Автор: Егорова А.О., эксперт журнала

Журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение" № 3/2020

Как должен выглядеть расчетный листок? Обязан ли руководитель учреждения ежегодно утверждать его форму? Должен ли расчетный листок составляться в бумажном виде либо его можно отправить работнику по электронной почте? Как подтвердить передачу расчетного листка работнику?

Трудовое законодательство о расчетном листке.

В силу ст. 136 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

  • о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

  • о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

  • о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

  • об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Вся перечисленная информация доводится до работника посредством передачи ему расчетного листка, форма которого законодательством не утверждена. Ее разрабатывает и утверждает каждый работодатель самостоятельно с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Отметим, что ежегодно утверждать новую форму расчетного листка не нужно. Делается это лишь при необходимости, если, например, в учреждении кардинально меняется структура выплат либо вводится электронный документооборот.

Невыдача расчетных листков работнику либо выдача расчетных листков по неутвержденной форме считается нарушением трудового законодательства и влечет применение административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (Письмо Минтруда РФ от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459, Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).

Итак, у работодателей есть обязанность выдавать всем работникам расчетные листки при выплате заработной платы. Причем способ ее выдачи (через кассу либо путем перечисления на банковские карты работников) на обязанность выдавать эти листки никоим образом не влияет.

Для справки:

Ежегодно утверждать форму расчетного листка не нужно. Он должен выдаваться работникам независимо от способа выдачи зарплаты.

Способы и периодичность выдачи расчетных листков.

В Письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 Минтруд пришел к выводу, что если в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте учреждения установлен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (то есть оформляется расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положения ст. 136 ТК РФ. Таким образом, способ выдачи расчетных листков работодатель определяет самостоятельно. Их можно передавать в бумажной форме либо посредством электронной почты.

Следующий интересный вопрос – периодичность выдачи расчетных листков. Напомним, что согласно трудовому законодательству заработная плата выдается работникам дважды в месяц. Должны ли с такой же периодичностью выдаваться расчетные листки? По нашему мнению, период, за который составляется расчетный листок (месяц либо половина месяца), тоже должен быть определен работодателем. В большинстве учреждений расчетные листки выдаются ежемесячно при выплате зарплаты за вторую половину месяца, и в них указываются все начисления за месяц. Представители Рос-
труда к такому способу выдачи листков претензий не предъявляют.

В таблице рассмотрим еще несколько вопросов, связанных с их выдачей.

Вопрос

Ответ

Должен ли факт вручения расчетных листков работникам подтверждаться их подписью?

Нормами действующего законодательства не установлена обязанность выдавать расчетные листки работникам под подпись

Как поступить, если в день выдачи заработной платы работник не трудится?

Если по какой-либо причине работник не забрал расчетный листок, работодатель может хранить его у себя до вручения работнику

Следует ли бухгалтеру заверять расчетный листок?

Заверять расчетные листки подписью ответственного за их выдачу лица либо руководителя учреждения, а также ставить на них печать законодательство не требует. Однако такие действия не будут являться нарушением

Можно ли выдавать третьему лицу расчетные листки?

Расчетный листок должен быть вручен:

  • либо персонально работнику;

  • либо иному лицу, имеющему письменную доверенность от работника на получение заработной платы.

Доверенность может быть заверена одним из следующих лиц (п. 3 ст. 185.1 ГК РФ):

  • руководителем организации-работодателя;

  • нотариусом;

  • администрацией стационара, в котором работник проходит лечение

Какие выплаты должны (не должны) отражаться в расчетном листке?

Итак, в соответствии с нормами ТК РФ в расчетном листке должна содержаться информация о составных частях и суммах заработной платы, причитающейся работнику за отработанный месяц, а также об иных начисленных ему суммах, в том числе оплате отпуска, выплаты при увольнении. В таблице приведен примерный перечень выплат, подлежащих и не подлежащих отражению в расчетном листке.

Суммы выплат

Отражаемые в расчетном листке

Не отражаемые в расчетном листке

  1. Размер тарифной ставки или оклада.

  2. Доплаты, надбавки.

  3. Поощрительные и стимулирующие выплаты (премии).

  4. Компенсационные выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных (в том числе за работу в особых климатических условиях, работу сверхурочно, работу в выходные и праздники).

  5. Денежные средства, выданные под отчет.

  6. Суточные, выданные при направлении в командировку.

  7. Займы, выданные работодателем.

  8. Материальная помощь

  9. Средний заработок, сохраняемый за работником в случаях, установленных ТК РФ (за периоды очередного и дополнительного отпусков, учебного отпуска, направления в служебную командировку, прохождения диспансеризации, обязательного медосмотра, предоставления дополнительного выходного для ухода за ребенком-инвалидом и т. д.).

  10. Оплата времени простоя.

  11. Оплата нетрудоспособности (в части, выплачиваемой работодателем).

