Аудиторская документация

Аудиторская документация (Audit documentation) – это письменное отражение выполненных аудиторских процедур, полученных аудиторских доказательств, заключений, сделанных аудитором.

В соответствии с МСА 230 «Аудиторская документация» а удитор должен своевременно подготовить аудиторскую документацию, дающую:

(а) достаточные и надлежащие записи для обоснования аудиторского отчета (заключения) и

(б) доказательства того, что аудит был проведен в соответствии с МСА и применимыми требованиями законодательства и регулирования.

Напомним, что аудиторская документация (Audit documentation) – это письменное отражение выполненных аудиторских процедур, полученных аудиторских доказательств, заключений, сделанных аудитором (иногда используется термин «рабочие документы»).

Комитет по международным стандартам аудита и подтверждения достоверности информации в руководстве «Applying ISAs Proportionately with the Size and Complexity of an Entity» отметил, что н а базовом уровне аудиторская документация аудита помогает аудитору при планировании и выполнении аудита. Это облегчает контроль и анализ работ, выполненных ассистентами, оценку полученных аудиторских доказательств и формирование выводов до завершения составления аудиторского отчета. Кроме того, аудиторская документация обеспечивает хорошее начало аудита на следующий год. Особо важное значение имеет то, что аудиторская документация может способствовать повышению качества аудита с точки зрения качества аудиторских выводов. Зачастую обоснованность выводов выше, когда аудитор тратит время на документирование фактов о важных вопросах и оснований для аудиторского заключения1.

Согласно МСА 230.7, аудиторская документация может быть представлена в форме данных на бумажных, электронных или иных носителях. Она включает в себя, например, аудиторские программы, анализы, меморандумы решений по вопросам, обзоры значительных вопросов, письма-подтверждения и представления, контрольные листы и корреспонденцию (включая электронную почту) по значительным вопросам. Выдержки или копии записей субъекта, например значительных и специфических контрактов и соглашений, при необходимости могут быть включены в аудиторскую документацию. В то же время аудиторская документация не может заменить бухгалтерских записей субъекта. Аудиторская документация по специфическому аудиторскому соглашению собирается в аудиторском файле.

Объем рабочих документов зависит от профессионального суждения аудитора. Нет необходимости и нецелесообразно документировать каждый вопрос, рассматриваемый аудитором. В частности, недопустимо включать в состав рабочей документации копии первичных документов, оформленных надлежащим образом, не содержащих ошибок и соответствующих хозяйственным операциям, описываемым этими первичными документами. Вместо копий таких документов допустимо составление сводной таблицы с указанием перечня проверенных операций и проставлением отметки о наличии и правильности соответствующих первичных документов.

Аудиторская документация должна быть подготовлена таким образом, чтобы опытный аудитор смог понять, не будучи ранее связанным с данным аудитом:

(а) характер, сроки и масштаб аудиторских процедур, выполненных для соответствия МСА и установленным законодательным требованиям, а также требованиям регулятора;

(б) результаты аудиторских процедур и полученные аудиторские доказательства и

(в) значительные вопросы, возникающие в ходе аудита, и заключения, сделанные по ним.

При подготовке рабочих документов в отношении характера, сроков и масштаба выполненных аудиторских процедур аудитор должен задокументировать определяющие характеристики тестируемых специфических статьей или значительных вопросов. Документация определяющих характеристик служит нескольким целям. Например, она позволяет аудиторской команде нести ответственность за свою работу, а также предоставляет возможность рассмотреть все исключения и несоответствия.

Определяющие характеристики

Значительные вопросы

 

При детальном тестировании заказов на закупку, подготовленных субъектом, аудитор может выбрать документы для тестирования по дате и уникальным номерам заказов на закупку

Вопросы, вызывающие значительные риски (в соответствии с МСА 315 «Знание субъекта и его среды, оценка рисков существенных искажений»)

При выполнении процедур, требующих выбора или обзора всех статей, превышающих определенную сумму, из выбранной совокупности аудитор может задокументировать масштаб процедуры и определение совокупности (например, все журнальные проводки свыше определенной суммы из регистра учета)

Результаты аудиторских процедур, указывающие на:

(а) то, что финансовая информация могла быть искажена;

(б) необходимость пересмотра прошлой оценки аудитора, рисков существенных искажений и действий, предпринятых аудитором в отношении этих рисков

При выполнении процедур, требующих систематической выборки из совокупности документов, аудитор может выделить выбранные документы по их источнику, точку отсчета и интервал выборки

Обстоятельства, которые могут вызвать значительные трудности при выполнении аудитором необходимых аудиторских процедур

 

При выполнении процедур, требующих проведения опроса специфического персонала субъекта, аудитор может задокументировать даты опросов, имена и должности персонала субъекта

Выводы, которые могут привести к модификации аудиторского отчета (заключения)

При выполнении процедур наблюдения аудитор может задокументировать наблюдаемый процесс или предмет изучения, соответствующих лиц, их ответственность, а также время и место проведенного наблюдение

 

Кроме того, согласно МСА 230, аудитор не может, а именно должен :

(а) своевременно документировать обсуждение значительных вопросов с руководством субъекта и другими лицами;

(б) задокументировать свои действия по устранению противоречий или разногласий при формировании окончательного заключения;

(в) своевременно завершить формирование окончательного аудиторского файла после даты аудиторского отчета (заключения).

