Учет движения денежных средств — организация процесса в 6 шагов

Автор: Мария Трубеева, финансовый директор Нескучных Финансов

Говорят, что ДДС — это самый простой из управленческих отчетов. И это действительно так: нужно просто отражать, сколько денег поступило на счет и ушло с него. Никаких вам непоняток с этапами признания выручки и показателей, которые непонятно, как трактовать.

Но я как финансовый директор ответственно заявляю: отчет о движении денежных средств тоже не пальцем делан. В этой статье опишу, какие действия нужно предпринять, чтобы собирать ДДС регулярно и правильно.жимая на кнопку, вы принимаете Положение и Согласие на обработку персональных данных.

Что дает учет движения денежных средств

Когда вы внедрите ДДС, то будете знать всё про деньги вашего бизнеса. Да, это пока ничего не скажет о прибыли компании, эффективности ее работы — но вы хотя бы будете в курсе, что там с деньгами.

Вот главное, что показывает отчет о движении денежных средств:

• сколько денег у вас на счетах

• на каких именно кошельках лежат деньги

• откуда приходят деньги

• куда уходят деньги

Шаг 1. Выписать, за что вы получаете и на что тратите деньги

Перед тем, как начинать вести ДДС, выпишите все статьи доходов и расходов, которые только вспомните. Дайте списку отлежаться денек, посмотрите на него и дополните, если вспомните что-то еще. В итоге, у вас должен получиться длинный список всего, за что вы получаете и на что тратите деньги: поступления от клиентов, кредиты, покупка воды в офис, зарплаты и так далее.

Все это надо сделать заранее и с полной ответственностью. Можно, конечно, вспоминать новые статьи по ходу ведения ДДС. Но тогда вы не сможете использовать эти «разгоночные» месяцы для сравнения поступлений и трат в динамике. Хотите сравнить, почему в июне потратили больше, чем в мае, а не сможете — статьи не совпадают.

Шаг 2. Сгруппировать статьи поступлений и трат

У вас есть большой список, за что вы получаете и на что тратите деньги. И вот вы или ваш сотрудник садитесь заполнять отчет. Вводите сумму, хотите выбрать ее назначение — и выпадает огромное меню позиций на 50, из которых надо выбрать одну.

Развлечение сомнительное, плюс ко всему, бесполезное. Так ли вам важно видеть, что как вы тратили на интернет 1 000 рублей, так и тратите на протяжении года? Или что расходы на воду меняются на 300–500 рублей в месяц?

Мыслите более крупными мазками, группируйте похожие статьи.

Детализация расходов внутри групп никуда не денется — все равно будете указывать, на что именно ушли деньги или откуда пришли деньги при вводе цифр. Но если с группой все нормально, то эта детализация не будет вас отвлекать.

А вот если происходит какая-то аномалия, то тогда уже сможете раскурочить группу и понять, почему же на обслуживание офиса в этом месяце потратили на 30% больше, чем в предыдущем.

Соблюдайте принцип существенности. Управленческий учет дает вам полную свободу обращать внимание только на то, что существенно именно для вас. Это не бухгалтерия. Если вы понимаете, что информация об определенном виде расходов вам ничего не дает — засуньте ее в какую-нибудь категорию и вспоминайте только в крайних случаях. И наоборот — когда какая-то статья расходов для вас особенно важна, можете хоть обдетализироваться. Дело ваше.

Шаг 3. Разделить денежные потоки по видам деятельности

Сейчас будет скукотища, но эта скукотища важная, поэтому потерпите немножко. Итак, денежные потоки в бизнесе делятся на три вида деятельности:

• Операционная — все, что связано с основной деятельностью вашей компании: поступления от клиентов, закупка товара, зарплаты, аренда офиса, налоги и так далее. Это то, что вы делаете каждый день, чтобы зарабатывать.

• Финансовая деятельность — это разные виды займов, вкладов и выплата дивидендов.

• Инвестиционная деятельность — вложения денег, которые приносят прибыль в долгосрочной перспективе: покупка оборудования, недвижимости.

Это нужно, чтобы видеть: за счет чего вам приходят деньги и на что вы их тратите. Например, если операционная деятельность постоянно в минусе, а финансовая в плюсе — это значит, что вы постепенно закредитовываетесь и плохи будут дела.

Таким должен стать список статей за три шага

Шаг 4. Собрать все кошельки в одном месте

Если у вас несколько расчетных счетов, кассы, электронные кошельки, то вы прекрасно понимаете, какая это боль — держать все деньги под контролем и понимать, где сколько лежит. Поэтому в отчете ДДС отражайте, сколько денег лежит на каждом из ваших кошельков. Для этого сделайте вот что:

• Зайдите во все ваши счета, залезьте во все кассы и посчитайте, сколько в них денег. Эти цифры будете использовать как отправные точки.

• Для каждого поступления и списания денег указывайте кошелек, с которого проводилась операция.

Теперь вы всегда будете знать, сколько у вас денег и где они лежат.

Изменение количества денег в сводном помесячном отчете на расчетниках в «Альфе» и «Точке» и в кассе

Шаг 5. Назначить ответственных

Если у вас небольшой бизнес, то можете вести отчет самостоятельно. Но когда операций много, то их занесение в отчет занимает прилично времени. У собственника много задач поважнее, чем ведение ДДС. Значит, надо делегировать.

Вариантов делегирования ДДС множество, все зависит от структуры вашего бизнеса и ресурсов, которые вы можете на это выделить. Можете нанять финансового менеджера, который будет заниматься всеми цифрами сразу. Можете сделать ведение ДДСки одной из задач вашего помощника. Если у вас несколько счетов, можно поставить ответственного на каждый счет.

Для последней ситуации рекомендую завести для ответственных локальные отчеты, которые вы потом будете сводить в один большой ДДС. Если дать нескольким людям доступ к одной странице, рано или поздно кто-то что-то случайно сотрет или поломает формулу. Проверено опытом.

Шаг 6. Регулярно вносить и сверять цифры

Предыдущие шаги были подготовительной работой перед тем, чтобы собственно начать вести ДДС. Остается лишь регулярно вносить новые цифры и сверять их с действительностью.

В большинстве компаний достаточно будет заполнять отчет раз в неделю. Если заниматься этим каждый день, то получится слишком много возни, от которой не так много прока.

Но помните о принципе существенности! Если вам существенно заполнять отчет каждый день, то заполняйте, конечно. Я говорю о том, как у большинства.

И еще возьмите за правило сверять цифры с действительностью. Именно для этого вы назначали ответственного. По ДДС в кассе 102 853 ₽, а по факту — 81 652 ₽. Кто ответственный за кассу? Мария Алексеевна. Вот пусть Мария Алексеевна садится и ищет, куда потерялись 21 202 ₽.

* * *

Если вы предприниматель, то знайте: организовывать ведение ДДС — не ваша задача. Этим занимается финансовый директор, как и внедрением многих других отчетов.