Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»
Форму 4-ФСС обязаны представлять все страхователи, перечисляющие страховые взносы в Фонд соцстраха с выплат работникам. Приказом ФСС РФ от 04.07.2016 № 260 внесены изменения в действующую форму 4-ФСС. В связи с этим сдать отчет за 9 месяцев 2016 году нужно по новой форме.
Причина изменений в форме 4 - ФСС
Некоторые организации и частные агентства занятости вправе временно направлять своих работников для работы в другие организации.
Это возможно при соблюдении целого ряда условий.
В частности, в Трудовом кодексе есть целая глава 53.1, регулирующая эти вопросы. Она называется «Особенности регулирования труда работников, направляемых временно работодателем к другим физическим лицам или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала)».
При этом для работников, направленных по договору о предоставлении труда персонала, работодателем остается передающая сторона, поскольку именно с ней заключен трудовой договор.
Поэтому именно передающая персонал сторона обязана удерживать с заработка НДФЛ и начислять пенсионные и медицинские взносы.
Однако со взносами «на травматизм» ситуация особая.
Их также должна платить предоставляющая сторона, но с одной важной оговоркой – исходя из страхового тарифа, определяемого в соответствии с основным видом экономической деятельности принимающей стороны. Причем с учетом надбавок и скидок к тарифу по взносам.
Таким образом, передающая персонал сторона должна получить от принимающей стороны информацию о тарифе взносов «на травматизм», о скидках и надбавках.
Эту информацию, в частности, потребуется теперь отображать в новом расчете 4-ФСС. Также потребуется показывать и размеры выплат в пользу переданных «в аренду» работников.
Прежде было не ясно, как отражать в расчете 4-ФСС эти сведения.
Поэтому и потребовалось скорректировать форму 4-ФСС.
Новая таблица 6.1 в обновленной форме 4-ФСС
В обновленной форме 4-ФСС появилась новая таблица 6.1 «Сведения необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в пункте 2.1 статьи 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ».
В указанной статье указаны «страхователи, направляющие временно своих работников по договору о предоставлении труда работников (персонала) для работы у другого юридического лица или индивидуального предпринимателя».
Если же организация не предоставляет персонал «в аренду», то для нее форма расчета 4-ФСС остается прежней. Новую таблицу 6.1 можно попросту не заполнять (п. 2 Порядка заполнения формы 4-ФСС, утв. Приказом ФСС РФ от 26.02.2015 № 59).
Таким образом, новую таблицу 6.1 расчета обновленного расчета 4-ФСС нужно заполнять именно страхователям, которые имеют право предоставлять своих сотрудников «в аренду».
Индивидуальные предприниматели новую таблицу 6.1 заполнять никогда не должны, поскольку законодательство не позволяет им «сдавать» персонал в аренду.
При этом все остальные Разделы и таблицы формы 4-ФСС остались без изменений.
Кто должен сдавать отчетность по форме 4-ФСС за 9 месяцев
Новая форма 4-ФСС за 9 месяцев 2016 года обязательна для всех компаний, которые выплачивают вознаграждения физ. лицам по трудовым и по некоторым гражданско-правовым договорам (ч. 1, 3 ст. 5, ч. 1, 2 ст. 7, ч. 9 ст. 15 Закона № 212-ФЗ).
Это компании, подРазделения этих компаний и ИП.
А еще это адвокаты и нотариусы, а также физ. лица, не зарегистрированные в качестве ИП.
Обращаем внимание, что подРазделения подают 4-ФСС за тех физ. лиц, которые получали вознаграждения за работу в этих подРазделениях.
При этом такие подРазделения должны иметь свой отдельный баланс и расчетный счет, а также самостоятельно выплачивать вознаграждения и отчитываться об уплаченных взносах (ч. 11 ст. 15 Закона № 212-ФЗ).
Если эти условия не выполняются, обособленные подРазделения отражают в отчетности по головному офису.
