Автоматизация подготовки отчетности по МСФО своими силами – миф или реальность

Проблема автоматизации процессов учета и подготовки отчетности по МСФО.

В связи с распространением МСФО,  особенно после официального принятия на территории России в конце 2011 года, проблема автоматизации подготовки отчетности по Международным стандартам становится все актуальней.Однако, в настоящее время на рынке отсутствует программный продукт, который удовлетворял бы основным запросам потребителей и являлся бы неким стандартом в своей области, как, например, продукты 1С для бухгалтерии, MSProject для управления проектами, AutoCAD для подготовки чертежей и т.д. Причинами тому является то, что МСФО не настолько жестко регламентируют учет как, например, Российские стандарты бухгалтерского учета (далее по тексту РСБУ), и более сложно поддаются формализации. Основное программное обеспечение, которое можно приобрести – это либо очень сложные системы учета типа SAP, Cognos, Hyperionи т.п., либо небольшие системы отечественных производителей.

Первые продукты очень дороги как сами по себе, так и само их внедрение требует больших материальных и временных затрат. Позволить себе это могут только крупные компании. Внедрение такой системы, как правило, затрагивает много бизнес-процессов на предприятиях и требует дорогостоящей перестройки ИТ инфраструктуры. Продукты же отечественных производителей могут быть более дешевыми и простыми, нообычно они не обеспечивают весь комплекс необходимой функциональности. Для развития этих продуктов также потребуются большие вложения, т.к. производители скрывают технические особенности от покупателей и предлагают комплекс недешевых услуг по внедрению и доработку этих систем под особенности каждого конкретного бизнеса.

Поэтому у многих сложился миф – автоматизация МСФО это сложно, долго и дорого. Хочу немного его развеять и описать идеализированный пример того, как можно внедрить автоматизацию вподготовку МСФО в крупном холдинге (в периметр консолидации может входить более100 организаций). Время внедрения оценивается в 2…3 месяца, бюджет – собственные силы отдела (например, 4..5 человек между отчетными периодами). Конечно, «большую кнопку», решающую все проблемы, Вы не получите, но эффект окажется значительный. Такой проект вам будет не стыдно показать руководству. Может быть, кому-то этот примерпокажется интересным, т.к. автоматизация этих процессов на многих предприятиях оставляет желать лучшего.

Категория заинтересованных лиц может быть разная, поэтому изложение примера я разбил на две части: для людей не относящихся к ИТ (Как это работает и что меняем) и для ИТ специалистов (Концепция решения). Описано одно и тоже, но просто с разных точек зрения. Если Вы не ИТ специалист, то вторую часть можно не читать. Для подготовки отчетности рассматривается метод трансформации отчетности РСБУ в МСФО, т.к. именно он используется на практике в большинстве случаев и наиболее прост в применении.

Часть 1. Как это работает и что меняем.

Ситуация,  которую предлагается изменить коренным образом.

                Представим следующую картину. Компания не первый год готовит отчетность по Международным стандартам. Уровень автоматизации работы отдела МСФО низкий. Основным средством автоматизации являются таблицы excel. Может использоваться  простая консолидационная программа, которая не позволяет строить аналитические отчеты. Либо консолидация так же осуществляется в файле excel. Отчетность строится методом трансформации РСБУ в МСФО. Происходит это примерно так.

Каждый отчетный период с предприятий холдинга собираются отчетные формы для МСФО в виде таблиц excel в едином файле. Этот файл будем дальше называть «Пакетом». Эти формы проверяются и загружаются в консолидационную программу (или в сводный файл excel). Далее происходит сверка внутригрупповых операций и расчет корректировок. Результаты расчета всех корректировок выполняются в файлах excel и заносятся в консолидационную систему в сводном виде. Для подготовки аналитических отчетов и текстов раскрытий отчетности информация собирается из многих файлов-источников. Иногда для конкретных участков учета могут вестись отдельные таблицы расшифровок, переходящие из периода в период («Ролл»). Может существовать много версий таких таблиц, что затрудняет анализ информации. Т.е. в процессе работы Вы можете сталкиваться со следующими проблемами.

