Единый ритм с бизнесом: непрерывный мониторинг как инструмент внутреннего аудита на примере процесса закупок

Автор: Людмила Диордиева, CIA, директор по внутреннему аудиту ООО «Интер РАО – Управление электрогенерацией», член Ассоциации «Институт внутренних аудиторов»¹

Внутренний аудит – бездонный кладезь возможностей для применения знаний в различных сферах деятельности, которые могут быть полезны организации в процессе достижения ее целей. Необходимость соблюдения международных стандартов не ограничивает возможность выбора новых объектов, методов проверок, тенденций развития. Еще вчера аудитор сличал подписи на документах, выявлял отклонения в показателях и их причины. Сегодня внутренний аудит приблизился к бизнесу и старается как минимум идти с ним в ногу посредством формирования своевременных и полезных заключений и рекомендаций.

Какие изменения в процессе внутреннего аудита необходимы для обеспечения формирования таких рекомендаций? Этот вопрос постоянно задают себе прогрессивные руководители служб внутреннего аудита.

По моему мнению, одним из таких инструментов является непрерывный мониторинг. Он позволяет на постоянной основе с помощью системы наблюдений за бизнес-процессами (сбор, обобщение, систематизация, анализ и оценка информации о бизнес-процессе):

• оценивать их эффективность, в том числе текущий/ целесообразный уровень автоматизации и цифровой трансформации;

• формировать своевременные и полезные рекомендации по оптимизации;

• выявлять факты и риски мошенничества.

Проведение непрерывного мониторинга всех бизнес-процессов компании нецелесообразно и требует значительного расхода ресурсов, в том числе человеческих и материальных. Поэтому следующей задачей руководителя внутреннего аудита является определение бизнес-процессов для проведения непрерывного мониторинга.

В условиях ограниченности ресурсов и риск-ориентированного подхода к планированию деятельности внутреннего аудита разумно проводить мониторинг основных и вспомогательных направлений деятельности, недостаточная эффективность которых формирует существенные риски для компании. При выборе предмета мониторинга необходимо оценить уровень регулирования и регламентации процесса, эффективность и достаточность контроля за процессом со стороны менеджмента компании и надзорных органов, а также актуальность, достаточность, достоверность и полноту оцениваемой информации.

Для компаний, работающих в энергетическом секторе, таким процессом может являться, например, закупочная деятельность по следующим основаниям:

1) наличие недостатков регулирования и регламентирования на уровне нормативно-правовых актов и внутренних нормативных документов компании в части:

• подходов к формированию начальной максимальной цены закупок², основанной на маркетинговом анализе рынка, при котором установлен приоритет ценовых предложений производителей и дилеров продукции;

• подходов к использованию процесса переторжек и переговоров при осуществлении закупочной процедуры;

• механизмов унификации технических заданий, формирования средне- и долгосрочных потребностей на поставку продукции, выполнению работ, оказанию услуг.

2) нестабильная правовая среда: высокая частота и существенное количество изменений нормативно-правовых актов в области закупочной деятельности;

3) наличие недостатка компетенций и численности сотрудников, осуществляющих закупки в компании, имеющей широкий спектр бизнес-процессов и направлений деятельности, для осуществления контроля за процессами планирования, проведения закупочной процедуры (в том числе проведения экспертиз заявок участников закупочных процедур), договорной работы;

4) существенное влияние закупочной деятельности на функционирование основных и вспомогательных процессов компании;

5) автоматизация процесса «Закупочная деятельность» посредством внедрения программных продуктов, в которых отражена актуальная, достаточная, достоверная и полная информация о закупках.

Автоматизация закупочной деятельности в компании позволила службе внутреннего аудита в этом году внедрить полноценный непрерывный мониторинг по следующему алгоритму:

1) актуализация информации о бизнес-процессе, определение периодичности проведения актуализации;

2) формирование системы индикаторов для автоматизированного выявления отклонений и рисков в бизнес-процессе и внедрение их в автоматизированную систему компании;

3) постоянный мониторинг процесса (отслеживание данных о существенных отклонениях и рисках бизнес-процесса);

4) формирование выборки закупок по определенным индикаторам для анализа с периодичностью 1 раз в неделю;

5) определение и унификация аудиторских процедур;

6) информирование заинтересованных лиц компании о результатах непрерывного мониторинга (о выявленных нарушениях, недостатках, рисках, возможностях повышения эффективности процесса).