Международный стандарт контроля качества 1 (МСКК) предусматривает, чтобы фирмы разработали политику и процедуры для своевременного завершения формирования аудиторского файла. На это обычно предусматривается 60 дней после даты аудиторского отчета (заключения). Хотя требование МСКК 1 и не является императивным, очень желательно не превышать указанный срок для своевременного завершения формирования аудиторского файла.

После завершения формирования окончательного аудиторского файла аудитор не должен удалять или изымать аудиторскую документацию до окончания периода хранения.

В соответствии с МСКК 1 в отношении рабочих документов по соглашениям об аудите срок хранения обычно составляет не менее пяти лет с даты аудиторского отчета (заключения) или с даты аудиторского отчета (заключения) по консолидированной финансовой отчетности, если он был выпущен позже.

Если аудитор считает необходимым модифицировать существующую аудиторскую документацию или добавить новую аудиторскую документацию после формирования окончательного аудиторского файла, то он должен вне зависимости от характера модификаций или дополнений задокументировать :

(а) когда и кем они были осуществлены и, при необходимости, проверены;

(б) специфические причины их осуществления и

(в) их влияние, если такое имеется, на аудиторские заключения.

При исключительных обстоятельствах , возникающих после даты аудиторского отчета (заключения), предусматривающих выполнение аудитором новых или дополнительных аудиторских процедур или которые привели к новым заключениям, аудитор должен задокументировать:

(а) возникшие обстоятельства;

(б) новые или дополнительно выполненные аудиторские процедуры, полученные аудиторские доказательства и сделанные заключения и

(в) когда и кем были внесены изменения в аудиторскую документацию и, при необходимости, проверены.

Ниже приведем рекомендуемый порядок оформления рабочей документации2 :

Показатель (категория)

Содержание (информация, требования)

1. Вид папки

1.1 Постоянная папка

В постоянной папке размещается постоянная и мало меняющаяся информация о клиенте, например:

копии пакета учредительных документов;

информация о главных акционерах (совладельцах);

данные об организационной структуре предприятия;

копии долгосрочных соглашений (с банками о займах, с собственными клиентами, с поставщиками), которые имеют значение для проведения аудита на протяжении многих лет;

копии нормативных документов, имеющие отношение к функционированию данного предприятия или предприятий некоторой специфической группы, к которой имеет отношение и организация клиента

 

1.2 Ежегодная (текущая папка)

В ежегодной (текущей) папке размещаются текущие рабочие документы аудиторской проверки по итогам каждого конкретного финансового года. На каждый год по каждой проверяемой организации заводится отдельная текущая папка или (в случае значительного объема документации) комплект папок

2. Структура текущей папки

В текущей папке выделяются 6 разделов, обозначенных римскими цифрами, содержащих следующие документы:

I - копии документов бухгалтерской отчетности клиента, подлежащие проверке; копии наиболее важных регистров учета клиента, которые могут служить основанием для подготовки бухгалтерской отчетности; копия официального аудиторского заключения по данной бухгалтерской отчетности; копия письма аудиторов руководству проверяемой организации (подробного отчета аудиторов) по итогам работы;

II - документы, отражающие завершение аудиторской проверки: анкета старшего аудитора по итогам проверки; анкета проверяющего (партнера) по итогам проверки; перечни нерешенных вопросов; табели учета рабочего времени и другие документы (протоколы, записки), отражающие завершение работы и решение возникающих при этом проблем, копии актов приема-сдачи работы;

III - основные и сопроводительные документы, отражающие планирование работы: бланк данных по планированию аудита; копии договора (контракта) аудиторской фирмы с клиентом и документы (переписка), отражающие порядок заключения такого договора; бланк, отражающий информацию о деятельности (бизнесе) клиента, и документы, подтверждающие сведения такого бланка; информация о системе бухгалтерского учета и системе внутреннего контроля клиента; информация о компьютеризации системы бухгалтерского учета клиента и прочая информация, отражающая ход планирования аудиторских работ;

IV - перечень важных вопросов и замечаний, возникших в ходе работы с клиентом: список отмеченных проблем; реестры отмеченных отклонений; пункты письма руководству клиента (отчета аудитора) с соответствующими рабочими документами и пояснениями;

V - документы, отражающие непосредственный ход аудиторской проверки: схемы проверки конкретной области учета; программы проведения самостоятельных аудиторских процедур, аналитических процедур и проверок средств контроля; рабочие документы, непосредственно отражающие ход выполнения этих процедур и проверок; документы, обобщающие результаты проведения таких процедур;

VI - документы, не нашедшие своего места в других разделах папки: черновики, испорченные бланки, дубликаты документов и т. п.