1. Трансформационный пакет проверяется долго и трудно. Т.к. пакет собирается итоговыми цифрами, то его сложно сопоставить с данными бухгалтерского учета. Вам приходится звонить бухгалтеру и узнавать - на основании каких данных он заполнил ту или иную строчку или, если пакет заполняли Вы сами, открывать файлы с расчетами и искать там. Аудитору тоже непонятно, как был сформирован пакет. И он в некоторых случаях вынужден повторять работу по сбору пакета заново или задавать вам много вопросов, чтобы качественно его проверить. 

2. В консолидационной системе отчетность собирается на верхнем уровне только по синтетике: Счет Сумма, и все расшифровки приходится вести в отдельных файлах. Может существовать несколько версий таких файлов, что затрудняет Вашу работу. Совместная работа с такими расшифровками также затруднена.

3. Для проведения расчетов корректировок по МСФО требуется получения тех или иных данных в разных разрезах. Так как возможности отчетов консолидационной системы сильно ограничены, приходится тратить много времени на формирование этих отчетов вручную.

4. Пересмотр корректировок из периода в период затруднен. Приходится открывать отдельные базы данных и сверять аналитические отчеты. Т.е. вся информация распределена во множестве баз данных и файлов. Ее сбор и анализ также занимает много времени.

Работы у Вас много и часто приходится задерживаться и работать во внерабочее время и выходные дни. А вы все-таки хотите, чтобы у вас оставалось время и на личную жизнь….

Основные принципы, которые следует использовать.

Чтобы решить эти проблемы предлагаю Вам создать для себя централизованную информационную систему. Допустим, что у Вас мало средств на разработку и нужен гарантированный результат в короткие сроки. Поэтому в этой ситуации предлагаю использовать следующие принципы:

• Разделить будущую систему на модули. Реализация каждого модуля должна дать ощутимый результат, как сама по себе в отдельности, так и в комплексе с другими частями. Есть риски не успеть что-то решить, поэтому система должна работать при отказе или нехватке времени на реализацию того или и иного модуля.
• Автоматизировать только самые трудные и трудоемкие процессы. В первую очередь следует сосредоточиться на главных проблемах. Именно их решение даст наибольший эффект.
• Дать широкие возможности людям на местах автоматизировать свой участок учета. Т.е. средства автоматизации должны представлять некоторые конструкторы, которые каждый пользователь настроит под себя. Это позволит вам не только сэкономить ресурсы,  но и вовлечь людей в процесс разработки системы, что также очень важно с точки зрения мотивации. Ведь если человеку дать возможность облегчить свою работу самому, он в большинстве случаев попытается это сделать и будет от этого счастлив.
• Не изменять первичные данные. Вам нужна прозрачность трансформации и возможность «протянуть» всю цепочку расчетов от первичного документа до конечной цифры в отчетности. Поэтому учет предполагается организовать учет по принципу МСФО = РСБУ + Корректировка 1 + Корректировка2.

Начать предлагаю со следующих модулей:

• Трансформационный пакет;
• Автоматизированное средство заполнение трансформационного пакета;
• Централизованное хранилище данных с аналитическими отчетами;
• Средство-конструктор для заполнения печатных форм.

Изменение трансформационного пакета.

Трансформационный пакет с данными из локальной системы бухгалтерского учета, как правило, строится на основании множества таблиц связанных друг с другом. На практике очень сложно проследить связи этих таблиц. Автоматизация же огромного количества таких таблиц также сильно осложнена. Перед нами стоит две задачи: 

• Максимально упростить структуру ввода данных в пакет для автоматизации, чтобы его заполнение можно было автоматизировать, сохранив при этом его полноту;
• Добавить расшифровки данных в пакет, на основании  каких остатков с каких счетов были заполнены те или иные строки.

В качестве реализации этих задач предлагается использовать следующее решение. В пакет добавляется две плоские таблицы для занесения итоговой информации за период из РСБУ:

• Таблица остатков по счетам в разрезе всех субконто. Колонки таблицы: СчетМСФО, СчетРСБУ, Сумма, Аналитика1, Аналитика2;
• Таблица сводных оборотов. Счет МСФО, СчетДтРСБУ, СчетКтРСБУ, Сумма, АналитикаДт1,…, АналитикаКт1,...