Кто подписывает отчетность по форме 4-ФСС
Возможно несколько вариантов.
Чаще всего расчет подписывает законный представитель (руководитель) организации. Тогда на титульном листе в ячейках, предусмотренных для подписи, указывают "1" и фамилию, имя и отчество представителя полностью, подпись и ставят дату подписания. В поле "М.П." ставят печать (при ее наличии). Кстати, даже если печать у вас есть и она не проставлена, расчет все равно примут. Об этом сказано в информации ФСС от 10 июня 2015 г.
Когда же расчет подписывает уполномоченный представитель - физлицо, на титульном листе ячейки для подписи заполняют так. Указывают "2", фамилию, имя и отчество представителя полностью, дату подписания, а также вид документа, подтверждающего полномочия представителя (например, доверенность).
Возможно, расчет подписывает уполномоченный представитель - специализированная организация. В этом случае в ячейках, предусмотренных для подписи, также указывают "2", наименование специализированной организации, фамилию, имя и отчество ее руководителя (уполномоченного сотрудника) полностью.
Способ представления отчетности по форме 4-ФСС
Закон о страховых взносах позволяет плательщикам представлять данные 4-ФСС в двух форматах: бумажном и электронном.
Выбрать любой из двух возможных форматов подачи отчета может только тот плательщик, численность работников у которого не превысила 25 человек.
Если работников было 25 и более лиц, передавать информацию можно только на электронном носителе (ч. 10 ст. 15 Закона № 212-ФЗ).
Обращаем Ваше внимание на то, что за несоблюдение порядка представления формы 4-ФСС организацию могут оштрафовать на 200 руб. (ч. 2 ст. 46 Закона N 212-ФЗ).
Срок сдачи отчетности по форме 4-ФСС за 9 месяцев
Расчет по форме 4-ФСС надо сдавать по окончании каждого отчетного периода (I квартала, полугодия, 9 месяцев, года) (п. 2 ч. 9 ст. 15 Закона N 212-ФЗ, п. 1 ст. 24 Закона N 125-ФЗ):
- в электронном виде - не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом;
- на бумаге - не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Если последний день для представления формы 4-ФСС приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то ее надо сдать в ближайший следующий за ним рабочий день (ч. 7 ст. 4 Закона N 212-ФЗ).
Сроки сдачи расчета по форме 4-ФСС за 2016 год представим в виде таблицы:
Отчетный период | Последний день для представления расчета по форме 4-ФСС | |
В электронном виде | На бумаге | |
I квартал 2016 г. | 25.04.2016 | 20.04.2016 |
I полугодие 2016 г. | 25.07.2016 | 20.07.2016 |
9 месяцев 2016 г. | 25.10.2016 | 20.10.2016 |
2016 г. | 25.01.2017 | 20.01.2017 |
Штрафы за опоздание отчетности по форме 4-ФСС
За несвоевременное представление расчета по форме 4-ФСС установлены следующие санкции.
Руководителя организации могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 2 ст. 15.33 КоАП РФ).
Организации грозят сразу два штрафа (Письмо Минздравсоцразвития от 22.02.2011 N 507-19 (п. 1)).
1. За несвоевременную сдачу отчетности по взносам на ВНиМ (ВНиМ -обязательные взносы на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, уплачиваемые в ФСС).
Штраф рассчитывается от суммы взносов по ВНиМ, начисленных к уплате по этому расчету за последний квартал отчетного периода.
Размер штрафа равен 5% от суммы взносов за каждый полный или неполный месяц, который прошел со дня, установленного для сдачи расчета, и до дня его представления. При этом штраф не может быть (ч. 1 ст. 46 Закона N 212-ФЗ):
- больше 30% от начисленной за последний квартал суммы взносов на ВНиМ;
- меньше 1000 руб.
2. За несвоевременную сдачу отчетности по страхованию от несчастных случаев на производстве (взносы "на травматизм").
Штраф рассчитывается от суммы взносов "на травматизм", начисленных к уплате по этому расчету за последний квартал отчетного периода.
