Автор: Иванова И., аудитор консалтинговой группы «Аюдар»

Что должен знать работник кадровой службы при составлении графика отпусков на 2023 год? Нужно ли включать в график отпусков лиц, призванных на военную службу по мобилизации? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в материале.

Особенности составления графика

В силу ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала.

При составлении графика отпусков необходимо учесть следующие моменты:

1. График отпусков на 2023 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2022 года. В этом году это суббота, соответственно, последним днем срока будет последний рабочий день накануне выходного. Это значит, что график отпусков на 2023 год нужно утвердить не позднее 16 декабря 2022 года.

Однако отметим, что график отпусков может быть утвержден и раньше, так как ТК РФ не содержит запрета на утверждение графика в более ранние сроки (Письмо Минтруда России от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).

2. В 2023 году в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 29.08.2022 № 1505 «О переносе выходных дней в 2023 году» переносятся следующие выходные дни: с воскресенья 1 января на пятницу 24 февраля; с воскресенья 8 января на понедельник 8 мая.

К сведению: с учетом переноса выходных дней в 2023 году новогодние каникулы для работников продлятся 9 дней: с 31 декабря 2022 года по 8 января 2023 года.

Длинные выходные ждут россиян также в феврале (23–26 февраля).

В 2023 году 8 марта выпадает на среду, и переносов в связи с этим праздником не будет.

В апреле–мае 2023 года работники будут отдыхать с 29 апреля по 1 мая в связи с празднованием Праздника Весны и Труда, а также с 6 по 9 мая в связи с празднованием Дня Победы.

В июне период отдыха в связи с празднованием Дня России продлится 3 дня (10–12 июня), а в ноябре в связи с празднованием Дня народного единства – с 4 по 6 ноября 2023 года.

Поскольку в законодательстве не утверждена и не описана процедура составления графика, приведем примерный порядок действий для его составления:

1. Сбор данных о планах на отпуск у сотрудников.

2. Обработка информации ответственным лицом.

3. Заполнение формы графика. Это может быть унифицированная форма Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или форма, которую учреждение разработает самостоятельно. Важно, чтобы форма была утверждена руководителем учреждения.

4. Согласование с профсоюзной организацией при необходимости.

5. Утверждение графика руководителем. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике. Приказ об утверждении графика отпусков не обязателен, достаточно подписи руководителя в поле «Утверждаю» формы Т-7.

6. Предоставление графика для ознакомления работникам.

График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет пре­дупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

До составления графика отпусков в целях исключения разногласий в ходе проведения проверки трудовой инспекцией рекомендуем ознакомиться с письмами Минтруда, в которых даны ответы на некоторые интересующие нас вопросы:

  • от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17893 (нужно ли включать в график отпусков работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком);

  • от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17895 (нужно ли включать в график отпусков работников-совместителей);

  • от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800 (нужно ли включать в график отпусков работников, у которых не запланирован отпуск по причине использования его ранее).

Аналогичным образом чиновники Минтруда ответили и на вопросы о том, нужно ли отражать в графике не использованные работником отпуска за предыдущие годы (Письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17850), а также о том, нужно ли фиксировать в графике конкретную дату предоставления отпуска (Письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17783).

К сведению: ведомство рекомендовало не урегулированные на законодательном уровне вопросы закрепить в локальном нормативном акте учреждения.

Отпуск в удобное время

При составлении графика отпусков работодатель обязан учитывать право отдельных категорий работников использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Регулирование процесса предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков осуществляет работодатель, который составляет и утверждает график отпусков, своевременно предупреждает работника о времени начала и окончания отпуска.

Учитывая данную ситуацию, Минтруд рекомендует в отношении работников, имеющих право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время, отражать их в графике отпусков и указывать дату начала отпуска. Такой работник, по мнению Минтруда, может поменять дату начала отпуска, заранее подав заявление. Работодатель не вправе отказать ему в изменении даты начала отпуска (Письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

Например, к лицам, имеющим право использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года, относятся:

  • женщины в связи с беременностью и родами – по желанию им предоставляется отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);

  • родители (опекуны, попечители, приемные родители), воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);

  • работники, имеющие 3 и более детей в возрасте до 18 лет (до достижения младшим из детей возраста 14 лет) (ст. 262.2 ТК РФ);

  • работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);

  • граждане, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России» или «Почетный донор СССР» (ст. 123 ТК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов»).

Ознакомление с графиком отпусков

По мнению Минтруда, Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления работников с графиком отпусков в соответствии со ст. 22 ТК РФ. Следовательно, подписи работников можно исключить из графика отпусков (Письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846). Вместе с тем ведомство указало, что в силу ч. 3 ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала.

Форму ознакомления с графиком отпусков работодатель выбирает самостоятельно.

