Автор: Семина Л. , эксперт журнала

Журнал "Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение" № 5/2020

В какой срок выдается бумажная трудовая книжка на руки работнику, если он отказался от нее в пользу электронных сведений?

В силу п. 3 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ[1] работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (то есть об отказе от обычной бумажной трудовой книжки в пользу электронных сведений), работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

Действующим законодательством не предусмотрена специальная норма, регулирующая сроки выдачи трудовой книжки в случае подачи работником заявления на предоставление электронных сведений о трудовой деятельности.

Согласно последним разъяснениям Минтруда, изложенным в Письме от 13.03.2020 № 14‑2/В-260, для выдачи трудовой книжки в указанной ситуации следует применять положения ч. 1 ст. 62 ТК РФ. Согласно данной норме по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.).

Вместе с тем в более раннем Письме от 12.02.2020 № 14‑2/В-150 Минтруд прямо указал, что работодатель выдает трудовую книжку в день подачи работником заявления о переходе на электронный формат ведения сведений о его трудовой деятельности.

Поскольку позиция Минтруда неоднозначна, считаем целесо­образным выбрать более раннюю дату и выдать трудовую книжку на руки работнику в день, когда он от нее отказался.

Как оформить последнюю запись в трудовой книжке при выдаче ее работнику на руки?

При выдаче трудовой книжки на руки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (то есть о переходе на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности) (п. 3 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ).

Порядок внесения такой записи описан в Письме Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14‑2/В-150. Согласно ему:

1) в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

2) в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки;

3) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона
от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ)»;

4) в графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

С учетом изложенного документом, подтверждающим выдачу трудовой книжки на руки, является соответствующее заявление работника.

Помимо записи в трудовой книжке, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439‑ФЗ)». Работник расписывается в получении трудовой книжки.

Нужно ли заверять запись в трудовой книжке о переходе на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности?

Да, нужно. Такая запись заверяется аналогичным образом, как и записи, внесенные в трудовую книжку при увольнении работника. Об этом сообщается в Письме Минтруда РФ от 16.03.2020 № 14‑2/В-267.

С учетом положений п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, записи в трудовой книжке заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

[1] Федеральный закон от 16.12.2019 № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».