Рассмотрим составляющие алгоритма подробнее.

I. Актуализация информации о бизнес-процессе

Внедрение непрерывного мониторинга стоит начать с процедуры актуализации информации о бизнес-процессе, периодичность проведения которой зависит от различных факторов, в т.ч.:

• частоты и количества изменений нормативно-правовых актов и внутренних нормативных документов, регулирующих закупочную деятельность;

• периодичности проверок закупочной деятельности, осуществляемых внутренними и внешними поставщиками гарантий;

• периодичности формирования отчетности о закупочной деятельности.

Основными процедурами, проводимыми в рамках актуализации информации, могут быть:

• анализ нормативно-правовых актов и внутренних нормативных документов, регулирующих закупочную деятельность, оценка влияния их изменений на необходимость проведения дополнительных аудиторских процедур;

• анализ результатов:

• предыдущих аудиторских проверок и непрерывных мониторингов закупочной деятельности,

• корректирующих мероприятий по итогам предыдущих аудиторских проверок/ непрерывных мониторингов закупочной деятельности;

• проверок, проведенных иными поставщиками гарантий;

• оценка системы показателей, используемых для определения эффективности бизнес-процесса, включая анализ их соответствия стратегии компании;

• анализ изменений в организационной структуре подразделений, занимающихся закупочной деятельностью (в том числе, количество принятых и уволенных сотрудников, причины увольнения, профессиональные компетенции вновь принятых на работу);

• актуализация возможных внутренних и внешних источников информации для анализа;

• анализ динамики показателей закупочной деятельности компании, в том числе:

• выполнение плановых параметров закупочной деятельности (количество, стоимость, способ осуществления закупок, сроки проведения закупок);

• оценка эффективности закупок, осуществленных конкурентным способом, в различных ценовых диапазонах;

• уровень конкуренции при проведении закупок.

• определение частоты участия победителей закупочных процедур в закупках, проводимых компанией;

• анализ обращений участников закупочных процедур, проводимых в компании, в ФАС России;

• анализ переписки менеджмента компании относительно проблем при осуществлении закупки (с исполнителем закупки, участниками закупочных процедур);

• изучение отчетности и результатов оценки рисков при осуществлении закупочной деятельности, проведенной менеджментом компании.

II. Формирование системы индикаторов для автоматизированного выявления отклонений и рисков в бизнес-процессе

Индикаторы для автоматизированного выявления отклонений и рисков в закупочной деятельности, а также подходы к формированию последующей выборки и дальнейших аудиторских процедур сложились исходя из опыта и результатов аудитов закупочной деятельности, полученных в предыдущие периоды.

В качестве основных индикаторов для автоматизации можно отметить следующие:

• закупки, стоимость которых увеличена в ходе проведения закупочных процедур;

• закупки, имеющие существенные отклонения фактических параметров от плановых (стоимость и сроки осуществления закупки, способ проведения закупки);

• закупки, по которым победитель отвечает следующим критериям:

• имеет выручку от осуществления своей деятельности существенно ниже стоимости закупки;

• занимается широким спектром различных видов деятельности;

• не имеет опыта выполнения работ, оказания услуг по предмету закупки;

• закупки, которые ранее не осуществлялись в компании;

• закупки, осуществленные у недобросовестных поставщиков и подрядчиков.

В компании автоматизация процесса закупочной деятельности осуществляется посредством отечественного программного обеспечения (ЕИСЗ). Система комплексно автоматизирует все стадии закупочной деятельности – начиная от процессов планирования структурными подразделениями потребностей в закупке до процессов формирования реестра заключенных договоров. Сотрудники службы внутреннего аудита имеют доступ к данной программе на праве чтения.

Для автоматизированного выявления отклонений и рисков в закупочной деятельности ИТ-аудиторы разработали программный модуль, исходные данные для которого выгружаются из ЕИСЗ.

Неавтоматизировано сотрудники службы внутреннего аудита определяют объекты выборки по следующим критериям:

• закупки, осуществленные способом «Единственный поставщик» при наличии конкурентной среды;

• закупки, имеющие в своем составе разнородную продукцию;

• области закупочной деятельности, имеющие существенные недостатки, выявленные в ходе ранее проведенных проверок/ непрерывных мониторингов компании со стороны внешних и внутренних поставщиков гарантий.

Стоит отметить, что обычно уровень автоматизации процесса зависит от общего уровня автоматизации в компании.

III. Определение и унификация аудиторских процедур

Основными аудиторскими процедурами в разрезе подпроцессов/ процессов могут быть:

Планирование закупок:

• сопоставление плановой потребности закупки с требованиями, утвержденными в компании;

• сопоставление планового параметра закупки с данными об остатках на складах (наименование, количество);

• проверка документов, обосновывающих плановую стоимость лота и полученную от третьих лиц, на достоверность, достаточность, своевременность и актуальность;

• сопоставление плановой и фактической стоимости лота с предложениями потенциальных производителей / дилеров, запрошенных в ходе непрерывного мониторинга;

• сопоставление плановой сметной стоимости работ на соответствие требованиям, утвержденным в компании, в части ценообразования;

• проверка состава лота на наличие разнородной продукции в объемах, превышающих разумные пределы;

• тест на осуществимость и экономическую целесообразность проведения конкурентной закупки способом «Единственный поставщик»;

• анализ аналогичных закупок в прошлые периоды для определения периодичности закупки, участников закупочной процедуры, победителя закупочной процедуры.

Проведение закупочных процедур:

• проверка технического задания лота на соответствие установленным требованиям в компании;

• проверка объективности и непредвзятости экспертной оценки заявок участников закупочной процедуры;

• сопоставление плановой и фактической стоимости закупки с предложениями потенциальных производителей/ дилеров, запрошенных в ходе непрерывного мониторинга;

• сопоставление фактической сметной стоимости работ на соответствие требованиям, установленным в компании, в части ценообразования;

• сопоставление фактических сроков проведения закупочной процедуры, относительно утвержденных в компании, определение причин и последствий выявленных отклонений;

• оценка обоснованности выбора победителя

• сопоставление законодательных требований в части импортозамещения с фактическим исполнением при выборе победителя закупочных процедур.

Договорная работа:

• сопоставление договорных условий, определенных в ходе закупочных процедур и при заключении договора;

• сопоставление фактических сроков заключения договора, относительно утвержденных в компании, определение причин и последствий выявленных отклонений.

Целью проведения аудиторских процедур является выявление:

• риска неэффективного и/или нецелевого расходования денежных средств, комплаенс-риска, риска мошенничества, риска потенциальных претензий со стороны государственных органов (в том числе налоговых органов, ФАС России), репутационного риска, риска предъявления штрафов;

• потенциала для повышения эффективности расходования денежных средств (возможности формирования долгосрочной закупки, а также совместных закупок).

IV. Информирование заинтересованных лиц о результатах непрерывного мониторинга

Периодичность направления заключений и рекомендаций заинтересованным лицам зависит от существенности выявленных нарушений и недостатков. Формат информирования носит справочный характер и содержит краткое описание результатов непрерывного мониторинга. При необходимости могут быть сформированы статистические таблицы и приложения с более подробным описанием выявленной проблематики.

***

Применение непрерывного мониторинга закупочной деятельности позволяет использовать компетенции сотрудников службы внутреннего аудита в максимальном объеме и формировать своевременные и полезные рекомендации для заинтересованных лиц, оценивать эффективность как основных, так и вспомогательных процессов в режиме реального времени, выявлять факты мошенничества, а также новые области для последующего аудита, в том числе планировать проверки исполнения договоров, по которым обнаружены существенные риски.

Результаты непрерывного мониторинга закупочной деятельности также могут быть использованы для оценки эффективности организации системы внутреннего контроля в соответствии с требованиями, предъявляемыми в рамках налогового мониторинга.

---