Как платить иностранным поставщикам в 2025 году

Если российский бизнес сотрудничает с иностранными контрагентами, то сделка попадает под валютный контроль, а в некоторых случаях к уплате НДС. Рассказываем, как оформлять такие сделки и какие документы нужны, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.

Какие документы нужны для работы с иностранными контрагентами

Для работы с иностранными партнерами составляют 2 документа:

• Контракт или договор. В этом документе прописываются условия сделки, реквизиты сторон, цены на товары или услуги, даты выполнения сделки. Контракт составляют на двух языках, а также заверяют у нотариуса. 

• Инвойс (Invoice). Это платежный документ с названием товара и стоимостью. Инвойс заполняют на двух языках.

Для подтверждения расходов при расчете налога на прибыль заполняют первичные документы: счет-фактуры и товарные накладные. Главное, чтобы в документах были прописаны данные, которые закреплены в Налоговом кодексе, то есть все нужно подтвердить документально: цену, дату и т. д.

При проведении платежей в документах прописываются коды валютных операций. Например, {V01010} для продажи валюты иностранцам за российские рубли. 

Что такое валютный контроль

Российские ИП и ООО попадают под валютный контроль при сотрудничестве с иностранными поставщиками. Контроль проводят банки, которые переводят деньги иностранным партнерам. Для подтверждения сделок представляют разный пакет документов:

• Контракт до 200 тысяч рублей. В платежном поручении прописывают код валютной операции. При этом банк имеет право потребовать и дополнительные документы. Например, договор и инвойс.

• Контракт от 200 тысяч до 3 миллионов рублей. Предприниматели предоставляют в банк подтверждающие документы (Инвойс, контракт) до даты проведения платежа. Если этого не сделать, то банк откажет в операции.

• Контракт от 3 миллионов рублей. Банк ставит сделку на особый учет с уникальным номером, который ставят на всех документах. Предприниматели отчитываются по каждому платежу.

Документы по валютным операциям банки хранят в течение 3 лет после сделки, а предприниматели должны хранить документы в течение 5 лет со следующего года после сделки. Например, если контракт заключили в 2025 году, то документы хранят с 2026 по 2031 год. Если компания или ИП не предоставит документы по запросу контролирующих органов, то появляется основание для штрафа до 50 тысяч рублей.

Как рассчитываться с иностранными контрагентами

В 2025 году 85 российских банков находятся под санкциями, то есть они не имеют доступа к системе SWIFT и через них не получится отправить деньги иностранной компании. Поэтому предприниматели открывают счета в банках, которые не попали под санкциями.  В таких организациях действуют корреспондентские счета, чтобы отправить деньги за границу. До открытия счета, нужно убедиться, что деньги дойдут за границу. 

Другой вариант — перевод средств с помощью своего банка, который сотрудничает с банком-корреспондентом. Крупные российские банки предоставляют такую возможность. 

Другие способы расчетов:

• Криптовалюта. С 2024 года в России разрешили этот способ расчетов с иностранцами, но не в каждой стране принимают средства таким способом.

• Посредники. Есть компании, которые берут на себя проведение платежей за комиссию от каждого платежа.

• Расчетный счет за границей. В этом случае придется зарегистрировать компанию за границей с реальной деятельностью.

Как уплачивать НДС при работе с иностранными поставщиками 

Российские предприниматели обязаны платить НДС, если работают с иностранными поставщиками. Правило также действует для бизнеса на УСН или патенте. При этом у сделки должно быть 2 условия:

• Российская компания получает услуги или товары на территории РФ.

• Иностранный поставщик не зарегистрирован в ИФНС или зарегистрирован при владении недвижимостью, транспортом, открытии счета в банке. 

Российские компании или ИП, которые приобретают электронные услуги у иностранных компаний для использования на территории РФ — также становятся плательщиками НДС. Например, если предприниматели покупают иностранные электронные сервисы или программное обеспечение. 

Предприниматели на ОСНО  принимают к вычету уплаченный НДС, если услуги или товары попадают под облагаемые операции. Кроме этого, должна быть первичная документация: счет-фактура, договор и другие сопроводительные документы, которые подтверждает все операции. Предприниматели на УСН, которые заплатили НДС при работе с иностранными поставщиками — могут включить эти затраты в расходы. 

Коротко для предпринимателя

• Если компания сотрудничает с иностранными поставщиками, то нужно оформить контракт и инвойс на двух языках.

• Операции с иностранными контрагентами попадают под валютный контроль со стороны банков. Банки требуют разные документы в зависимости от цены контракта.

• При заказе товаров и услуг от иностранцев — бизнес в некоторых случаях обязан платить НДС.