Автор: Подкопаев М. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Все привыкли к тому, что на протяжении всей жизни для любого гражданина одним из обязательных документов (почти таким же обязательным, как паспорт) является трудовая книжка. Она подтверждает периоды работы, должности, которые человек занимал, сведения из нее важны для работодателя на новом месте работы…

Однако различные ведомства давно уже утверждали, что трудовые книжки устарели, не соответствуют потребностям современной экономики и их надо отменить. И наконец это случилось.

Речь действительно идет об их отмене, хотя предусматривается продолжительный (неопределенной длительности) переходный период (в средствах массовой информации этот процесс нередко называют переходом на электронные трудовые книжки).

В связи с этим приняты два федеральных закона: от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Они предусматривают различные изменения, которые уже сейчас должны учитывать работники и работодатели.

В ПФ РФ надо будет подавать новый отчет, но по необходимости

Переход к электронному трудовому учету завершится 01.01.2021. Но в течение 2020 года работодателям надо будет к этому переходу подготовиться. Об этом – во второй части публикации. Сначала – о новом порядке.

В настоящее время работодатель по основному месту работы работника хранит и ведет его трудовую книжку.

Согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет ее работодателю, кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или осуществляется прием на работу на условиях совместительства.

Теперь в ТК РФ вводится ст. 66.1. Она предусматривает, что работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее – сведения о трудовой деятельности (СТД)) и представляет ее в ПФ РФ.

При поступлении на работу, соответственно, работник вправе будет предъявить трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности.

Форму, по которой СТД будут представляться в ПФ РФ, фонд в ближайшее время утвердит, но из нового п. 2.1 ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» следует, что эти сведения будут включать в себя:

  • место работы:

    • наименование страхователя, сведения об изменении наименования страхователя, основание изменения его наименования (реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя);

    • регистрационный номер страхователя;

  • сведения о выполняемой работе и периодах работы:

    • сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник;

    • трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

    • сведения о переводах на другую постоянную работу;

    • сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений;

    • реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;

  • информацию о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ либо о предоставлении страхователем ему СТД в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Согласно новому п. 2.4 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ СТД работодатель должен представить в ПФ РФ в следующих случаях:

  • прием на работу;

  • перевод на другую постоянную работу;

  • увольнение;

  • подача зарегистрированными лицами заявлений о продолжении ведения страхователем трудовых книжек в соответствии со ст. 66 ТК РФ;

  • либо предоставление страхователем зарегистрированным лицам сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Эти сведения с 01.01.2021 надо будет представлять не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления (новый п. 2.5 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ).

Но в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица СТД будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

Согласно п. 2.6 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ эти сведения должны будут представляться в электронной форме, если у страхователя численность застрахованных лиц за предшествующий отчетный период (месяц) составляет 25 и более лиц.

Обратите внимание: согласно новой редакции п. 3 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ при ликвидации страхователя – юридического лица (прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя) он представляет данные сведения, как и другие, предусмотренные ст. 11, в течение месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса (принятия решения о прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя) – но не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, документов для госрегистрации при ликвидации юридического лица (прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя).

В таком же порядке и в те же сроки (со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса)) представляются СТД при реорганизации страхователя – юридического лица.

В случае реорганизации страхователя – юридического лица в форме присоединения к другому юридическому лицу он представляет сведения об уволенных работниках не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, документов для внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица.

Не подать отчет – дорогое удовольствие

Примечательно, что за непредставление СТД для страхователя не предусмотрено прямое наказание в Федеральном законе № 27-ФЗ. Однако в ст. 17 этого закона сказано, что в случае непредставления в установленный срок либо представления неполных и (или) недостоверных СТД страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. Очевидно, имеется в виду ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. В ней сказано, что нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб.;

  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Более того, согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ совершение данного нарушения лицом, ранее уже подвергнутым административному наказанию за аналогичное нарушение, влечет наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц – в размере от 10 000 до 20 000 руб. (или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);

  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 10 000 до 20 000 руб.;

  • на юридических лиц – от 50 000 до 70 000 руб.

Наказания немаленькие, особенно если учесть, что дисквалификации может быть подвергнут не руководитель, а должностное лицо, непосредственно отвечающее за представление СТД.

Соответствующие административные дела рассматривает Федеральная служба по труду и занятости (ст. 23.12 КоАП РФ). Как знать – не окажется ли такое рассмотрение поводом для комплексной проверки хозяйствующего субъекта трудовой инспекцией?

Сведения для работников

Согласно новой ст. 66.1 ТК РФ работник вправе будет запросить у работодателя СТД в отношении себя за период работы у этого работодателя. Однако тот вправе отказать, если на данного работника ведется трудовая книжка.

Заявление с соответствующим запросом работник подает в письменной форме или направляет в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя. В данном заявлении работник определяет, в какой форме он хочет получить СТД: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Работодатель предоставляет СТД работнику в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления, а при увольнении – в день прекращения трудового договора.

Если работник обнаружит, что СТД в отношении него неверны или неполны, то он вправе обратиться к работодателю (подав письменное заявление) о необходимости внесения исправлений и подачи исправленных СТД в ПФ РФ. Очевидно, что в этом случае к работодателю может быть применено административное взыскание, о котором сказано выше.