Размер штрафа равен 5% от суммы взносов за каждый полный или неполный месяц, который прошел со дня, установленного для сдачи расчета, и до дня его представления. При этом штраф не может быть (ч. 1 ст. 19 Закона N 125-ФЗ):
- больше 30% от начисленной за последний квартал суммы взносов на ВНиМ;
- меньше 1000 руб.
Пример. Расчет суммы штрафа за несвоевременную сдачу расчета по форме 4-ФСС
Расчет по форме 4-ФСС за 9 месяцев 2016 г. организация представила в электронном виде 31 октября 2016 г., тогда как последний день для сдачи расчета - 25 октября 2016 г.
Таким образом, просрочка составила меньше месяца.
Сумма взносов, начисленная к уплате за 9 месяцев 2016 г., составила:
- на ВНиМ - 250 000 руб.;
- "на травматизм" - 40 000 руб.
Размер штрафа на организацию составит:
- на ВНиМ - 12 500 руб. (250 000 руб. x 5%);
- "на травматизм" – 2 000 руб. (40 000 руб. x 5%).
Общий размер санкций за несвоевременное представление расчета по форме 4-ФСС равен 14 500 руб. (12 500 руб. + 2 000 руб.).
Какие листы в форме 4-ФСС нужно заполнять
Для всех плательщиков в составе новой формы 4-ФСС за 9 месяцев 2016 года нужно представить титульный лист, а также 5 таблиц: 1, 3, 6, 7, 10 (п. 2 Порядка заполнения бланка 4-ФСС).
Таблицы 1 и 3 находятся в Разделе I, который содержит сведения о взносах по ВНиМ, а 6, 7 и 10 — в Разделе II, который содержит сведения о взносах на «травматизм».
В таблице 10 собираются сведения о спецоценке условий труда, а также об обязательных и периодических медосмотрах (п. п. 34 – 34.4 Порядка).
При этом, бумажный вариант отчета можно составлять как на компьютере, так и с помощью шариковой (перьевой) ручки печатными буквами (п. 1 Порядка).
Каждое поле отчета может вмещать только один показатель, при отсутствии ставится прочерк (п. 2 Порядка).
Другие листы формы 4-ФСС за 9 месяцев 2016 года
Помимо обязательных таблиц, в форме 4-ФСС за 9 месяцев 2016 года есть другие Разделы, но заполнять их надо в определенных случаях и не всем плательщикам.
Поэтому, если какие-то таблицы расчета вы представлять не должны, то и заполнять их не нужно (п. 2 Порядка заполнения формы 4-ФСС).
Так, таблицу 2 надо составить страхователю, который оплачивал пособия (детские, больничные).
А таблицу 3.1 — при выплате пособий иностранцам и временным лицам.
Таблицу 4 формы 4-ФСС за 9 месяцев 2016 года прилагают к отчету компании из сферы IT-технологий, облагающие взносы пониженным тарифом.
А Разделы 4.1 и 4.2 — компании, применяющие упрощенную систему налогообложения.
Когда выплата пособий производится из средств федерального бюджета, нужно приложить таблицу 5, а если пособия выплачивались по проф. заболеваниям, то — 8.
Условия, при которых организации должны заполнять и представлять другие таблицы расчета по форме 4-ФСС, можно определить по таблице (п. 2 Порядка заполнения формы 4-ФСС).
