Об отчетности для СФР

Автор: Давыдова Е. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

С 01.01.2023 работодатели представляют в СФР отчет по форме ЕФС-1. Форма и порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п (далее – Порядок заполнения). Кроме того, до введения новой формы Пенсионный фонд публиковал ответы на волнующие страхователей в связи с этим вопросы. С учетом Порядка заполнения и разъяснений сотрудников фонда расскажем, как и в какие сроки сдавать новую форму, какие особенности заполнения учитывать, как внести в нее сведения о трудовой деятельности и о заключении договоров ГПХ.

Состав формы

Напомним, что форма ЕФС-1 объединяет сведения из форм:

• СЗВ-ТД;

• СЗВ-СТАЖ;

• 4-ФСС;

• ДСВ-3.

Отчет ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов с подразделами.

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию»		Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
Подраздел 1	«Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»	Подраздел 2.1	«Расчет сумм страховых взносов»
Подраздел 1.1 подразд. 1	«Сведения о трудовой (иной) деятельности»	Подраздел 2.1.1 подразд. 2.1	«Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ) или для организаций – государственных (муниципальных) учреждений, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников (частичное финансирование), а также страхователей, исчисляющих страховые взносы по нескольким основаниям»
Подраздел 1.2 подразд. 1	«Сведения о страховом стаже»	Подраздел 2.2	«Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в пункте 2.1 статьи 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
Подраздел 1.3 подразд. 1	«Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений»	Подраздел 2.3	«Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года»
Подраздел 2	«Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»
Подраздел 3	«Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Подраздел 1.1 подразд. 1 заполняется и представляется:

• на всех работников (включая совместителей и дистанционных работников), в отношении которых произведены такие кадровые изменения, как перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и пр., а также в случае подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо сведений о трудовой деятельности;

• на лиц, заключивших договоры ГПХ.

Заполнение этого подраздела обязательно при представлении подразд. 1.1, 1.2, 1.3 подразд. 1.

Подраздел 1.2 подразд. 1 заполняется и представляется в отношении лиц, которые в отчетном периоде:

• выполняли работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсии;

• работали в сельском хозяйстве и при исчислении стажа работы которых применяется список работ, производств, профессий, должностей, специальностей, в соответствии с которым устанавливается повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и страховой пенсии по инвалидности;

• формировали свои пенсионные права в соответствии с Законом РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»;

• замещали государственные должности Российской Федерации и субъектов РФ, муниципальные должности, должности муниципальной службы;

• работали полный навигационный период на водном транспорте, на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;

• работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;

• имели периоды простоя или отстранения от работы;

• имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы (должности) на время исполнения государственных или общественных обязанностей;

• имели период получения пособия по безработице, участия в оплачиваемых общественных работах, переезда или переселения по направлению государственной службы занятости населения в другую местность для трудоустройства;

• находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет;

• находились в отпуске без сохранения заработной платы.

Подраздел 1.3 подразд. 1 представляется государственными (муниципальными) учреждениями, осуществляющими виды деятельности, определенные федеральным органом исполнительной власти, функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы.

Подраздел 2 разд. 1 заполняется и представляется вместе с подразд. 1.2 подразд. 1 при передаче сведений о застрахованных лицах, занятых на соответствующих видах работ.

Подраздел 3 разд. 1 заполняется и представляется работодателями, перечисляющими дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию застрахованных лиц и взносы в пользу застрахованных лиц.

Раздел 2 заполняется и представляется юридическими лицами любой организационно-правовой формы (в том числе иностранными организациями) либо физическими лицами, нанимающими лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Подразделы 2.1, 2.3 разд. 2 обязаны заполнять все работодатели.

В случае отсутствия показателей для заполнения подразд. 2.1.1 и 2.2 разд. 2 указанные подразделы не заполняются и не представляются.

При направлении формы ЕФС-1 допускается представление отдельных разделов и подразделов в соответствии с законодательно установленными сроками.

Титульный лист является обязательным для заполнения при представлении всех разделов и подразделов формы ЕФС-1.

Формат представления ЕФС-1

Форма ЕФС-1 может представляться в электронном виде или на бумажных носителях (в том числе в сопровождении магнитного носителя).

При представлении формы на бумажном носителе ее заполняют чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок, исправлений и без каких-либо сокращений. При этом должны использоваться чернила черного, фиолетового или синего цвета.

Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.

Бумажная форма подписывается руководителем (уполномоченным представителем) и заверяется печатью организации. Страхователь-ИП, физическое лицо, не являющееся ИП, или их уполномоченные представители заверяют форму печатью (при наличии) и личной подписью.

Поля «Наименование должности руководителя (уполномоченного представителя страхователя)», «Подпись», «Расшифровка подписи» (указывается Ф. И. О. полностью) обязательны к заполнению.

Формат электронной формы утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 246п, отчет в этом формате подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

Сроки сдачи

Подраздел 1.1 подразд. 1 разд. 1 надо сдавать при приеме, увольнении, переводе и иных кадровых изменениях с 01.01.2023:

• при приеме на работу или увольнении – не позднее следующего рабочего дня после издания приказа;

• при заключении и прекращении действия договора ГПХ – не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора;

• в случае иного кадрового мероприятия (перевод работника, переименование должности, переход на электронную трудовую книжку и т. п.) – не позднее 25-го числа следующего месяца.

