Платежный календарь: для чего это нужно бизнесу

Источник: ООО "Небо"

Бывают ситуации, когда на счету нет денег, а пришло время обязательных платежей: нужно выдать зарплату, рассчитаться с поставщиками и оплатить налоги. Задержки грозят не только репутационными, но и серьезными финансовыми потерями. Избежать подобного сценария можно с помощью платежного календаря: он подскажет, в какие моменты вероятны кассовые разрывы и поможет спланировать денежные потоки. Рассказываем, как создать и вести платежный календарь с учетом особенностей вашего бизнеса.

Что такое платежный календарь и зачем он предпринимателям?

Платежный календарь (ПК) – это инструмент для краткосрочного планирования. В обычном варианте – таблица с разбивкой по дням, куда заносят приход и расход на определенный срок в будущем. Благодаря этому в любой момент можно отследить, какие суммы и когда планируется получить, а какие, наоборот, перечислить (поставщикам, кредиторам, ФНС и пр.).

В идеале в платежном календаре также фиксируют остатки денежных средств на начало и конец рабочего дня на протяжении всего планируемого периода. 

Нужен ли платежный календарь МСП? Эксперты уверены, что да, так как планирование денежных потоков позволяет вовремя выполнять все финансовые обязательства и избежать кассовых разрывов. Если на счету нет денег, то компания не сможет вовремя:

• оплатить поставки сырья, материалов, товаров;

• рассчитаться за оказанные услуги;

• выплатить заработную плату;

• погасить платежи по кредитам;

• оплатить налоги и взносы.

Если в некоторых случаях задержка оплаты повлечет за собой лишь репутационные и финансовые потери (например, придется выплатить неустойку), то в отдельных ситуациях возможны куда более серьезные санкции: арест расчетного счета, административная или даже уголовная ответственность, временная приостановка деятельности компании. 

К примеру, ИП Иванов составил платежный календарь на неделю вперед. Внес туда все предстоящие расходы, отметил даты прихода средств на расчетный счет. Приход средств обозначил со знаком «+», а расход – знаком «-».

Проанализировав таблицу, предприниматель отметил, что 20 и 21 апреля возможен кассовый разрыв: денег на счету компании не хватит, чтобы рассчитаться с персоналом по заработной плате и с поставщиками за сырье.

Отложить выплату заработной платы нельзя, но можно попросить поставщика разбить счет на две части и перенести хозяйственные траты. В результате:

• закупку моющих средств 20 апреля переносим на следующую неделю, а высвобожденные 25 000 р. позволят полностью рассчитаться по зарплате;

•  с поставщиком договариваемся на оплату частями – 50 и 100 тыс. руб. соответственно;

• закрываем оба кассовых разрыва.

После принятых решений платежный календарь стал выглядеть следующим образом:

Как вариант, предприниматель мог договориться об авансовом платеже с одним из покупателей, тогда календарь изменился бы так:

Плюсы и минусы ведения платежного календаря для бизнеса

К преимуществам ПК как инструмента планирования можно отнести:

• объединение сведений о поступлениях средств и предстоящих расходах;

• возможность планирования платежей с учетом приоритетности;

• предотвращение кассовых разрывов;

• оптимизация кредитной политики;

• гибкое принятие финансовых решений в случае изменения внутренних или внешних экономических условий.

Несмотря на все свои плюсы, ведение платежного календаря имеет и негативные стороны:

• заполнение ПК в Excel или в аналогичной программе требует серьезных затрат времени и сил;

• использование сторонних ресурсов повлечет за собой дополнительные траты на оплату сервисов;

• нужно будет выделить сотрудника, ответственного за ПК, а значит, часть его обязанностей придется перераспределить между другими работниками.

Содержание календаря во многом зависит от сферы деятельности компании, особенностях финансового учета, а также потребностей специалистов, которые напрямую работают с календарем. 

Как составить платежный календарь?

Для планирования и управления финансами в платежный календарь вносят:

1. Статьи расходов и доходов:

   1. поступления от клиентов (покупателей);

   2. налоги, сборы, взносы в различные фонды;

   3. расчеты с поставщиками;

   4. просроченные выплаты;

   5. зачисления по договорам эквайринга;

   6. кредитные платежи;

   7. инкассированные суммы, которые еще не поступили на р/с.