Таблица расчета по форме 4-ФСС | Когда заполняется |
Таблица 2 | Если организация в отчетном периоде выплачивала пособия по больничному, детские пособия, пособия на погребение, оплачивала дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом |
Таблица 3.1 | Если организация в отчетном периоде выплачивала вознаграждения по трудовому договору иностранцам, временно пребывающим в РФ (кроме высококвалифицированных специалистов и граждан государств - членов ЕАЭС) |
Таблица 4 | Если IT-организация платит взносы по пониженным тарифам |
Таблица 4.1 | Если организация на УСН, ведущая льготируемую деятельность, платит взносы по пониженным тарифам |
Таблица 4.2 | Если некоммерческая организация на УСН, работающая в социальной сфере, в области науки, образования, здравоохранения, культуры и спорта (кроме государственных и муниципальных учреждений), платит взносы по пониженным тарифам |
Таблица 5 | Если организация в отчетном периоде выплачивала пособия по больничному, детские пособия, оплачивала дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом за счет средств федерального бюджета. То есть - если заполнена графа 5 Таблицы 2 разд. I |
Таблица 8 | Если организация в отчетном периоде выплачивала пособия в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием, оплачивала дополнительные отпуска для санаторно-курортного лечения работника, пострадавшего от несчастного случая на производстве или профзаболевания, несла расходы на финансирование предупредительных мер по сокращению производственного травматизма |
Таблица 9 | Если в отчетном периоде в организации были несчастные случаи на производстве либо случаи профессиональных заболеваний |
Расчет по форме 4-ФСС следует заполнять в следующей последовательности:
Заполнение титульного листа
В нем нужно указать (п. п. 5.1, 5.7 - 5.14 Порядка заполнения формы 4-ФСС):
- данные об организации (наименование, ИНН, КПП, ОГРН, регистрационный номер в ФСС, адрес, указанный в уставе организации, шифр плательщика страховых взносов);
- среднесписочную численность работников.
Обращаем Ваше внимание, в поле «Среднесписочная численность работников» нужно указать среднесписочную численность работающих сотрудников на 30 сентября 2016 года, включая тех, кто находится в ежегодном отпуске.
А вот тех, кто находится в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, считать не нужно (п. 5.14 Порядка, утв. приказом № 59 в новой редакции).
Добавим несколько слов о графе "Шифр страхователя". Первые три знака возьмите из Приложения N 1 к Порядку заполнения расчета по форме 4 - ФСС. Следующие два знака - из Приложения N 2 к тому же Порядку.
Последние два знака заполняют, руководствуясь Приложением N 3 к Порядку. Например, у коммерческой фирмы на общем режиме налогообложения, которая платит взносы по основному тарифу, шифр: "071/00/00".
Далее следует заполнить все нужные таблицы.
Раздел I формы 4-ФСС
Раздел I посвящен взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. В разд. I входят девять таблиц.
Заполнение таблицы 3
Здесь нужно рассчитать базу для начисления страховых взносов.
В строке 1 напишите все выплаты в пользу сотрудников за отчетный период. В то числе суммы, превысившие порог в 718 000 руб.
В строке 2 таблицы 3 отразите выплаты, которые не облагаются страховыми взносами.
В строке 3 таблицы 3 напишите суммы, которые вышли за рамки лимита – больше 718 000 руб.
В строке 4 таблицы 3 рассчитайте величину, на которую начисляются взносы.
Если у вас в организации работают иностранцы из стран Евразийского экономического союза: Беларуси, Казахстана, Армении и Киргизии, за них взносы платятся, как с выплат российским работникам – по ставке 2,9 процента.Право на пособие они имеют с начала года.
Если вы приняли на работу иностранцев (не из стран ЕАЭС), которые временно пребывают в России, ставка – 1,8 процента. Эти начисления нужно отразить в строке 8 таблицы 3. Больничные выплаченные иностранцам нужно отражать в строке таблицы 2. Право на пособие иностранцы имеют, если организация как минимум шесть месяцев перечисляла на них взносы.
Раздел II формы 4-ФСС
Во втором разделе форма 4-ФСС нужно указать расчетную базу, тарифы и состояние взаиморасчетов с ФСС РФ по взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
Размер страхового тарифа по этому виду взносов зависит от класса профессионального риска, присвоенного компании.
А этот класс зависит от вида экономической деятельности.