3. Обязательные реквизиты рабочих документов

Наименование документа.

Наименование проверяемого экономического субъекта. Наименование проверяемого экономического субъекта размещается в левом верхнем углу документа. Можно сокращать название проверяемого экономического субъекта при условии, что данное сокращение расшифровано отдельно в рабочей документации и применяется всеми исполнителями (аудиторами), принимающими участие в аудиторской проверке.

Период, за который проводится аудит.

Указание на тест проверки.

Дата выполнения аудиторской процедуры или составления документа.

Личная подпись лица, создавшего документ, и ее расшифровка.

Дата проверки документа.

Личная подпись лица, проверившего документ, и ее расшифровка

По окончании работы с клиентом руководитель проверки обязан проверить порядок оформления папки клиента:

- правильность размещения документов в папке;

- полноту документов, относящихся к выполнению аудиторского задания;

- наличие и правильность нумерации страниц;

- наличие в необходимых случаях перекрестных ссылок на другие рабочие документы.

Ниже приведем пример рабочего документа «Анкета о завершении аудиторской проверки»3.

 

АНКЕТА О ЗАВЕРШЕНИИ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ

 

 

Audit Completion Questionnaire

 

 

 

КЛИЕНТ:

ПЕРИОД ДО:

 

Следует начать заполнение бланка до подписания аудиторского заключения.

 

Дата и подпись

 

Руководитель проверки

Проверяю щий

Менеджер по клиенту

Куратор по клиенту

А. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ

1. Аудиторская проверка проведена в соответствии с намеченными планами

 

 

 

 

2. Все услуги, предусмотренные договором, оказаны

 

 

 

 

В. ПРИВЛЕЧЕНИЕ МЕНЕДЖЕРА ПО КЛИЕНТУ

1. В отношении привлечения менеджера по клиенту считаю:

·      (a) нет необходимости привлечения менеджера по клиенту

·      (b) есть необходимость привлечения менеджера по клиенту, так как:

есть неоднозначные вопросы, требующие выработки общего мнения специалистов фирмы;

есть существенные нарушения, ведущие к заключению с оговорками (отрицательному заключению, отказу от выражения мнения).

Менеджер по клиенту должен поставить свою подпись в ячейках, в которых находится буква (b)

 

 

 

 

С. ПРИВЛЕЧЕНИЕ КУРАТОРА ПО КЛИЕНТУ

1. В отношении привлечения куратора по клиенту считаю, что:

·      нет необходимости в привлечении куратора по клиенту;

·      (c) есть необходимость привлечения куратора по проекту, так как:

клиент является значимым для фирмы;

есть существенные нарушения, ведущие к выдаче аудиторского заключения с оговорками (отрицательного заключения, отказа от выражения мнения).

Куратор по клиенту должен поставить свою подпись в ячейках, в которых находится буква (с)

 

 

 

 

D. ЗАВЕРШЕНИЕ ПОДГОТОВКИ АУДИТОРСКОГО ФАЙЛА

1. Я просмотрел/просмотрела и обновил/обновила все существующие файлы по данному клиенту (переписка, постоянный файл)

 

 

 

 

2. Я убедился/убедилась в том, что все «Схемы проверки» соответствующим образом подписаны

 

 

 

 

3. Я подготовил (подготовила)/проверил (проверила) бланк IV-A «Перечень существенных проблем»

 

 

(b)

(c)

4. Я закончил/закончила детальный анализ критических областей аудита

 

 

(b)

(c)

 

 

Руководитель группы аудиторов

Участник комитета

Менеджер по клиенту

Куратор по клиенту

5а. Я подтверждаю, что аудит за I квартал отчетного года проведен надлежащим образом и аудиторский файл содержит все необходимые доказательства, подтверждающие правильность сделанных в аудиторском отчете выводов

 

 

(b)

 

5b. Я подтверждаю, что аудит за I полугодие отчетного года проведен надлежащим образом и аудиторский файл содержит все необходимые доказательства, подтверждающие правильность сделанных в аудиторском отчете выводов

 

 

(b)

 

5с. Я подтверждаю, что аудит за 9 месяцев отчетного года проведен надлежащим образом и аудиторский файл содержит все необходимые доказательства, подтверждающие правильность сделанных в аудиторском отчете выводов