  12. Иные выплаты, причитающиеся работнику

Резюмируем: в расчетном листке отражаются начисления в пользу работника за выполнение им трудовых обязанностей, включая суммы среднего заработка, сохраняемые за периоды освобождения от работы в установленных законодательством случаях. При этом выплаты в иных случаях (выдача подотчетных сумм, материальной помощи, займов и т. д.) в расчетном листке не указываются. А вот информация об удержаниях должна отражаться в расчетном листке в полном объеме, включая удержания:

  • НДФЛ;

  • подотчетных сумм (если они удерживаются из заработной платы);

  • по исполнительным документам;

  • по займам, предоставленным работодателем;

  • сумм ущерба, причиненного работодателю;

  • иных сумм (в том числе по заявлению).

Приведем примерные формы приказа об утверждении формы расчетного листка, самого расчетного листка и доверенности на выдачу заработной платы и расчетного листка.

Приказ

об утверждении формы расчетного листка

31.12.2019

№ 120

  1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2020 форму расчетного листка, приведенную в приложении к настоящему приказу.

  2. В день выплаты зарплаты за вторую половину месяца бухгалтерия направляет расчетный листок в электронном виде на рабочий адрес электронной почты работника.

Руководитель

Сидоров А. А.

____________

(подпись)

Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Скворцову Н. С.

В зависимости от волеизъявления работодателя возможны и другие варианты формулировки п. 2 приказа, например:

  • расчетный листок в бумажной форме выдается работнику на руки в день выплаты заработной платы за вторую половину месяца (в случае отсутствия сотрудника на работе в день выплаты заработной платы расчетный листок выдается ему в первый день выхода на работу);

  • извещение работника о составных частях заработной платы осуществляется по выбору работника – либо путем направления расчетного листка на электронную почту, либо путем передачи расчетного листка на бумажном носителе.

О выборе способа получения расчетного листка работник письменно уведомляет работодателя. Об изменении способа получения расчетного листка работодатель должен быть проинформирован не позднее чем за три дня до дня выплаты заработной платы за вторую половину месяца.

Расчетный листок за ___________ 202_ года

Наименование учреждения:

Работник:

Подразделение:

Табельный номер:

Должность:

Вид

Период

Дни

Часы

Сумма

Вид

Период

Сумма

  1. Начислено
  2. Удержано

Заработная плата за первую половину месяца (аванс)

НДФЛ по ставке 13 %

Оклад

Аванс

Средний заработок за период командировки

Удержание по исполнительному листу

Премия

Всего начислено:

Всего удержано:

Сумма к выплате

Долг за компанией

Долг за сотрудником

Доверенность

г. Нижний Новгород

03.02.2020


Я, Зубов Евгений Иванович, 12.08.1974 года рождения (паспорт 22 20 757374, выдан 07.09.2019 ОВД Автозаводского района г. Нижнего Новгорода), настоящей доверенностью уполномочиваю Семенова Ивана Петровича, 06.02.1995 года рождения (паспорт 23 15 436985, выдан 23.02.2015 отделением УФМС России по г. Нижнему Новгороду в Канавинском районе), получить причитающуюся мне от ФГАОУ ОВ «Национальный исследовательский Нижегородский государственный университет им. Н. И. Лобачевского» (ИНН 5222345678) заработную плату за январь 2020 года и совершать от моего имени все необходимые для этого действия, в том числе расписываться за меня в получении денег.

Зубов Евгений Иванович

Зубов

Настоящая доверенность подписана Зубовым Евгением Ивановичем в моем присутствии и удостоверена мною, ректором ФГАОУ ОВ «Национальный исследовательский Нижегородский государственный университет им. Н. И. Лобачевского» Державиным А. О.

03.02.2020

Ректор ФГАОУ ОВ «Национальный исследовательский
Нижегородский государственный

университет им. Н. И. Лобачевского» Державин А. О.

Державин

Человеку, указанному в доверенности, при предъявлении паспорта можно выдать расчетный листок и заработную плату работника. В платежной ведомости напротив фамилии работника, за которого доверенное лицо получает зарплату, ставится отметка «По доверенности», а сама доверенность (либо ее заверенная копия) прилагается к ведомости (п. 6.1 Указания № 3210-У[1]).

* * *

Расчетный листок по зарплате – это документ, в котором приводится полная расшифровка начислений и удержаний за месяц. Он служит для информирования работников о составных частях заработной платы, с его помощью они могут проверить правильность начислений.

Отметим, что общие фразы в расчетном листке типа «доплата за работу в условиях, отличающихся от нормальных», «премия» (если в учреждении применяется несколько видов стимулирующих выплат) неправомерны. Этот документ должен содержать детальную информацию обо всех видах выплат, входящих в состав заработной платы, например: «доплата за сверхурочную работу», «доплата за ненормированный рабочий день», «доплата за работу в выходные и праздничные дни», «премия по результатам работы за месяц», «премия к праздничной дате».

Расчетные листки могут быть составлены как на бумаге, так и в электронном виде и направлены работникам по электронной почте. Форма расчетный листок, порядок и периодичность его выдачи утверждаются руководителем учреждения.

[1] Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».