Ввод данных в остальные таблицы блокируется (оставляется только для ввода итоговых сумм пакета за прошлый период, т.к. эти суммы не участвуют в формировании отчетности, а вводятся для сравнения). Данные в остальные таблицы подтягиваются, например, через формулы excelСуммесли() с листов таблиц остатков и оборотов. Схематично в упрощенном виде это можно изобразить в виде следующей схемы:

  
Таким образом, Аудитор и Специалист по подготовке отчетности МСФО проверяет тот же пакет (если он у вас уже был), но видит, на основании каких данных он заполнен.  Причем, план счетов МСФО единый, а план счетов РСБУ может быть в каждой системе свой. По своей сути процесс подготовки пакета  требует разнести оборотно-сальдовую ведомость в разрезе счетов МСФО, а не заполнять пакет итоговыми цифрами из РСБУ, как это часто бывает на практике. Соблюдается принцип – нет изменениям производным данным, и пакет становится более «прозрачным».

На решение этой задачи, прописывание формул и блокирование ввода данных нужно около двух недель (зависит от сложности пакета).

Автоматизация заполнения пакета.

                Т.к. пакет был видоизменен, то теперь можно автоматизировать его заполнение. Перед нами  стоит задача:

-      Автоматизировать разнесение оборотно-сальдовой ведомости в разрезе счетов по МСФО для большого количества предприятий холдинга.

Т.к. структура в части хранения данных бухгалтерского учета в системах 1С Предприятие обычно одинакова (не важно, Управление производственным предприятием это или Бухгалтерия предприятия), то в качестве средства автоматизации  предлагается  создать внешнюю обработку 1С (прототип можно найти в приложении). Т.е. для каждой системы бухгалтерского учета будет запускаться внешняя процедура, которая на основании таблицы соответствий заполнит две таблицы пакета. Соответствий будет два вида, для таблицы остатков и сводных оборотов соответственно:

-        СчетРСБУ, Субконто1, Субконто2, Субконто3 --->Счет МСФО

-        СчетДтРСБУ, СчетКтРСБУ, СубконтоДт1,…,СубконтоКт1,…--->СчетМСФО

Далее пишем инструкцию (в т.ч. и видео-инструкцию с примером) и проводим обучение специалистов, и это средство автоматизации передаем на предприятия холдинга. При качественном обучении и Вашей поддержке ответственные за предоставление информации для МСФО освоят этот инструмент и справятся  с задачей заполнения пакета. Т.е. для каждой базы данных будет создано соответствие счетов РСБУ и МСФО, которое будет храниться в отдельном файле и использоваться в качестве параметра для внешней процедуры. Бухгалтер запускает внешнюю процедуру, указывает файл настроек-соответствий, изменяет его в случае необходимости, нажимает кнопку выполнить, получает отчет и вставляет его в наш  пакет.

На решение этой задачи уйдет около месяца, двух. Создание обработок 2-3 недели (разработку можно заказать у подрядчика), их обкатка вместе с пакетом – 2-3 недели (зависит от сложности и количества систем). Сроки заполнения пакета сократятся, «прозрачность» увеличится. Думаю, что большинство подрядчиков для решения подобных задач интеграции либо предложат вам замену ИТ систем на единую платформу, либо предложат разработку интеграций с существующими системами, которая также потребует много времени и ресурсов.

Централизованное хранилище данных с аналитическими отчетами.

Для того чтобы автоматизировать отчеты и упорядочить всю Вашу информацию нужна консолидационная система, которая хранила бы все данные в одном месте. Перед вами стоит две основные задачи:

-        Сохранить по возможности все данные пакетов в едином Хранилище данных;

-        Обеспечить возможность получения данных из централизованного хранилища.

В качестве хранилища данных и одновременно консолидационной системы предлагаю использовать Систему управления базами данных. Данные будут храниться в структурированном табличном виде. Их обработка и анализ в этом случае может быть автоматизирована.

Структура новой системы должна быть максимально простой для получения отчетов. Поэтому в качестве базовой архитектуры рекомендуется выбрать архитектуру по принципу «снежинка». Все данные пакетов мы сложим в одну большую таблицу с колонками: СчетРСБУ, СчетМСФО, Сумма, Контрагент, ПериодОтчетности, Проект,  Аналитика1, Аналитика2... Для хранения возможных значений Периодов отчетности, Проектов (или видов продукции), СчетовМСФО и т.п. создадим отдельные таблицы. Таким образом, получается, что одна центральная таблица (ДанныеРСБУ) имеет много связей с другими.

