ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"
Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

Если в трудовой книжке выявлена неправильная или неточная запись, то ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись, реорганизована или ликвидирована, то исправления вносит организация-правопреемник, а при её отсутствии – организация, где теперь трудится работник, на основании выписок из соответствующих архивных документов.

Исправительная запись должна полностью соответствовать записи в документе (приказе, распоряжении), на основании которого внесена запись в трудовую книжку. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их содержания фактически выполнявшейся работе, исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Исправительные записи в трудовых книжках не могут производиться на основании свидетельских показаний, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Такие изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Пример 1.

Графова Н.В. 20 января 2005 года устроилась главным бухгалтером в ОАО «Стройсервис». Руководитель организации подписал приказ №5-к о приеме на работу. Начальник отдела кадров внесла неточные записи в трудовую книжку, которые впоследствии исправила.

В июне Графова подала в ОАО «Стройсервис» заявление об увольнении по собственному желанию. Приказом №75-к от 30 июня 2005 года она была уволена на основании пункта 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ).

В трудовую книжку были внесены следующие записи.

№ записи
Дата
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число
месяц
год
1
2
3
4
       
Открытое акционерное общество (ОАО) «Стройсервис»
 
1
20
01
2005
Принята на работу бухгалтером
Приказ от 20.01.2005 №5-к
2
21
01
2005
Запись за №1 недействительна, принята 20.01.2005 в бухгалтерию на должность главного бухгалтера
Приказ от 20.01.2005 №5-к
3
30
06
2005
Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ от 30.06.2005 №75-к
       
Начальник отдела кадров Суворова Л.П. (подпись)
 
       
М.П.
 

Окончание примера.

Пример 2.

Допустим, согласно медицинскому заключению работник нуждается в предоставлении другой работы. Однако работник отказывается от данной работы. Специалист кадровой службы ошибочно внес запись в трудовую книжку работника об увольнении по пункту 3 статьи 77 ТК РФ (по собственному желанию), хотя должен был внести запись о расторжении трудового договора с ним на основании пункта 8 статьи 77 ТК РФ (отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением).

Запись в трудовой книжке будет выглядеть так:

№ записи
Дата
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число
месяц
год
1
2
3
4
5
25
07
2005
Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ от 25.07.2005 №35к
6
25
07
2005
Запись за номером 5 недействительна.
 
7
25
07
2005
Уволен в связи с отказом от перевода, пункт 8 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ от 25.07.2005 №35к

Окончание примера.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным. Если же нужно исправить запись об увольнении или переводе сотрудника, то нужно указать, какая запись недействительна, затем написать «восстановлен на прежней работе».

Более подробно с вопросами, касающимися трудовых книжек, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Трудовые книжки: порядок заполнения».