2. Список контрагентов: чаще всего отдельно выносят крупных клиентов.

3. Даты поступления или перечисления денег.

4. Ставки НДС или расчетные счета (чтобы сгруппировать платежи для удобства учета).

Пример разбивки календаря по крупным контрагентам и основным статьям расходов

Чтобы систематизировать работу с календарем, эксперты рекомендуют разработать и утвердить внутренний регламент. В документе нужно отобразить:

• ответственное лицо;

• срок планирования: это может быть план на ближайшую неделю, либо укрупненный календарь на год с детализацией по месяцам, неделям и дням;

• кто, как и когда собирает и утверждает заявки на расходы в рамках выделенного бюджета;

• порядок информирования о разовых выплатах: например, исполнители должны сообщить за месяц до даты платежа, если сумма свыше 100 000 р., и не позднее чем за семь календарных дней – для прочих;

• приоритетность платежей: в случае недостатка средств финансист сможет управлять платежами в соответствии с утвержденной очередностью. Например, в первую очередь направлять деньги на заработную плату, налоги и кредитные платежи, а затем – на расчеты с поставщиками, хозяйственные и представительские расходы;

• лимиты по статьям расходов;

• контроль исполнения: к примеру, ответственный за контроль платежной дисциплины каждый день проверяет план-факт исполнения платежного календаря и вносит соответствующие корректировки.

После утверждения регламента ответственному специалисту нужно собрать информацию о поступлениях и платежах от всех отделов и подразделений:

• отдел продаж – календарный план поступлений от покупателей;

• отдел снабжения – данные по объемам закупок сырья, материала, товаров;

• АХО – информация по закупкам инвентаря, канцелярии, расходам на обслуживание помещений (клининг), коммунальные услуги;

• отдел маркетинга – данные по финансированию рекламных акций, расходах на участие в ярмарках, форумах и других мероприятиях;

• инженерная служба – запланированные траты на ремонт и обслуживание оборудования;

• бухгалтерия – сведения о предстоящих перечислениях (зарплата, налоги, сборы, кредиты, проценты);

• от других служб: расходы на обслуживание автотранспорта, закупку топлива и расходных материалов.

Полученную информацию следует разделить по контрагентам и статьям расходов, разнести по конкретным датам и строкам календаря.

Последний этап – подсчет остатков на начало и конец каждого рабочего дня, сравнение приходов и расходов. Если где-то наметился дефицит денег, то следует проанализировать приоритет перечислений: возможно, получится отказаться от некоторых трат или передвинуть отдельные выплаты. 

Платежный календарь и бюджет движения денежных средств: в чем отличие?

Может показаться, что платежный календарь дублирует БДДС, однако это совершенно разные инструменты планирования. ПК отличается от бюджета движения денежных средств:

• периодом планирования – каждая компания ориентируется на собственные цели: кому-то достаточно недели, кому-то – 20 или 45 дней;

• непрерывностью формирования – календарь нельзя «составить и забыть», так как сведения в него нужно заносить ежедневно (в крайнем случае – в конце недели), постоянно корректировать данные, чтобы плановые показатели совпадали с фактическими;

• степенью детализации: в бюджете все данные представляются в укрупненном виде, а в календаре, наоборот, расписываются максимально детально, с указанием контрагентов, видов товаров или услуг, наименований расчетных счетов и пр. 

Получается, что платежный календарь – это оперативный и краткосрочный документ, с помощью которого можно избежать кассовых разрывов. В календаре точно указываются суммы и сроки платежей, наглядно подается информация о том, куда или откуда пойдут деньги.

БДДС составляют на длительный срок (от 1 месяца и более). Это инструмент стратегического планирования, для которого не столь важно, откуда придут или куда уйдут деньги – финансовые потоки не детализируются и подаются обобщенно (например, «Налоги» или «Закупка сырья»). Цель бюджета движения денежных средств – установить платежеспособность компании и определить потребность в заемных финансах.