Отметим, что работнику не обязательно обращаться к работодателю за СТД – по своему желанию можно их получить в МФЦ, ПФ РФ или с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг. Но и в этом случае работник, обнаружив ошибку, вправе обратиться к работодателю, чтобы тот ее исправил.

Выдача документов, связанных с работой, и их копий

Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой.

Работник, в свою очередь, обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Теперь уточнено, что если трудовая книжка на работника не ведется, то и предоставлять ее работодатель не обязан – только названные иные документы.

Обязанности работодателя при увольнении

До сих пор согласно ст. 80 ТК РФ в последний день работы работодатель был обязан выдать работнику, в частности, трудовую книжку. Теперь будет указано, что вместо нее он может выдать СТД (аналогичное указание появится в ст. 84.1 ТК РФ), причем почему-то выбор между этими двумя вариантами полностью отдается на откуп работодателю. То есть ему не вменяется в обязанность выдать конкретно трудовую книжку, если он продолжал ее вести на данного работника.

Впрочем, очевидно, законодатели не намеревались предоставить работодателю именно такое право. По нашему мнению, СТД не могут заменить трудовую книжку при увольнении работника, который не отказывался от того, чтобы работодатель ее вел.

В статье 84.1 НК РФ подчеркивается, что запись в трудовую книжку (а теперь и в СТД) об основании и о причине расторжения трудовых отношений должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. В данной статье также указано, как должен поступать работодатель, если в день расторжения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения.

Теперь дополнительно поясняется, что если в аналогичной ситуации надо выдать работнику не трудовую книжку, а СТД, то работодатель обязан направить ему по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Со дня направления такого письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления СТД у данного работодателя.

По обращению названного работника (в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя), не получившего СТД у данного работодателя после увольнения, тот обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в обращении, – на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Если работодатель не выполнит указанные обязанности, его, как и в случае с трудовой книжкой, могут привлечь к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а также принудить к возмещению убытка работника, связанного с неполучением последним заработка на новом месте работы (абз. 4 ст. 234 ТК РФ в новой редакции).

Что надо делать уже в 2020 году?

Прежде всего, уже в 2020 году надо представлять СТД при наступлении в отношении застрахованного лица событий, указанных в п. 2.4 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ.

Нужно будет это делать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место указанные события. Получается, что уже в январе 2020 года придется подавать СТД, если в этом месяце произошел прием на работу или состоялось увольнение застрахованного лица, – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

События, произошедшие в декабре 2019 года, не влияют на подачу СТД в январе 2020 года.

Если в январе 2020 года произошел перевод работника на другую постоянную работу либо он подал заявление о продолжении ведения в отношении него трудовой книжки или о прекращении такого ведения, то информация об этом передается не позднее 15 февраля. В тот же срок в СТД включаются данные о трудовой деятельности каждого застрахованного лица по состоянию на 01.01.2020 у этого страхователя (то есть подобные сведения по каждому застрахованному лицу подаются только один раз).

Исключение – застрахованные лица, уволенные или принятые данным работодателем в течение января. В отношении них СТД застрахованного лица по состоянию на 01.01.2020 у данного страхователя подаются одновременно со сведениями об увольнении или приеме на работу.

Работодатель в течение 2020 года должен принять локальные нормативные акты, которые, по его мнению, требуются для перехода к новому порядку. Какими должны быть эти нормативные акты – не конкретизируется. Также надо подготовить и обсудить с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменения (тоже при необходимости), вносимые в соглашения и коллективные договоры.

Работодатель должен обеспечить себе техническую готовность к представлению СТД.

До 30.06.2020 надо уведомить каждого работника о названных изменениях в трудовом законодательстве, причем в письменной форме. В таком же порядке надо проинформировать каждого работника о том, что он должен сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ (в новой редакции) или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Работник должен подать письменное заявление о своем выборе в срок по 31.12.2020. И его выбор работодатель отразит в СТД (об этом сказано выше).

Впрочем, допускается, что работник вообще никакого заявления не подаст. В этом случае работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ (в новой редакции). И при последующем трудоустройстве на новом месте работник, как и прежде, предъявляет трудовую книжку новому работодателю. Тот обязан ее вести в общем порядке, если только работник не подаст ему письменное заявление о предоставлении ему СТД согласно ст. 66.1 ТК РФ вместо ведения трудовой книжки. Работнику, подавшему такое заявление, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При этом в трудовую книжку вносится запись о подаче работником такого заявления. Запись, очевидно, делается в произвольной форме, хотя, возможно, мы скоро увидим рекомендации на этот счет от Минтруда.

Выбора будут лишены только те, кто впервые будет поступать на работу после 31.12.2020 (иначе говоря, лица, не имевшие до этой даты трудовых книжек). В отношении них работодатель сразу будет предоставлять СТД.

Можно предположить, что еще долго (может быть, десятилетия) работодателям придется параллельно с предоставлением СТД вести трудовые книжки на кого-либо из работников. Вероятно, многие из них не рискнут перейти на новый порядок, а обязать их сделать это нельзя.