Персонифицированная отчетность

Годовая отчетность в ПФР состоит из двух основных частей: декларации по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование и персонифицированной отчетности. На первой мы останавливаться не будем, так как ее составление аналогично заполнению ежеквартальных расчетов по пенсионным взносам. А вот о второй стоит поговорить подробнее.

ДЛЯ всех установлен единый срок сдачи персонифицированной отчетности - не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Несмотря на это, местные отделения ПФР обычно создают свой график, объясняя это слишком большой нагрузкой. Логика в таких действиях есть, но заставить вас отчитаться раньше и уж тем более применить какие-то санкции за выход из графика (по ст. 17 вышеуказанного закона - штраф в размере 10%, причитающихся за отчетный год платежей в ПФР) «пенсионщики» не вправе.

Установка программ

У большинства фирм персонифицированная отчетность состоит из нескольких форм[1] (см. табл. 1). Для ее безошибочной сдачи логично пользоваться теми же средствами, которыми отчетность будут проверять «пенсионщики». Речь идет о маленькой программе CheckPSN (в просторечии - «чикен»), свежую версию которой можно скачать на сайте http://checkpsn.da.ru или переписать на диск в отделении ПФР. Перед подготовкой сведений и особенно их сдачей обязательно удостоверьтесь, что версия программы - последняя: в начале года они «пекутся», как горячие пирожки, не успевая за меняющимися требованиями «пенсионщиков». Например, новая версия уже использует win-инсталлятор и содержит в себе полный справочник КЛАДР, и при первом запуске CheckPSN программа сама создает нужные справочники адресов.

После того как вы скачали CheckPSN, можно переходить к установке программы «Налогоплательщик», с помощью которой можно заполнить необходимые формы персонифицированной отчетности. К сожалению, с этого года программа больше не поставляется в объединенной версии «Налогоплательщик + CheckPSN», поэтому для сдачи отчетности придется затратить чуть больше усилий. Подготовить сведения бесплатно можно либо в старой версии «Налогоплательщика» (8.26), либо в одной из программ, созданных энтузиастами и распространяемых ими бесплатно, например программе «Документы ПУ» (можно скачать с сайта http://www.opfr-komi.clarionlife.net). Мы остановимся именно на «Налогоплательщике» как на программе, рекомендованной ПФР и проверенной многолетними успешными сдачами отчетности. Нужную версию скачиваем с сайта http://www.nalogy.ru/archie.html. Далее запускаем SETUP.BAT и после установки (но до первого запуска собственно программы!) копируем из каталога CheckPSN в каталог «Налогоплательщика» папку КЛАДР. Это избавит от необходимости импортировать и индексировать повторно справочники адресов.

Таблица 1. Типичный для большинства организаций состав персонифицированной отчетности*

Ввод данных

Прежде чем вводить данные через «Налогоплательщика», создаем новую базу (Настройка - Каталог БД - Новый каталог), где указывается год сдачи отчетности - 2005. Сама программа несложна, и в ней легко разобраться. Поэтому мы не будем рассказывать, как заполнять каждый раздел. Единственное замечание: чтобы не вводить все сведения о сотрудниках «с нуля», можно воспользоваться бухгалтерской программой, в которой вы ведете учет зарплаты. Для этого закройте в зарплатном модуле этой программы последний расчетный месяц отчетного года и введите в файл «индивидуальные сведения СЗВ-4». Как именно это сделать, смотрите в руководстве к своей бухгалтерской программе. В итоге получите текстовый файл вида XXXXXXYY. YYY, где XXXXXX - ваш регистрационный номер в ПФР (последние шесть цифр), а YYYYY - номер пачки (о ней расскажем ниже). Далее заходим в меню «Налогоплательщика» (Сервис - Импорт данных) и выбираем нужный пункт для импорта: из пачки данных о доходах по НДФЛ или из пачки сведений в ПФР. Не пугайтесь грозных предупреждений об ошибках в паспортных и кадровых данных - на ваши выходные формы они не повлияют. В некоторых программах вообще есть прямой экспорт в «Налогоплательщик».

