Источник: ООО "Небо"
Закупки — это не только участие в тендерах, но и просто покупка необходимых для бизнеса товаров. Отделы закупок или менеджеры играют важную роль в бизнес-процессах компании. И для этого направления нужно стратегическое планирование. Решили перевести материал европейских закупщиков про самые распространенные ошибки этой отрасли. Информация будет полезна и российским предпринимателям.
-
Выход за рамки бюджета
На самом деле предприниматели довольно часто превышают лимиты для закупок. Чаще всего это происходит в начале бюджетного года. Из-за того, что когда начинается год, то много затрат, а затем на это накладывается общее неэффективное руководство закупками.
Проще всего решить проблему с помощью планирования бюджета на месяц. Так проще держать себя в рамках, постоянно контролировать затраты и где-то сокращать закупки.
-
Отсутствие отношений с поставщиками
Поставщики регулярно обновляют бизнес-процессы, предлагают новые продукты и решения для пользы клиентов. Если не вести диалог, то ваша компания пройдет мимо этого. Понятно, если у вашего поставщика не так много клиентов, то менеджеры найдут способ с вами связаться.
Но если клиентов сотни, то старайтесь самостоятельно узнавать про новые условия, следите за рассылкой и соцсетями поставщиков.
-
Покупать и не торговаться
Ошибочно думать, что цены в каталоге выбиты на камне. Ведите переговоры и пытайтесь договориться о стоимости, которая включает ваши расходы на доставку и получение товаров.
Если собираетесь установить долгосрочные отношения с поставщиками, то ищите способы снизить цену, благодаря повторным заказам или пообещайте ранние платежи. Но старайтесь не торговаться для каждого заказа, а предлагать поставщикам взаимовыгодные условия.
-
Импульсивные покупки
Да такие покупки есть и в деловом мире, а не только у посетителей супермаркетов. Иногда руководителям кажется, что такая покупка хороша в данный момент, но они забывают про стратегическое планирование. В перспективе такое приобретение может нарушить баланс.
Рассматривайте общую картину, потому что импульсивная покупка не позволит рассмотреть все стороны бизнеса. Например, цена окажется лучше, а качество нет. Не спешите, а выстраиваете процесс закупок так, чтобы учитывать все интересы бизнеса.
-
Отказ от инноваций
Очень часто даже самые старательные менеджеры забывают узнавать, есть ли у поставщиков возможности упростить процессы закупок. Поэтому важно регулярно общаться с поставщиками и овузчивать свои «хотелки». На той стороне могут прислушаться и предложить удобные решения.
-
Нет технического соответствия
Покупатели оплачивают в том числе и затраты на производство. Поэтому специалисты должны делать закупки после того, как все процессы приведены к техническому соответствию.
Например, производство планирует выйти на новые объемы, которые реально только на новых станках. В такие моменты нежелательно закупать комплектующие для старых станков, если скоро на них уже не будут работать.
-
Несоблюдение коммерческих условий
Отдел закупок всегда должен соблюдать коммерческие интересы своей компании. К сожалению, это не всегда происходит. У бизнеса есть банковские гарантии, кредиты, издержки и все они влияют на цены для клиентов. Потому надо закупаться так, чтобы цены соответствовали бюджетной политике компании.
-
Нет политики комплаенса
Мы писали, что в России комплаенс воспринимается несколько иначе, чем на западе. Но в целом все процессы лучше выстроить так, чтобы контролирующие органы не имели претензий к ценам, отчетам и контрагентам. То есть придется разработать принципы работы, которые этичны на всех этапах сделки.
-
Нет командной работы
В некоторых компаниях отделы самостоятельно закупаются для своей работы. Может случиться так. что покупка скажется на работе другого отдела, хотя это было неочевидно.
Поэтому все участники закупки должны уточнять мнение коллег при своих закупках. Это поможет избежать конфликтов внутри компании и неравномерного распределения бюджета.
-
Игнорирование ПО
Сегодня программное обеспечение действует практически для любого направления бизнеса. Если начнете использовать ПО для закупок, то сократите сроки сделки и научить оптимизировать цены на товары и услуги. Все это в сумме сократит ваш бюджет, которые уходит на покупку всего необходимого для бизнеса.
Избегайте эти ошибки, если хотите оптимизировать затраты компании и сделать закупки максимально эффективными.