Источник: ИА "Гарант"

В организации находятся копии личных документов работников, такие как паспорт, СНИЛС, документы об образовании. Копии данных документов хранятся не в личных делах работников. При приеме на работу сотрудник подписывает согласие на обработку персональных данных, в том числе на их хранение. Что необходимо делать с копиями данных документов при увольнении сотрудника?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Эти документы должны быть уничтожены, если иное не было оговорено в соглашении между работником и работодателем.

Обоснование вывода:

В силу ч. 4 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) в случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан прекратить обработку персональных данных или обеспечить ее прекращение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) и уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом N 152-ФЗ или другими федеральными законами.

Кроме того, согласно ч. 5 ст. 21 Закона N 152-ФЗ, если сохранение персональных данных не требуется для целей обработки персональных данных, оператор обязан прекратить обработку персональных данных и уничтожить их в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных. Для этого оператору предоставляется срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных данным законом или другими федеральными законами. При отсутствии возможности уничтожить персональные данные в 30-дневный срок, установленный в ч. 4 или в ч. 5 ст. 21 Закона N 52-ФЗ, оператор должен их блокировать и обеспечить их уничтожение в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами (ч. 6 ст. 21 Закона N 152-ФЗ).

Таким образом, если в рассматриваемом случае срок хранения персональных данных работника специально не оговорен работодателем и работником (например, в отдельном соглашении) и цели обработки персональных данных работника достигнуты работодателем, работодатель должен уничтожить персональные данные работника.

Отметим, что Закон N 152-ФЗ не регламентирует процедуру уничтожения персональных данных. В п. 8 ст. 3 Закона N 152-ФЗ приведено лишь определение уничтожения персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных (п. 8 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). Роскомнадзор разъяснил, что порядок документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта определяется оператором персональных данных самостоятельно. Уничтожение персональных данных субъекта осуществляется комиссией либо иным должностным лицом, созданной (уполномоченным) на основании приказа оператора. Наиболее распространенными способами документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта являются оформление соответствующего акта о прекращении обработки персональных данных либо регистрация факта уничтожения персональных данных в специальном журнале. Типовая форма акта и журнала утверждаются самим оператором (смотрите ответ от 09.02.2012).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Сулейманов Марат

Ответ прошел контроль качества

22 мая 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.