Такое построение архитектуры очень удобно. Т.к. все данные собраны в единой таблице, то используя механизм сводной таблицы, можно получить огромное количество отчетов. Этот принцип построения, обычно принято называть, ОLAPкубом.

                Данных в таблице ДанныеРСБУ будет много, и для итоговой отчетности по МСФО предлагаем  создать еще одну такую таблицу. Данные из таблицы ДанныеРСБУ будут сворачиваться  и переноситься в таблицу ДанныеМСФО, похожей структуры. Т.е. при загрузке пакета в консолидационную систему загружается таблица ДанныеРСБУ, затем по части колонок формируются итоги и они загружаются в таблицу ДанныеМСФО. Набор колонок таблицы ДанныеМСФО примерно следующий: СчетМСФО, Сумма, Организация, ПериодОтчетности, НомерКорректировки, Аналитика1, Аналитика2. Колонки с Аналитикой будут зависеть от особенностей бизнеса. Это может быть, например, Контрагент, Проект/Заказ, Вид Выпускаемой продукции и т.п.

                Все корректировки будут вноситься только в таблицу ДанныеМСФО отдельными строками. Таким образом получилось, что Итоговая сумма по МСФО = ДанныеРСБУ + Корректировка1 + Корректировка2 и т.д.

Учет корректировок ведем в отдельной таблице с колонками: НомерКорректировки, ПутьКФайлуКорректировки, ПериодКорректировки, Организация. Т.е. для каждой корректировки записываем путь к файлу расчета, на основании которого она была сформирована.

В качестве платформы советую выбрать систему 1С Предприятие 8:

• из-за возможности вести быструю разработку;
• из-за мощного механизма компоновки данных, то что нужно для построения отчетов на основе одной «большой» таблицы с данными;
• из-за широких возможностей для развития, особенно с точки зрения Webтехнологий;
• из-за большого количества специалистов на рынке труда.

Решить следующие задачи: создание хранилища, написание алгоритмов загрузки данных из пакетов, создание двух универсальных отчетов и создание механизмов обмена со справочниками с системой Нормативно-Справочной информации (если она у вас есть) можно примерно за 3 недели.

Средство-конструктор для заполнения печатных форм

Перед нами стоит задача обеспечить вывод данных из нашего Хранилища данных в форму для печати. Для автоматизации печатной формы очень хорошо подходит MSExcel. Используем следующую технологию.

А) Создаем два листа в книге эксель «Данные отчета», «Печатная форма отчета».

Б) На листе «Печатная форма» создаем печатную форму нашего отчета. Числовые колонки будем заполнять, используя, например, функцию суммеслимн(), забирая информацию с листа «Данные отчета».

Г) На лист «Данные отчета» копируем информацию из таблицы ДанныеМСФО нашего Хранилища данных. Лучше для этого написать отдельную автоматическую процедуру. Можно предварительно таблицу немного свернуть, убрав избыточную аналитику и сократив объем.

Принцип изображен на рисунке:

Можно усовершенствовать механизм. На листе печатная форма создаем ячейки для задания параметров нашего отчета. Значения параметров можно сохранить в отдельные списки и сделать выбор из списка. В зависимости от этих параметров будут заполняться вычисляемые ячейки нашей печатной формы. Одним из таких параметров может быть, например, Период отчетности. Наша печатная форма будет заполняться на основании листа «Данные отчета» и в зависимости от выбранного периода в ячейке. Этот способ годится для заполнения многих печатных форм.

Есть еще одна замечательная возможность MSExcel –таблицы могут быть вставлены непосредственно в файл MSWordс помощью специальной вставки. При необходимости обновить отчетность, достаточно просто обновить информацию на листе «Данные отчета», и данные книжки отчетности обновятся автоматически.

На реализацию этого универсального механизма у разработчика уйдет около 3-х дней.

Что Вы получите в итоге.