Подраздел 1.2 подразд 1. разд. 1 в отношении определенных застрахованных лиц представляется по окончании календарного года – не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. За 2023 год впервые это нужно сделать не позднее 25.01.2024.

Если необходимо учесть для установления пенсии застрахованному лицу период работы в календарном году, срок представления отчетности за который не наступил, то подраздел представляется с типом сведений «Назначение пенсии» в течение трех календарных дней со дня поступления запроса СФР либо обращения работника.

Подраздел 1.3 подразд. 1 разд. 1 – для отражения сведений о заработной плате и об условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений. Эти сведения подаются ежемесячно не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим.

Раздел 2 «Сведения по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» представляют ежеквартально – не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Особенности заполнения формы

В подразделе 1 разд. 1 в поле «Статус ЗЛ» надо указать статус зарегистрированного лица:

• ГРФ – граждане РФ;

• ПЖИГ – иностранцы или лица без гражданства, постоянно проживающие в России;

• ВЖИГ – иностранцы или лица без гражданства, временно проживающие в России, а также беженцы;

• ВПИГ – иностранцы или лица без гражданства (за исключением ВКС);

• ВКС – иностранные высококвалифицированные специалисты, временно пребывающие в России.

К сведению: на вопрос о том, как правильно заполнить поле «Статус ЗЛ» в форме ЕФС-1, если в отчетном периоде у застрахованного лица изменилось гражданство, Пенсионный фонд отвечал, что статус застрахованного лица указывается по состоянию на дату заполнения отчетности.

В подразделе 1.1 подразд. 1 разд. 1 отражают сведения о трудовой деятельности. Они схожи с теми, что были в СЗВ-ТД, но сейчас нужно отражать еще и сведения по договорам ГПХ. В частности, в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ дата начала периода работы по договору ГПХ и дата окончания этого периода.

В графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» мероприятия указываются так: НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ, ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.

В графе 4 «Работа в районах Крайнего Севера / Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера» указывается один из двух кодов – РКС или МКС.

Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» не заполняется.

Согласно Порядку заполнения для договоров ГПХ в графе «Код выполняемой функции» также указывается один из следующих буквенных кодов: ДГПХ, ДАВТ, ДОИП, ИЗЛД, ЛДПИ.

При этом Пенсионный фонд уточнил, что вместе с буквенным кодом указывается цифровой код по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ).

В графе 7 «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона» указывают причину увольнения и код. Последний берут из классификатора к Порядку заполнения. Например, при увольнении по собственному желанию – п³ч1с77тк. В СЗВ-ТД код не указывали. Если в графе 7 поставили код «иное», то надо отразить норму нормативно-правового акта, по которому уволили работника. При прекращении действия договора ГПХ графу не заполняют.

В подразделе 1.2 подразд. 1 разд. 1 по сравнению с отчетом СЗВ-СТАЖ добавлены графы, например:

• 5 – районный коэффициент;

• 11 – индивидуальный номер рабочего места;

• 12 – класс (подкласс) условий труда.

При этом убрали графу 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица / сведения о периодах, засчитываемых в страховой стаж безработным».

Теперь в разделе отражают сведения только по отдельным категориям работников, например по «вредникам», лицам с чернобыльскими льготами, лицам, работающим на государственных должностях, находившимся в отпуске по уходу за ребенком до трех лет или отпуске без сохранения зарплаты.

В подразделе 2 разд. 1 указывают сведения по страхователю. Их представляют вместе с подразд. 1.2 подразд 1. разд. 1. Поле «Отчетный период» должно иметь значение, равное или больше «2023».

В подразделе 3 разд. 1 в таблице отражают те же показатели, что в отчете ДСВ-3.

К сведению: на вопрос о том, как отражать информацию по ежемесячным платежным поручениям, Пенсионный фонд ответил, что информацию по ежемесячным платежным поручениям следует отражать в подразд. 3 последовательно отдельными блоками. Также возможно представление подразд. 3 ежемесячно отдельно по каждому платежному поручению.

В подраздел 2.1 разд. 2 вносят показатели, аналогичные показателям в таблице 1 отчета 4-ФСС. В новый отчет добавили графу 4 «На начало отчетного периода».

В подразделе 2.1.1 подразд. 2.1, подразд. 2.2, 2.3 разд. 2 указывают ту же информацию, что сейчас в таблицах 1.1, 2 и 4 формы 4-ФСС.

Подраздел 2.1.1 заполняют страхователи:

• которые выделили подразделения в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ);

• учреждения, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников;

• физлица, которые исчисляют взносы по нескольким основаниям.

Таблицу 1.1 отчета 4-ФСС заполняли только страхователи с подразделениями, выделенными в СКЕ.

Форма 4-ФСС также включала таблицу 3, но в ЕФC-1 аналогичного раздела нет.

* * *

В заключение отметим еще несколько моментов, по которым дал разъяснения Пенсионный фонд.

Если работодателю нужно будет сдавать корректирующие, отменяющие или дополняющие сведения персонифицированного учета за отчетные периоды до 01.01.2023, они представляются по действующим до этой даты формам (СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3).

Сведения по форме «Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М)» за декабрь 2022 года необходимо было представить до 16.01.2023. За периоды начиная с января 2023 года представление сведений по форме СЗВ-М отменяется.

При определении формы, по которой представляются сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД или ЕФС-1), следует ориентироваться на период, в котором издан приказ о кадровом мероприятии. Если приказ был издан до 01.01.2023, нужно было представить форму СЗВ-ТД, если после 01.01.2023 – форму ЕФС-1.