Автор: Мишанина М., эксперт журнала
Журнал "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение" № 1/2019
В статье напомним основные правила направления работников в служебные командировки, расскажем о гарантиях и компенсациях, которые предоставляются в этом случае, а также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений с опорой на изменения, произошедшие с 01.01.2019 в порядке применения КОСГУ.
Особенности направления работников в командировку.
Определение понятия «служебная командировка» дано в ст. 166 ТК РФ – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
При направлении работника в командировку учреждение обязано (ст. 153, 167, 168 ТК РФ):
-
сохранить за работником место работы (должность);
-
выплатить работнику средний заработок за время нахождения в командировке (включая дни пути);
-
в случае привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплатить такую работу в порядке, установленном трудовым законодательством;
-
возместить в установленном порядке связанные с командировкой расходы по проезду, найму жилого помещения, выплатить суточные, а также компенсировать иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома руководителя учреждения.
Отметим, что в служебную командировку работодатель может направить только лиц, связанных с ним трудовыми отношениями (постоянных работников и совместителей). Об этом говорится в п. 2 Положения № 749[1], которым руководствуются все работодатели без исключения при командировании своих работников как внутри страны, так и за ее пределы. Командировать лиц, привлекаемых к работе по гражданско-правовому договору, нельзя. Гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе связанные с командировками, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).
Кроме того, при принятии решения о командировании сотрудников необходимо учитывать нормы ТК РФ, запрещающие или ограничивающие направление в командировку отдельных категорий работников. Так, запрещается направление в служебные командировки:
-
беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
-
работников в возрасте до 18 лет, за исключением спортсменов и творческих работников (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ);
-
работников в период действия ученического договора, при условии что командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).
Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Женщины должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Аналогичные правила распространяются (ч. 3 ст. 259 ТК РФ):
-
на одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет;
-
на работников, имеющих детей-инвалидов;
-
на работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
Нормы возмещения командировочных расходов.
Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, в государственных учреждениях субъектов РФ, в муниципальных учреждениях, определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).
Нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ № 729[2]. Приведем их:
|
Вид расходов |
Нормы возмещения командировочных расходов* |
|
|---|---|---|
|
При наличии подтверждающих документов |
При отсутствии подтверждающих документов |
|
|
Оплата проезда |
Не выше стоимости проезда: а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
б) водным транспортом – в каюте в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса; г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси) |
В размере минимальной стоимости проезда: а) железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
б) водным транспортом – в каюте в) автомобильным транспортом – в автобусе общего типа |
|
Суточные выплаты |
100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке |
|
|
Оплата найма жилого помещения |
Не более 550 руб. в сутки |
12 руб. в сутки |
* Возместить командировочные расходы в большем размере можно на основании приказа руководителя учреждения, за счет экономии бюджетных средств (средств субсидии) или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).
Предельные размеры возмещения расходов работникам федеральных государственных учреждений на командировку за рубеж определены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 и Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.
На территории субъектов РФ и муниципалитетов действуют свои нормативные акты, которыми следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление Правительства г. Санкт-Петербурга от 25.08.2016 № 755, Постановление Совета министров Республики Крым от 26.12.2014 № 624).
Следует отметить, что возмещение командировочных расходов работникам должно производиться только на основании документального подтверждения факта командировки, которое является еще и необходимым условием для признания командировочных расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
С целью направления работника в командировку оформляется соответствующий приказ (распоряжение) руководителя учреждения (по формам Т-9 или Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ № 1<[3], либо в произвольной форме с указанием всех обязательных реквизитов).
По возвращении из командировки сотрудник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет (ф. 0504505) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему денежному авансу на командировочные расходы.
Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам (билетам), представляемым сотрудником по возвращении из нее. При отсутствии таких документов подтвердить факт нахождения в командировке можно документами, перечень которых в отношении работников учреждений установлен п. 7 Положения № 749.
Учет командировочных расходов.
КВР и КОСГУ для отражения расходов по командировке
С 01.01.2019 правила применения бюджетной классификации РФ устанавливаются приказами Минфина РФ № 132н[4] и № 209н[5] (далее – Порядок № 132н и Порядок № 209н).
Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, с названной даты прекратили свое действие.
Согласно Порядку № 132н возмещение расходов, связанных со служебными командировками, как и в 2018 году, следует производить в отношении работников государственных (муниципальных) учреждений по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда». А вот при выборе кодов КОСГУ необходимо учитывать следующие новшества, предусмотренные Порядком № 209н:
|
Вид расходов |
Подстатья КОСГУ |
|
|---|---|---|
|
В 2018 году |
В 2019 году |
|
|
Расходы на выплату суточных |
212 «Прочие выплаты» |
212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» |
|
Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы |
212 «Прочие выплаты» |
226 «Прочие работы, услуги» |
|
Расходы по найму жилых помещений |
212 «Прочие выплаты» |
226 «Прочие работы, услуги» |
|
Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя |
212 «Прочие выплаты» |
226 «Прочие работы, услуги» |
|
Компенсация за использование в командировке личного транспорта |
212 «Прочие выплаты» |
222 «Транспортные услуги» |
Как видим, неизменным остался лишь порядок применения КОСГУ в отношении расходов на выплату суточных – они по-прежнему относятся на подстатью 212. Правила учета иных командировочных расходов изменились. Это обусловлено тем, что в международной статистической практике соответствующие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. Поэтому законодатели решили операции по возмещению расходов, связанных со служебными командировками (на проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), а также по выплате компенсации за использование личного транспорта в командировке перенести из подстатьи 212 «Прочие выплаты» (2018 год) в статью 220 «Оплата работ, услуг» (2019 год) КОСГУ (см. Письмо Минфина РФ от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).
Что касается расходов, понесенных учреждениями в рамках заключенных договоров (контрактов) по приобретению проездных билетов и оплате найма жилых помещений в служебных командировках, то они аналогично правилам, действовавшим в 2018 году, относятся на КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» и отражаются в бухгалтерском учете по подстатьям 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.
Корреспонденции счетов по учету командировочных расходов
В силу изменений, произошедших в порядке применения кодов КОСГУ, расходы, связанные со служебными командировками, отражаются в соответствии с инструкциями № 162н[6], № 174н[7], № 183н[8] следующими корреспонденциями счетов:
- Расчеты по командировке наличными деньгами:
|
Казенные учреждения |
Бюджетные учреждения |
Автономные учреждения |
|||
|---|---|---|---|---|---|
|
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
|
Выданы работнику под отчет из кассы учреждения денежные средства… |
|||||
|
…на выплату суточных |
|||||
|
1 208 12 567 |
1 201 34 610 |
0 208 12 567 |
0 201 34 610 |
0 208 12 000 |
0 201 34 000 |
|
…на оплату проезда, найма жилых помещений и других расходов |
|||||
|
1 208 26 567 |
1 201 34 610 |
0 208 26 567 |
0 201 34 610 |
0 208 26 000 |
0 201 34 000 |
|
Выдана работнику из кассы учреждения компенсация за использование в командировке личного транспорта |
|||||
|
1 208 22 567 |
1 201 34 610 |
0 208 22 567 |
0 201 34 610 |
0 208 22 000 |
0 201 34 000 |
|
Возвращены работником неиспользованные остатки подотчетных сумм, выданные… |
|||||
|
…для выплаты суточных |
|||||
|
1 201 34 510 |
1 208 12 667 |
0 201 34 510 |
0 208 12 667 |
0 201 34 000 |
0 208 12 000 |
|
…для оплаты проезда, найма жилых помещений и других расходов |
|||||
|
1 201 34 510 |
1 208 26 667 |
0 201 34 510 |
0 208 26 667 |
0 201 34 000 |
0 208 26 000 |
- Расчеты по командировке в безналичном порядке:
а) с применением зарплатных карт работников:
|
Казенные учреждения |
Бюджетные учреждения |
Автономные учреждения |
|||
|---|---|---|---|---|---|
|
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
|
Перечислены на зарплатную карту работника подотчетные суммы… |
|||||
|
…на выплату суточных |
|||||
|
1 208 12 567 |
1 304 05 212 |
0 208 12 567 |
0 201 11 610 |
0 208 12 000 |
0 201 11 000 0 201 21 000 |
|
…на оплату проезда, найма жилых помещений и других расходов |