 

 

(b)

 

5d. Я подтверждаю, что аудит за отчетный год проведен надлежащим образом и аудиторский файл содержит все необходимые доказательства, подтверждающие правильность сделанных в аудиторском заключении выводов

 

 

(b)

(c)

6. Я получил/получила официальные письма с разъяснениями от клиента в отношении всех существенных областей, включая письмо о соответствии закону совершенных операций, разъяснения по операциям со связанными сторонами и (если применимо) в отношении соблюдения принципа действующего предприятия

 

 

 

 

7. Я ознакомился/ознакомилась с событиями, произошедшими после отчетной даты, и с условными фактами хозяйственной деятельности

 

 

 

 

8. Все вопросы, отраженные в бланке II-C «Перечень отложенных дел», решены

 

 

 

 

E. ФИНАНСОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ И АУДИТОРСКИЕ ОТЧЕТЫ

1. Я получил/получила всю необходимую информацию, которая, по-моему мнению, была необходима для целей аудита

 

 

 

 

2. Я подтверждаю, что:

·      бухгалтерская отчетность подготовлена в соответствии с требованиями законодательства;

·      подготовлены все необходимые примечания к бухгалтерской отчетности в соответствии требованиями  законодательства;

·      хозяйственные операции были осуществлены в соответствии с нормами законодательства

 

 

(b)

 

3. Я убежден/убеждена в том, что:

 

 

 

 

·        финансовая отчетность подписана клиентом:

 

 

(b)

 

·        аудиторское заключение подготовлено соответствующим образом, содержит правильные выводы и подписан

«___» _____________ (дата подписания)

 

 

(b)

(с)

·        письменная информация для руководства клиента подготовлена надлежащим образом, содержит правильные выводы и рекомендации и подписана

«___» _____________ (дата подписания)

 

 

(b)

(c)

·        аудиторский отчет по результатам аудита за I квартал отчетного года подготовлен надлежащим образом содержит правильные выводы и рекомендации и подписан

«___» _____________ (дата подписания)

 

 

(b)

 

 

Руководитель группы аудиторов

Участник комитета

Менеджер по клиенту

Куратор по клиенту

·        аудиторский отчет по результатам аудита за I полугодие текущего года подготовлен надлежащим образом, содержит правильные выводы и рекомендации и подписан

«___» _____________ (дата подписания)

 

 

(b)

 

·        аудиторский отчет по результатам аудита за 9 месяцев текущего года подготовлен надлежащим образом, содержит правильные выводы и рекомендации и подписан

«___» _____________ (дата подписания)

 

 

(b)

 

·        аудиторский отчет по результатам аудита за текущий год подготовлен надлежащим образом, содержит правильные выводы и рекомендации и подписан

«___» _____________ (дата подписания)

 

 

(b)

 

F. ТИП АУДИТОРСКОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

Безусловно положительное

Условно положительное

Отрицательное

Отказ от выражения мнения

(выделить нужное)

G. ЗАВЕРШЕНИЕ РАБОТ

1. Все аудиторские отчеты переданы клиенту в сроки, предусмотренные договором «___» _______________ (дата)

 

 

 

 

2. Я подготовил/подготовила оценочные листы по итогам работы аудиторов и передал/передала их менеджеру по кадрам

 

 

 

 

3. Я передал/передала в бухгалтерию фирмы всю информацию, необходимую для выставления счетов клиенту

 

 

 

 

 

После подготовки совместно с представителями клиента акта о выполнении работ руководитель проверки обязан подшить копию акта в соответствующий раздел папки и сдать постоянную и текущую папки в архив.

Рабочая документация аудиторской проверки является строго конфиденциальной и подлежит хранению в специально оборудованных помещениях, исключающих случайное повреждение и/или уничтожение и допуск без специального разрешения.

Рабочие документы аудиторской проверки обычно могут быть выданы сотрудникам аудиторской фирмы только в соответствии с необходимостью проведения последующей проверки или уточнения отдельных вопросов предыдущей проверки при наличии разрешения менеджера или куратора данного проекта.


1. Вячеслав ВАРЕНЯ. «Особенности аудита малых и средних предприятий». Журнал «Учет и аудит Казахстана».

2. На основе Методических рекомендаций «Документирование», разработанных в рамках Научно-методической конференции "Аудит в соответствии с МСА" в рамках проекта ТАСИС "Реформа Российского Аудита" . http://gaap.ru/biblio/audit/tasis/004.asp

3. Приложение "Структура аудиторского файла и кодировка бланков" к Методическим рекомендациям «Документирование», разработанных в рамках Научно-методической конференции "Аудит в соответствии с МСА" в рамках проекта ТАСИС "Реформа Российского Аудита" . http://gaap.ru/biblio/audit/tasis/pril_2.doc