С отчетности за I квартал 2016 года в раздел II перенесли два показателя из титульного листа: количество работающих инвалидов и число занятых на вредных и опасных работах. Рядом с ними нужно указать код ОКВЭД основного вида деятельности, который компания ежегодно подтверждает в ФСС РФ.
Заполнение таблицы 6
Здесь нужно отразить расчет базы для взносов на травматизм.
Заполнение таблицы 6.1
Эту таблицу заполняют организации-страхователи, которые временно направляли свой персонал на работу в другие компании, включая ИП.
В таком случае взносы на травматизм платятся по тарифу принимающей стороны.
Таблица содержит 15 граф (столбцов), в которых указываются сведения о принимающей стороны. При этом количество заполненных строк должно соответствовать числу организаций или ИП, куда временно направлены работники.
Расшифруем содержание граф таблицы 6.1 новой формы 4-ФСС.
Графа | Содержание |
Графы 2, 3, 4. | Регистрационный номер принимающей организации или ИП в ФСС, ИНН и ОКВЭД. |
Графа 5. | Общая численность работников, временно направленных для работы в конкретную компанию или к ИП. |
Графа 6. | Выплаты в пользу временно предоставленных работников, с которых начислены страховые взносы, нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, 9 месяцев текущего периода и год |
Графа 7. | Выплаты в пользу временно предоставленных работников — инвалидов, с которых начислены страховые взносы, нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, 9 месяцев текущего периода и год |
Графы 8, 10, 12. | Выплаты в пользу временно предоставленных работников, с которых начислены страховые взносы, помесячно. |
Графы 9, 11,13. | Выплаты в пользу предоставленных работников — инвалидов, с которых начислены страховые взносы, помесячно. |
Графа 14. | Размер страхового тарифа в соответствии с классом профессионального риска, к которому относится принимающая организация или ИП. |
Графа 15. | Размер страхового тарифа учетом скидки или надбавки к страховому тарифу. Данные заполняются с двумя десятичными знаками после запятой. |
Заполнение таблицы 10
Эту таблицу заполняют все организации.
Она предназначена для отражения итогов специальной оценки труда.
Данные в ней необходимо указать по состоянию на 1 января 2016 года.
Если вы не проводили аттестацию (а у вас есть право до декабря 2018 года не проводить), проставьте общее число рабочих мест в графе 3, а графы 4-6 не заполняйте.
После заполнения всех нужных таблиц, в последнюю очередь заполните:
1) Таблицу 1 разд. I.
В Таблице 1 указываются сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах, а также о состоянии расчетов организации с ФСС РФ на начало и конец отчетного периода.
При этом укажите в графе 3 Таблицы 1:
- в строке 1 - сумму из строки 19 графы 3 Таблицы 1 формы 4-ФСС за предыдущий год;
- в строках 12 - 14 - суммы из одноименных строк 9 - 11 графы 3 Таблицы 1 формы 4-ФСС за предыдущий год;
- в строке 15 - сумму из строки 15 графы 4 Таблицы 2, если вы ее заполняли. Если Таблицу 2 вы не заполняли, то в строке 15 графы 3 Таблицы 1 надо поставить прочерк;
2) Таблицу 7 разд. II.
При этом укажите в графе 3 Таблицы 7:
- в строке 1 - сумму из строки 19 графы 3 Таблицы 7 формы 4-ФСС за предыдущий год;
- в строках 12 - 14 - суммы из одноименных строк 9 - 11 графы 3 Таблицы 7 формы 4-ФСС за предыдущий год;
- в строке 15 - сумму из строки 10 графы 4 Таблицы 8, если вы ее заполняли. Если Таблицу 8 вы не заполняли, то в строке 15 графы 3 Таблицы 7 надо поставить прочерк.
Рассмотрим на конкретных примерах порядок заполнения таблиц расчета по форме 4-ФСС в различных ситуациях:
Оплата больничных листов в расчете по форме 4-ФСС
Расходы на выплату соцстраховских пособий надо отразить в Таблице 2 расчета по форме 4-ФСС.
