Правомерно ли подтверждать расходы в целях налогового учета электронными документами?

ООО "Корн-Аудит"

В последнее время бумажный документооборот потихоньку заменяется на электронный. Всё чаще и чаще стали использоваться электронные подписи. Поэтому возникает закономерный вопрос – а можно ли подтверждать электронными документами расходы в целях налогового учета?

Чтобы обоснованно ответить на этот вопрос проанализируем законодательство.

Как известно, расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (ст. 252 Налогового кодекса РФ). В частности, первичными учетными документами (ст. 313 Налогового кодекса РФ).

Форма первичного учетного документа должна содержать обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. Одним из обязательных реквизитов первичного документа является подпись лиц, совершивших сделку и ответственных за ее оформление, с указанием фамилии и инициалов (либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).

Первичный учетный документ, составленный в виде электронного документа, в этом смысле ничем не отличается от бумажного – он также должен быть подписан. Подписывается он электронной подписью. Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. Подтверждение: ч. 5 ст. 9, п. 4 ч. 3 ст. 21 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

До принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета, при оформлении первичных учетных документов в электронном виде организация может использовать любой вид электронной подписи (предусмотренный Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Такую позицию высказал Минфин России в своем письме № 07-01-06/25701 от 5 мая 2015 г.

Особенности, если документ подписан квалифицированной электронной подписью

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Такой документ может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ. Исключение: если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Подтверждение: ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г.

Особенности, если документ подписан простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, только в ряде случаев. А именно: в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Такие нормативные правовые акты или соглашения между участниками электронного взаимодействия должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Подтверждение: ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г.

Вывод: электронные первичные документы могут быть использованы в целях подтверждения расходов по налогу на прибыль. При этом такие документы должны быть подписаны электронной подписью (либо квалифицированной электронной подписью, либо простой (усиленной неквалифицированной) электронной подписью – при выполнении необходимых условий).

Важное дополнение: электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи может быть организован хозяйствующими субъектами при наличии между ними юридически действительного соглашения.

Подлинность электронного первичного документа, подписанного простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена наличием в соответствующем соглашении между контрагентами порядка проверки электронных подписей.

Подтвердила данную позицию и ФНС России в своем недавнем письме от 19 мая 2016 г. № СД-4-3/8904.

Вместе с тем ФНС России напомнила, что налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ).