Автор: Владимир Александров, CIA, CISA, начальник управления внутреннего аудита, член Ассоциации «Институт внутренних аудиторов»

Во многих компаниях в период роста вопросы, связанные с формализацией бизнес-процессов и контрольных процедур, не поднимаются. Когда доходы компании стабильно и существенно растут, руководство, как правило, не фокусируются на потерях, возникающих вследствие недостатков в контрольной среде, тем более, если они не являются материальными по сравнению с доходами. Однако, когда период роста заканчивается и компания достигает зрелости, руководство часто задумывается об оптимизации бизнес-процессов с целью повышения эффективности контрольной среды для снижения потерь. В решении данной задачи менеджменту компании может помочь служба внутреннего аудита. Несмотря на то, что внутренний аудит не является источником доходов, при грамотном подходе он может помочь собственникам и руководству компании существенно снизить расходную часть, так, чтобы выгода от деятельности службы внутреннего аудита существенно превышала расходы на содержание самой службы.

1. Ориентированность руководства компании на устранение недостатков в бизнес-процессах является необходимым условием для успешной реализации проекта по совершенствованию системы внутреннего контроля. Без этого условия проект можно даже не начинать. Таким образом заинтересованность и поддержка руководства компании является первым необходимым условием успешной реализации проекта.

2. Вторым необходимым условием реализации проекта по построению системы внутреннего контроля является эффективная команда внутреннего аудита. Такая команда в совокупности должна обладать всеми необходимыми знаниями и компетенциями по каждому бизнес-процессу в периметре проекта, включая экспертизу в области используемых в компании ИТ-решений. Хорошей школой, как правило, является опыт работы в крупных аудиторских компаниях и во внутреннем аудите в компании с устоявшимися бизнес-процессами, с высоким уровнем контрольной среды. В таком случае внутренний аудитор имеет представление о правильной целевой модели и сможет эффективно консультировать бизнес, основываясь на своем практическом опыте. Также для аудитора будет полезен опыт практической работы в соответствующих бизнес-сферах, но данная практика (переход сотрудников из бизнес-подразделений во внутренний аудит) в основном используется в западных странах, нежели в России.

При построении эффективной команды внутреннего аудита необходимо также учитывать территориальное распределение компании и в соответствии с ним выбирать подходящую модель организационной структуры: централизованную в головном офисе, либо распределенную по ключевым регионам.

3. Начальный этап проектов такого рода предполагает проведение аудита ключевых бизнес-процессов, по итогам которого необходимо идентифицировать имеющиеся контрольные процедуры, разработать описание целевых контрольных процедур и составить план устранения недостатков в бизнес-процессах с точки зрения контрольных процедур. Правильное планирование на всех этапах проекта является третьим обязательным условием.

4. Четвертым условием является закрепление владельцев бизнес-процессов на всех уровнях, чтобы зафиксировать список сотрудников, управляющих изменениями в бизнес-процессах в своей зоне ответственности и непосредственно отвечающих за реализацию эффективных контрольных процедур. Стоит отметить, что аудитор в данном проекте может выполнять только роль консультанта, иначе будет нарушен принцип независимости.

5. Огромную роль в успехе проекта играет правильно выстроенная коммуникация. Все участники проекта и вовлеченные стороны должны иметь своевременный и полный доступ к информации. Мало составить хороший план проекта, его нужно постоянно поддерживать в актуальном состоянии, своевременно вносить коррективы и информировать об этом все вовлеченные стороны. Также необходимо правильно управлять ожиданиями руководства и постоянно работать над повышением уровня понимания всеми вовлеченными сторонами важности эффективной системы внутреннего контроля. Правильная коммуникация является пятым необходимым условием.

В ходе выполнения проекта службе внутреннего аудита почти наверняка придется столкнуться с рядом типичных трудностей, возникающих при ведении проектов такого рода:

  • Отсутствие заинтересованности, нежелание брать ответственность и противодействие некоторых бизнес-подразделений и менеджеров.

  • Влияние других проектов, идущих параллельно в компании, на бизнес-процессы и контрольные процедуры.

  • Низкий уровень понимания необходимости эффективного выполнения контрольных процедур исполнителями.

  • Длительные сроки доработок в ИТ-системах, необходимых для реализации проекта.

Помочь преодолеть данные трудности поможет выполнение 5 необходимых условий, перечисленных выше, а также настойчивость, целеустремленность и вера в успех проектной команды. Это является шестым и ключевым условием для успешной реализации проекта по построению эффективной системы внутреннего контроля.