкие или управленческие навыки. Выберите или разработайте тесты, позволяющие оценить эти компетенции. Тесты могут быть в форме заданий, кейсов, множественного выбора, задач или симуляции реальных рабочих ситуаций. Опишите единый процесс проведения тестов: правила, время выполнения, доступ к ресурсам и условия прохождения.
Оценочная шкала Определите, будет оценка количественной (например, от 1 до 5) или качественной (например, от «недостаточно» к «отлично»). Для каждого уровня шкалы опишите, какие качества или действия соответствуют этому уровню. Сформулируйте критерии оценивания и важность (вес) каждой шкалы в полученном результате.

Убедитесь, что каждый член команды, участвующий в процессе найма, понимает и использует методы оценки одинаково. Обучение рекрутеров применению выбранных методов может включать в себя примеры вопросов, оценочных шкал и критериев, а также практические упражнения для закрепления навыков.

Смещение акцентов на оценку практических навыков

Всё больше кандидатов умеют себя продавать: они говорят что требуется и понимают, какие ответы вызовут положительный отклик у рекрутера. Это приводит к тому, что многие в лучшем случае не проходят финальный этап отбора с оценкой практических навыков. В худшем — увольняются на испытательном сроке. И компании приходится вновь запускать процесс поиска подходящего кандидата, тем самым удваивая расходы.

Чтобы избежать такой ситуации, отсеивайте кандидатов с недостаточными практическими навыками с самых первых этапов отбора.

Это не обязательно должно быть сложное тестовое задание. Подойдут простые и быстрые задачи, проверка по чек-листу навыков (владение языками — иностранными и программирования, — программами, рабочими инструментами), эссе с решением гипотетических рабочих кейсов. Предлагайте короткую стажировку финалистам до окончательного выбора «победителя».

Внедрение реферальной программы

Сотрудник, пришедший по рекомендации, обходится в разы дешевле тех, кто пришел по объявлению. Чтобы создать работающее сарафанное радио, достаточно публиковать открытые вакансии на корпоративном портале, в соцсетях и группах для сотрудников — люди будут в курсе, какие специалисты нужны компании, и смогут рассказать об этом знакомым и близким.

Можно пойти дальше и внедрить реферальную программу. Перечислим основные шаги.

  1. Определите цели программы.

  2. Оцените текущую ситуацию с наймом сотрудников и выявите области, в которых реферальная программа принесет наибольшую пользу.

  3. Согласуйте бюджет на вознаграждения рекомендателям.

  4. Опишите правила и условия программы, включая критерии успешности рекомендации и процедуру вознаграждения рекомендателей.

  5. Ознакомьте сотрудников с правилами программы.

  6. Внедрите систему учета и отслеживания рефералов и их результатов.

  7. Регулярно оценивайте эффективность программы, выявляйте проблемные области и вносите коррективы.

Создание и развитие кадрового резерва

Сотрудники компании обычно лояльны к ней и заинтересованы в своем карьерном и профессиональном развитии. Их не нужно убеждать, что у компании отличные перспективы, и они знают специфику работы, адаптировались к корпоративной культуре. В оценке компетенций можно опираться на рекомендации текущего руководителя.

Целенаправленное создание и развитие кадрового резерва не только сократит расходы на наем, но и укрепит лояльность сотрудников, повысит их мотивацию к работе и продуктивность.