Материал подготовлен: Наталией Голяковой, экспертом департамента бухгалтерских услуг,
Еленой Мишкиной, руководителем группы развития департамента бухгалтерских услуг,
«Бейкер Тилли»
29 октября 2018 года Минтруд России разместил для общественного обсуждения законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)»
Законопроектом предлагается сведения о трудовой деятельности работника будут формироваться путем передачи работодателем этих сведений в информационную систему Пенсионного фонда РФ в электронном виде (по утверждаемой ПФР форме).
В форму будут включаться сведения, содержащиеся в действующей трудовой книжке, за исключением сведений об образовании и награждениях (поощрениях), поскольку работодатели имеют возможность самостоятельно осуществлять соответствующую проверку подлинности данных документов в Федеральном реестре сведений (об образовании и (или) о квалификации).
Планируется, что начиная с 1 января 2020 года, сведения будут передаваться в информационную систему ПФР ежемесячно, а с 1 января 2021 года – при наступлении кадрового события не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).
При заключении трудового договора, а также для подтверждения своей трудовой деятельности работник сможет предъявлять работодателю сведения о ней, полученные:
-
у нанимателя по последнему месту работы на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
-
в МФЦ на бумажном носителе;
-
в ПФР на бумажном носителе или в электронном виде;
-
посредством Единого портала госуслуг на бумажном носителе или в электронном виде.
Планируется, что в 2020 году нужно будет вести оба вида книжек, работники смогут написать заявление о том, что хотят продолжить пользоваться бумажными трудовыми книжками. В этом случае необходимо будет их вести до 2027 года, если работник не откажется от такого формата ранее.
Если работник заявление не напишет, с 2021 года необходимо будет отдать ему трудовую книжку, оставив лишь электронные сведения. Исключение составят лишь те, кто:
-
заключает трудовой договор впервые;
-
изменил место работы;
-
временно отсутствовал до 2021 года, но за ним сохранялось место работы (например, был в отпуске по уходу за ребенком).
Такие лица смогут в период с 1 января 2021 года до 1 января 2027 года обратиться к работодателю с заявлением о ведении трудовой книжки на бумажном носителе.
Срок хранения работодателем сведений о трудовой деятельности работника после его увольнения в электронном виде планируется установить три года.
При увольнении работодатель будет выдавать работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
Законопроектом предусматривается, что с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе.
Предполагается, что с 1 января 2027 года трудовые книжки на бумажном носителе не будут вестись.
Принятие законопроекта дает следующие преимущества:
-
сохранность персональных данных в единой информационной системе ПФР;
-
дополнительные возможности трудоустройства для удаленных работников за счет простоты взаимодействия с кадровой службой работодателя;
-
снижение издержек работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации, уменьшение бумажного документооборота.
Если изменения в ТК РФ будут приняты, работодателю необходимо будет провести подготовительные мероприятия:
-
подготовка, принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с участием выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
-
внесение изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации;
-
обеспечение технической готовности к передаче сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в информационную систему;
-
уведомление работника в письменной форме об изменениях трудового законодательства.