Согласно разъяснениям, приведенным в письмах Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1, работодатель может предусмотреть альтернативные способы исполнения данной обязанности, выпуская, например, отдельные извещения работникам (в виде выписки из графика отпусков, содержащей информацию об отпуске только данного работника). Подпись работник может проставить в специальном ознакомительном листе.

Обратите внимание: если с работником заключен трудовой договор о дистанционной работе, то ознакомить его с графиком отпусков можно посредством электронного документооборота, установленного на предприятии (информация с сайта онлайнинспекция.рф, вопрос от 23.10.2020 № 138950).

Неознакомление работников с графиком отпусков расценивается судьями как нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (Постановление Верховного суда Республики Татарстан от 13.06.2018 № 4а-575/2018, Решение Ульяновского областного суда от 01.06.2017 по делу № 7-191/2017).

Отдельные вопросы

Вопрос:

Нужно ли включать в график отпусков работников, призванных на военную службу по мобилизации?

Ответ:

Федеральным законом от 07.10.2022 № 376-ФЗ в ТК РФ внесены изменения по вопросам социально-трудовых гарантий мобилизованным работникам.

Глава 55 «Особенности регулирования труда других категорий работников» ТК РФ в соответствии с п. 9 ст. 1 Федерального закона № 376-ФЗ дополнена ст. 351.7.

Согласно ст. 351.7 ТК РФ:

  • в случае призыва работника на военную службу по мобилизации или заключения им контракта в соответствии с п. 7 ст. 38 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (далее – Федеральный закон № 53-ФЗ) либо контракта о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ, действие трудового договора, заключенного между работником и работодателем, приостанавливается на период прохождения работником военной службы или оказания им добровольного содействия в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ;

  • в период приостановления действия трудового договора его стороны приостанавливают осуществление прав и обязанностей, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также прав и обязанностей, вытекающих из условий коллективного договора, соглашений, трудового договора, за исключением прав и обязанностей, установленных настоящей статьей.

Для того чтобы приостановить действие трудового договора, работник и работодатель выполняют следующие мероприятия:

1. Работник в письменной форме направляет в адрес работодателя заявление о приостановлении действия договора. К заявлению работника прилагается копия повестки о призыве на военную службу по мобилизации или уведомление федерального органа исполнительной власти о заключении с работником контракта о прохождении военной службы в соответствии с п. 7 ст. 38 Федерального закона № 53-ФЗ либо контракта о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ. Указанное уведомление предоставляется федеральным органом исполнительной власти, с которым работник заключил соответствующий контракт.

2. Работодатель на основании заявления работника издает приказ о приостановлении действия трудового договора.

По мнению Роструда, мобилизованных работников не нужно включать в график отпусков, поскольку действие трудового договора с мобилизованными работниками приостановлено (информация с сайта онлайнинспекция.рф, вопрос от 21.10.2022 № 170911).

Обратите внимание: в Трудовом кодексе нет нормы, которая запрещала бы планировать отпуск работникам, с которыми приостановили трудовой договор. В связи с этим мобилизованных работников не запрещается отражать в графике отпусков. Соответственно, на какой месяц планировать отпуск сотрудника, с которым приостановили трудовой договор из-за мобилизации, решайте сами. В столбце «Примечание» графика отпусков укажите, что с работником трудовой договор приостановлен по причине мобилизации.

Статья 351.7 ТК РФ позволяет мобилизованному или добровольцу в течение 6 месяцев после возвращения на работу и возобновления действия трудового договора оформить ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для него время. Стаж работы у работодателя не важен.

В соответствии со ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается период приостановления трудового договора в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ.

Вопрос:

Если в январе 2023 года прекращается действие срочного трудового договора с работником, нужно ли его включать в график отпусков?

Ответ:

Разъяснения по этому вопросу даны в Письме Минтруда России от 27.03.2020 № 14-2/В-321.

Чиновники считают, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика, в том числе работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.

Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок действия трудового договора.

Вопрос:

Как внести изменения в утвержденный график отпусков на 2023 год, если трудовой договор с работником заключен после 16 декабря 2022 года?

Ответ:

По данному вопросу есть две точки зрения:

1. Внести изменения в утвержденный график отпусков работников на основании приказа о приеме на работу.

2. К действующему графику отпусков оформить приложение по унифицированной форме Т-7 (по форме, принятой в учреждении) и внести в него сведения об отпуске нового работника.

Поскольку по данному вопросу нет однозначной позиции, учреждение принимает решение по согласованию с учредителем: вносить изменения в график отпусков работников или оформить приложение к нему.

Приложение рекомендуем утвердить, предварительно согласовав с профсоюзом – при его наличии в организации (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).

Срок хранения графика отпусков

По Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236 график отпусков необходимо хранить 3 года (п. 453). Срок считайте с 1 января года, который следует за годом, на который составляли график отпусков. Значит, срок хранения графика отпусков на 2023 год считается с 1 января 2024 года по 31 декабря 2026 года.