Формирование пачки

Итак, все данные введены, проверены и готовы к сдаче. Смотрим внимательно на список сотрудников: все строки должны быть «синими», то есть без ошибок, у всех есть страховой номер, категория НР (наемный работник), тип - И (исходная пачка). Теперь можно выдавать пачки - комплекты документов персонифицированной отчетности одного наименования, допустим, только форма СЗВ-4-1. К пачке предъявляются определенные требования. Например, общее количество ее документов не должно превышать 200, а в пачке СЗВ-4-2 - не более 200 застрахованных лиц (п. 6 инструкции, утвержденной постановлением Правления ПФР от 21 октября 2002 г. № 122п). Как правило, она сшивается в пять отверстий, к ней прикладываются списки застрахованных лиц и т. д.

Выбираем клавишей пробела работников, данные о которых будем выдавать (клавишей F9 можно выделить всех сразу). На пачки по 200 человек и по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 программа разбивает самостоятельно. После формирования всех файлов этих форм составляется общая ведомость уплаты взносов АДВ-11. Количество пачек и число застрахованных лиц проставляется автоматически.

Начальные сведения о задолженностях с 2002 и до 2004 года перенесите из финальной части АДВ-11 за 2004 год (имеется в виду тот долг по этим годам, что был на 1 января 2005 года). Сумма начислений за 2005 год проставится автоматически из уже сформированных файлов, а вот сумму оплаты придется разбить на части. Сначала погасите задолженность за прошлые годы, а остаток запишите в строку «уплачено за 2005 год». В итоге на конец 2005 года у вас должна образоваться задолженность по взносам с декабрьской зарплаты.

Проверка файлов

После заполнения АДВ-11 можно приступать к проверке всех файлов. Открываем программу CheckPSN. Первой необходимо проверить ведомость АДВ-11 (код «ВУПЛ»). С ней, как правило, вопросов не возникает, о чем будет свидетельствовать зеленое окно «предупреждений: 0». Аналогичную процедуру проводим с файлами СЗВ-4-1 (код «ИН41») и СЗВ-4-2 (код «ИН42»). С этими сведениями часто бывают ошибки.

Деление на ошибки и предупреждения не случайно. С ошибкой ваш файл «пенсионщики» не примут. А вот предупреждения надо просто внимательно проверить. Возможно, у вас нестандартный, но вполне реальный случай.

Для проверки переходим в «Журнал» (клавиша Tab) и попадаем в окно, разделенное на две части по горизонтали. В нижней части ищем описание ошибки, а в верхней высвечивается строка с ошибочной записью. Некоторые технические неисправности можно устранить автокоррекцией (клавиша F9), но лучше разобраться и устранить первопричину самому. В таблице 2 показаны самые распространенные предупреждения и ошибки, выдаваемые программой CheckPSN при проверке.

Таблица 2. Распространенные предупреждения и ошибки

После проверки и предварительного просмотра документы можно печатать. Формы СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 необходимы в двух экземплярах, а АДВ-11 - в трех (один - в отдел перечислений, два - в отдел персонифицированного учета, один из которых с пометкой потом вам возвращается). Далее сшиваем пачки, подписываем у директора каждую страницу, скрепляем печатью, копируем на дискету файлы XXXXXXYY. YYY из директории программы. Для похода в ПФР у вас на руках должны быть распечатанные и надлежаще оформленные пачки, к каждой из которых прилагается своя дискета с соответствующим файлом.

Если есть электронная подпись, распечатывать документы не надо (п. 1 приложения № 3 к инструкции, утвержденной постановлением Правления ПФР № 122п). Напомним, что при сдаче отчетности большинство «пенсионщиков» требуют доверенность на того, кто ее сдает, а также заверенную копию приказа о назначении ответственного за персонифицированный учет.