ИА ГАРАНТ

Порядок заполнения трудовых книжек установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

Согласно п. 3.1 Инструкции при заполнении сведений о приеме на работу в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указываются полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его наименования и наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. В п.п. 14-20 Правил установлен порядок внесения записи об увольнении (прекращении трудового договора).

Проставление вместо заголовка записей о приеме и увольнении штампов, на наш взгляд, не совсем согласуется с Инструкцией, в п. 1.1 которой говорится, что записи производятся аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Это означает, что записи в трудовой книжке должны производиться вручную. При этом в Инструкции отсутствует упоминание о том, что запись можно внести каким-то другим способом. В то же время использование штампа допускается Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (п. 39), но только в случае выдачи вкладыша в трудовой книжке. Все это свидетельствует, на наш взгляд, о том, что наиболее правильным было бы внесение всех записей вручную при помощи ручки и чернил.

Официальные разъяснения государственных органов по вопросу о возможности использования штампа при внесении записей в трудовую книжку на сегодняшний день отсутствуют. Однако ранее представители Минздравсоцразвития, высказывая свою точку зрения в печатных изданиях, не возражали против использования штампа при внесении записей в трудовую книжку работников при условии, что он содержит полное или сокращенное (если оно есть) наименование организации. При этом чиновники исходят из того, что такой способ оформления записи не запрещен Инструкцией (смотрите ответ Н.З. Ковязиной на вопрос: "Можно ли при внесении записей в трудовую книжку не вписывать название организации от руки, а ставить штамп?", опубликованный в журнале "Налоговый вестник", N 1, январь 2008 г.). Анализ судебной практики позволяет сделать вывод о том, что суды лояльно относятся к самому факту существования в трудовой книжке записи, сделанной при помощи штампа (смотрите, например, решение Миасского городского суда Челябинской области от 2010 года, с текстом которого можно ознакомиться, перейдя по ссылке: http://miass.chel.sudrf.ru/modules.php?name=docum_sud&id=1286; решение Набережночелнинского городского суда Республики Татарстан от 10.12.2009, с текстом которого можно ознакомиться перейдя по ссылке: http://naberezhno-chelninsky.tat.sudrf.ru/modules.php?name=docum_sud& amp;amp;id=840).

Судебные решения, из которых бы следовало, что использование штампа в трудовой книжке каким-либо образом нарушает права работников, нам обнаружить не удалось.

Учитывая это, мы полагаем, что риск признания записей, сделанных в трудовых книжках работников при помощи штампа, не соответствующими требованиям законодательства минимален. Однако, поскольку он все-таки существует, мы рекомендуем Вам обратиться за официальными разъяснениями по этому вопросу в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) по почте (109012, Москва, Биржевая площадь, дом 1) или посредством заполнения специальной формы обращения на официальном сайте ведомства (http://www.rostrud.ru/reception/55.shtml).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

30 января 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.