Дистанционная работа

Автор: Анастасия Ляшенко, бухгалтер-консультант Линии Консультаций «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», октябрь 2021 г.

Удаленка – настоящий тренд нашего пандемийного времени. В этой статье разобрали понятие дистанционной работы, порядок перехода на удаленный режим, а также оплату труда и компенсации удаленщикам.

«Три кита» дистанционной работы

Дистанционке посвящена глава 49.1 ТК РФ. Оттуда узнаем условия такой работы:

1. Работодатель и сотрудник заключили трудовой договор или допсоглашение к нему, где прописали, что работник трудится вне территории работодателя временно или на постоянной основе. Удаленщик самостоятельно определяет где, в каком месте ему работать. Работодатель не посещает удаленное рабочее место сотрудника (письмо Роструда от 17.04.21 № ПГ/08368-6).

2. Обе стороны периодически общаются – с помощью Интернета или по телефону.

3. Результат работы сотрудника не имеет материально–вещественной формы.

Как оформить переход на дистанционку

В договор о дистанционной работе включите такие пункты:

• Место выполнения трудовых функций.

• Постоянный или временный характер работы (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

• Период, в рамках которого сотрудник будет работать удаленно (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ).

• Порядок, по которому стороны обмениваются электронными документами, выходят на видеосвязь (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

• Формат и сроки отчетности сотрудника о проделанной работе (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).

• Сроки выплаты и суммы компенсаций, которые работодатель обязуется выплачивать работнику за использование личного оборудования и иных средств, необходимых для работы (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ).

• Режим рабочего времени и времени отдыха (ч. 1, 2 ст. 312.4 ТК РФ).

• Порядок предоставления работнику, который трудится удаленно на постоянной основе, отпусков, включая ежегодный оплачиваемый (ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ).

На основании трудового договора издайте приказ по форме № Т-1. В нем, по строке «Условия приема на работу, характер работы» укажите, что сотрудник будет работать в дистанционном режиме (ч. 1 ст. 68, ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Если сотрудник изначально работал по месту нахождения работодателя, а затем его перевели на дистанционный формат, то заключите дополнительное соглашение к трудовому договору и издайте приказ о переводе (ст. 72, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Трудовой договор может быть прекращен на общих основаниях. Также ТК РФ предусматривает дополнительные основания (ч. 1 и 2 ст. 312.8 ТК РФ). Например, если сотрудник не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней с момента обращения работодателя (письмо Роструда от 30.03.21 № ПГ/05823-6-1).

Как считать зарплату и компенсации удаленщику

Дистанционная работа не основание для снижения зарплаты (ч. 4 ст. 312.1, ст. 312.5 ТК РФ). Все расчеты ведите в стандартном режиме.

При задержке выплат – те же последствия, что и в случае с обычными работниками. В частности, если работодатель задерживает зарплату на срок более чем 15 дней, работник в письменной форме может оповестить работодателя о прекращении трудовой деятельности на период до выплаты долга и компенсации за задержку (ч. 2 ст. 142 ТК РФ).

С согласия работодателя сотрудник может использовать в работе собственное или арендованное оборудование. В таком случае работодатель должен выплачивать работнику специальную компенсацию, а также возмещать расходы, связанные с использованием личных вещей. Порядок выплат пропишите в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре.

С компенсации не надо платить ни НДФЛ (письма Минфина РФ от 29.10.20 № 03-04-06/94269, от 12.03.21 № 03-03-06/1/17362 и от 31.03.21 № 03-03-06/1/23415), ни взносы. Только сумму компенсации для этого пропишите в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре (письма Минфина РФ от 29.10.20 № 03-04-06/94269, от 12.03.21 № 03-03-06/1/17362 и от 31.03.21 № 03-03-06/1/23415).

Размер компенсации обоснуйте. Также запаситесь документами, подтверждающими стоимость оборудования, срок его полезного использования. Или сумму аренды (письмо Минфина РФ от 12.03.21 № 03-03-06/1/17362).

При таком надлежащем оформлении компенсацию можно списывать в расходы по налогу на прибыль (письма Минфина РФ от 19.04.19 № 03-03-07/28232 и от 31.05.21 № 03-03-06/1/42057, от 10.09.20 № 03-03-07/79461 и от 16.10.20 № 03-03-07/90450, от 23.12.20 № 03-03-06/1/113071). А вот на доходно-расходной упрощенке учесть компенсацию в затратах не получится – выплата не входит в закрытый перечень трат, разрешенных на УСН.

Как отразить в «1С» переход на удаленный формат работы

Чтобы оформить удаленных сотрудников в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред 3.0, установите расширение «Оформление переводов на удаленную работу» на странице обновления программ «Портала 1С».

Этот функционал помогает ускоренно формировать документацию по переводу сотрудников на дистанционную работу. Расширения устанавливаются в разделе «Администрирование» – «Печатные формы, отчеты и обработки» – «Расширения».

После того как загрузили расширения, формируем документы с помощью функционала Оформление переводов на удаленную работу (раздел «Кадры» – «Сервис» – «Оформление переводов на удаленную работу»). По кнопке «Подбор» подбираем сотрудников, на которых будем оформлять перевод. Далее, после выбора сотрудников, заполняем в табличной части даты, которые будут подставлены в документы (дата заявления, дата перевода, дата соглашения).

После заполнения данных документы можно распечатать, чтобы сотрудники лично подписали бумаги. Альтернатива – отправить документы в электронном виде на личные электронные почты работников.