                Теперь ваши данные хранятся в единой системе. У вас нет проблем с выводом аналитических отчетов. Пакеты заполняются быстрее, и вы всегда можете показать аудитору - откуда появилась то или иное число в вашей отчетности. Возможностей стало больше. Но вам хочется уже большего:

• сверять ваши данные аналитического учета в централизованной системе с другими системами учета на предприятии;
• упорядочить и формализовать расчеты и методологию всех ваших процессов;
• автоматизировать расчет корректировок;
• и т.д.

Эти проблемы также могут быть вами решены. Для этого нужно верить в собственные силы, иметь сплоченную команду специалистов, использовать простые и эффективные решения. Эффект от наведения порядка будет огромный.

Часть 2. Концепция решения.

Начальные условия (до автоматизации):

• Большой холдинг с разными видами деятельности (может быть более 100 организаций);
• Используется метод трансформации РСБУ в МСФО;
• Учетные системы для Российского бух.учета – в основном 1С Предприятие 7.7 и 1С предприятие 8 разных конфигураций (в том числе и сильно видоизмененных). Это требование не является обязательным, но если это так, то Вы получите наибольший эффект;
• На предприятии уже имеется учетная модель трансформации в виде пакета представляющего собой excel файл с отчетными формами для сбора данных РСБУ. Если такой модели нет, то ее можно скачать в интернете. Есть множество таких файлов в свободном доступе.
• Отчетность по МСФО готовится не первый год.

Основные принципы, используемые для автоматизации:

• Использование современных технологий (ETL, OLAP, единая модель данных);
• Максимальное использование потенциала имеющихся средств и минимальное программирование (только там, где это действительно необходимо);
• Минимальное изменение информационных систем на местах;
• Нет изменениям производных данных;
• Короткие сроки разработки и внедрения: 2-3 месяца;
• Минимальная стоимость дальнейшего сопровождения;
• Модульная структура решения с возможностью замены отдельных модулей при  появлении более совершенных технологий.

Бизнес процесс (укрупненно):

- Подготовка данных РСБУ (закрытие баз данных);

-  Заполнение трансформационных пакетов для МСФО на предприятиях;

-  Загрузка пакетов в консолидационную систему и выверка ВГО.

-  Расчет корректировок и внесение их в консолидационную систему;

-  Подготовка книжки отчетности (основные отчеты и отчеты для раскрытий).

Проблемы (которые потом будут решены в результате автоматизации):

• Высокий уровень ручного труда, пакеты заполняются итоговыми данными вручную;
• Нет возможности проследитьна основании каких первичных данных получены те или иные цифры в отчетности и как следствие долгий аудит пакетов;
• Отсутствие аналитического раскрытия цифр в отчетности в единой базе данных. Все расшифровки хранятся в отдельных файлах, что приводит к несогласованности данных в расшифровках и итоговой отчетности;
• Большое количество затрачиваемого труда на построения аналитических расшифровок к отчетности и отсутствие возможности строить аналитические отчеты автоматически с помощью программного средства, т.к. вся аналитическая информация хранится в разрозненных файлах или базах данных.
• Таблицы «книжки отчетности» заполняются вручную, что приводит к большому количеству затрачиваемого времени на ее заполнение.

Архитектура решенияи описание его работы.

Схема решения:

Данные первичных источников информации (базы данных для ведения учета РСБУ) с помощью универсальногоETLсредства (в нашем случае это внешняя обработка для 1С) трансформируются в единый план счетов по МСФО и загружаются в консолидационный пакет(файл excel, далее по тексту просто пакет) в виде двух таблиц: сводные остатки и сводные обороты по счетам в разрезе всех аналитик (субконто). Принцип работы прост. Пользователь- ответственный за заполнение пакета на предприятии создает настройку- соответствие между своим планом счетов и планом счетов по МСФО (в соответствие могут входить не только счета, но и субконто). На основании этого соответствия с помощью внешней обработки  выгружаются таблицы остатков и оборотов с привязкой к двум планам счетов одновременно: плану счетов РСБУ локальной базы и единому плану счетов консолидационной базы МСФО.

В пакете через формулы на основании этих двух таблиц строятся проверочные отчеты, в т.ч. и пробный баланс по РСБУ в формате счетов МСФО (таблица остатков – для баланса, таблица сводных оборотов – для отчета о доходах и расходах). Данные пакетов (таблицы остатков и оборотов) загружаются в консолидационную систему.Аудиторы имеют возможность проверить данные пакета с помощью проверочных отчетов внутри самого пакета, сверив их с учетом в базе данных РСБУ.