Здесь надо указать нарастающим итогом суммы пособий, начисленные за счет средств ФСС (независимо от того, выплачены они или нет) в том отчетном периоде, за который составлен расчет (ч. 2 ст. 4.6 Закона N 255-ФЗ, ч. 2 ст. 15 Закона N 212-ФЗ, п. 8 Порядка заполнения формы 4-ФСС).
Например, если болезнь началась в одном отчетном периоде и продолжалась в другом, то распределять суммы пособия между периодами не надо.
Вся сумма пособия отражается в расчете за тот отчетный период, в котором работник предоставил организации больничный и было начислено ему пособие.
Пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемые за счет средств работодателя, т.е. за первые три дня болезни или травмы самого работника, в таблице не отражаются.
Разберем порядок заполнения отдельных строк и граф:
Заполняемое поле | Что надо указать |
Строка 1 графа 1 | Количество случаев временной нетрудоспособности, по которым работникам были начислены пособия, за отчетный период (кроме случаев, указанных в графе 1 строки 3) |
Строка 2 графа 1 | |
Строка 3 графа 1 | Количество случаев временной нетрудоспособности, по которым за отчетный период были начислены пособия иностранным гражданам и лицам без гражданства, временно пребывающим в РФ и имеющим право на получение пособия при условии уплаты за них страховых взносов за период не менее 6 месяцев, предшествующих месяцу начала временной нетрудоспособности (т.е. кроме иностранцев - граждан государств - членов ЕАЭС) |
Строка 4 графа 1 | |
Строка 1 графа 3 | Количество дней временной нетрудоспособности, за которые работникам было начислено пособие, за отчетный период (кроме дней, указанных в графе 3 строки 3) |
Строка 2 графа 3 | |
Строка 3 графа 3 | Количество дней временной нетрудоспособности, за которые за отчетный период были начислены пособия иностранным гражданам и лицам без гражданства, временно пребывающим в РФ и имеющим право на получение пособия при условии уплаты за них страховых взносов за период не менее 6 месяцев, предшествующих месяцу начала временной нетрудоспособности |
Строка 4 графа 3 | |
Строка 15 графа 4 | Общую сумму расходов на выплату пособий из средств ФСС. Она должна равняться значению строки 15 графы 3 Таблицы 1 формы 4 - ФСС |
Строка 16 графа 4 | Сумму пособий, начисленных, но не выплаченных в установленный срок |
Пример. Заполнение Таблицы 2 Расчета по форме 4 - ФСС
По итогам 9 месяцев 2016 г. организация начислила и выплатила работникам - гражданам РФ пособия:
Пособие | Категория работника | Общая | Кол-водней, за | Кол-во | Кол-во | Сумма | Сумма |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
По временной нетрудоспособности | основной | 9 000 | 11 | 3 | 8 | 2 454,55 | 6 545,45 |
внешний совместитель | 2 000,00 | 8 | 3 | 5 | 750,00 | 1 250,00 |
Общая сумма расходов на выплату пособий по временной нетрудоспособности за счет ФСС составила 7 795,45 руб. (6 545,45 руб. + 1 250,00 руб.).
Таблица 2. Расчета по форме 4 - ФСС будет заполнена следующим образом (приведены только необходимые строки):
Таблица 2
Расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и расходы, осуществляемые в соответствии с законодательством Российской Федерации за счет межбюджетных трансфертов из Федерального бюджета, предоставляемых бюджету Фонда социального страхования Российской Федерации
(руб. коп.)
Наименование статей расходов | Код строки | Количество дней, выплат, пособий | Расходы | |
всего | в т.ч. за счет средств, финансируемых из федерального бюджета | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Пособия по временной нетрудоспособности (без учета пособий, выплаченных в пользу работающих иностранных граждан и лиц без гражданства, временно пребывающих в Российской Федерации, кроме лиц, являющихся гражданами государств - членов ЕАЭС <*>) | 1 | 1 | ||