Консолидационная система представляет собой хранилище данных, построенное по принципу «снежинка» на платформе 1С Предприятие 8. Теоретически это может быть любая другая платформа, но желательно использовать систему управления базами данных. В нашей системе у нас будет две «снежинки» - две центральные таблицы:

- таблица для Данных РСБУ (содержит остатки по счетам РСБУ и сводные обороты, загружается из пакетов);

- таблица данных МСФО (Главная книга МСФО=  агрегированные данные РСБУ + Корректировки) с обвязкой справочников, часть из которых являются централизованной аналитикой. На моей практике это были справочники-таблицы: «Организации», «Проекты», «ПериодыОтчетности», «ПланСчетовМСФО», «ТаблицаКорректировок».

Данные для таблицы данных РСБУ загружаются только из пакетов. Далее эти данныеагрегируются и переносятся в сводном виде в таблицу данных по МСФО. Происходит это при загрузке из пакета автоматически. В таблице данных по МСФО также имеется возможность добавлять строки-корректировки. Каждая корректировка привязывается к файлу excel – источнику расчетов. Таким образом, итоговый баланс по МСФО может быть разложен по счетам на строки корректировки с привязкой к файлу-расчету и строки, загруженные из пакета. Первичные данные не изменяются, и имеется возможность проследить всю цепочку расчетов от конечного результата до первоначального источника данных.

Используется иерархическая англо-саксонская модель плана счетов по МСФО (без корреспонденции). Счета отчета о Доходах и расходах подчиняются счету Нераспределенной прибыли. Таким образом, обеспечивается связь между балансом и отчетом о доходах и расходах. План счетов вы можете разработать для себя сами или взять любой рекомендованный.Баланс и отчет о доходах и расходах получается с помощью инструмента сводной таблицы на основании таблицы данных МСФО.

Хранилище данных имеет два отчета: Отчет по данным МСФО и Отчет по Данным РСБУ. Отчеты построены на компоновке данных 1С и по своей сути представляют собой два OLAPкуба: куб для данных МСФО и куб для данных РСБУ. Строятся эти отчеты очень быстро, т.к. по сути используется платформенное средство 1С – компановка данных. Программирование может понадобиться, когда Вы захотите реализовать связь между отчетами, когда расшифровывая строки отчета по МСФО, полученные на основании данных РСБУ, можно вызвать отчет для расшифровки данных РСБУ.Таким образом, отчет позволят Вам получать расшифровку данных МСФО до первичной аналитики. Изучив принцип работы сводных таблиц, пользователь сам сможет строить для себя необходимые отчеты.

В качестве универсального средства для получения печатных форм отчетности предлагается использовать следующую технологию. Данные агрегируются в хранилище данных и в виде таблицы выгружаются на отдельный лист книги excel. С помощью простых формул, источником данных для которых является выгруженная таблица со сводными данными МСФО, на отдельных листах формируются печатные формы. Для необходимости обновления печатных форм необходимо просто перевыгрузить данные на лист файла excel, все листы с печатными формами обновятся автоматически. Любой грамотный пользователь excelсможет сформировать печатную форму для себя сам. Это позволит вам сэкономить много трудочасов работы ИТ специалистов.

Результаты:

• Автоматизировано заполнение пакетов по МСФО. На практике может оказаться, что некоторого ручного заполнения в частных случаях Вам не избежать. Эту проблему Вы легко сможете решить, добавив в пакет 2 листа для занесения ручных корректировок, которые будут аналогичны листам сводных оборотов и остатков, и  будут также загружаться в Хранилище данных.
• Реализован процесс учета информации по МСФО, когда можно проследить на основании каких первичных данных была сформирована отчетность (вплоть до остатков по счетам РСБУ в разрезе субконто);
• Создано централизованное хранилище данных для МСФО в разрезе аналитик (Централизованные справочники, аналитика из локальных баз и т.п.). Практически все данные МСФО хранятся в одном месте в базе данных и поддаются автоматизированной обработке.
• Автоматизирован процесс получения аналитических расшифровок цифр к отчетности.
• Автоматизирован процесс заполнения книжки отчетности.