|||||
|
1 208 26 567 |
1 304 05 226 |
0 208 26 567 |
0 201 11 610 |
0 208 26 000 |
0 201 11 000 0 201 21 000 |
|
Перечислена на зарплатную карту работника компенсация за использование в командировке личного транспорта |
|||||
|
1 208 22 567 |
1 304 05 222 |
0 208 22 567 |
0 201 11 610 |
0 208 22 000 |
0 201 11 000 0 201 21 000 |
б) с применением расчетной (дебетовой) карты учреждения:
|
Казенные учреждения |
Бюджетные учреждения |
Автономные учреждения |
|||
|---|---|---|---|---|---|
|
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
|
Перечислены на расчетную (дебетовую) карту учреждения подотчетные суммы… |
|||||
|
…на выплату суточных |
|||||
|
1 210 03 561 |
1 304 05 212 |
0 210 03 561 |
0 201 11 610 |
0 210 03 000 |
0 201 11 000 |
|
1 208 12 567 |
1 210 03 661 |
0 208 12 567 |
0 210 03 661 |
0 208 12 000 |
0 210 03 000 |
|
…на оплату проезда, найма жилых помещений и других расходов |
|||||
|
1 210 03 561 |
1 304 05 226 |
0 210 03 561 |
0 201 11 610 |
0 210 03 000 |
0 201 11 000 |
|
1 208 26 567 |
1 210 03 661 |
0 208 26 567 |
0 210 03 661 |
0 208 26 000 |
0 210 03 000 |
|
Возвращены неиспользованные остатки подотчетных сумм, перечисленные… |
|||||
|
…для выплаты суточных |
|||||
|
1 201 23 510 |
1 208 12 667 |
0 201 23 510 |
0 208 12 667 |
0 201 23 000 |
0 208 12 000 |
|
1 304 05 212 |
1 201 23 610 |
0 201 11 510 |
0 201 23 610 |
0 201 11 000 |
0 201 23 000 |
|
…для оплаты проезда, найма жилых помещений и других расходов |
|||||
|
1 201 23 510 |
1 208 26 667 |
0 201 23 510 |
0 208 26 667 |
0 201 23 000 |
0 208 26 000 |
|
1 304 05 226 |
1 201 23 610 |
0 201 11 510 |
0 201 23 610 |
0 201 11 000 |
0 201 23 000 |
- Оплата командировочных расходов в рамках заключенных учреждением контрактов (договоров):
|
Казенные учреждения |
Бюджетные учреждения |
Автономные учреждения |
|||
|---|---|---|---|---|---|
|
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
|
Произведена в рамках заключенных договоров (контрактов) оплата… |
|||||
|
…проездных билетов |
|||||
|
1 302 22 834 |
1 304 05 222 |
0 302 22 834 |
0 201 11 610 |
0 302 22 000 |
0 201 11 000 0 201 21 000 |
|
…найма жилого помещения |
|||||
|
1 302 26 834 |
1 304 05 226 |
0 302 26 834 |
0 201 11 610 |
0 302 26 000 |
0 201 11 000 0 201 21 000 |
|
Поступили оплаченные проездные билеты в кассу учреждения |
|||||
|
1 201 35 510 |
1 302 22 734 |
0 201 35 510 |
0 302 22 734 |
0 201 35 000 |
0 302 22 000 |
|
Выданы оплаченные проездные билеты под отчет работнику из кассы учреждения |
|||||
|
1 208 22 567 |
1 201 35 610 |
0 208 22 567 |
0 201 35 610 |
0 208 22 000 |
0 201 35 000 |
- Принятие к учету командировочных расходов:
|
Казенные учреждения |
Бюджетные учреждения |
Автономные учреждения |
|||
|---|---|---|---|---|---|
|
Приняты к учету расходы… |
|||||
|
…на выплату суточных |
|||||
|
1 109 xx 212 1 401 20 212 |
1 208 12 667 |
0 109 xx 212 0 401 20 212 |
0 208 12 667 |
0 109 xx 212 0 401 20 212 |
0 208 12 000 |
|
…на оплату проезда, найма жилых помещений и других расходов |
|||||
|
1 109 xx 226 1 401 20 226 |
1 208 26 667 |
0 109 xx 226 0 401 20 226 |
0 208 26 667 |
0 109 xx 226 0 401 20 226 |
0 208 26 000 |
|
…на выплату компенсации за использование в командировке личного транспорта, проездных билетов |
|||||
|
1 109 xx 222 1 401 20 222 |
1 208 22 667 |
0 109 xx 222 0 401 20 222 |
0 208 22 667 |
0 109 xx 222 0 401 20 222 |
0 208 22 000 |
Следует отметить, что в настоящее время Минфином подготовлены изменения Инструкции № 183н, которые планируется внедрить с 01.01.2019. Согласно им автономные учреждения будут указывать в 24 – 26-м разрядах номера счета коды КОСГУ аналогично бюджетным учреждениям.
Бюджетное учреждение культуры направило в командировку на 5 дней группу работников из 10 человек. Из кассы им выданы суточные в размере 5 000 руб. и деньги на проживание в гостинице – 20 000 руб. Проезд оплачен учреждением в безналичном порядке по договору, заключенному с перевозчиком. Расходы на проезд составили 30 000 руб. Проездные билеты приняты к учету в качестве денежных документов и перед поездкой выданы работникам. Все расходы отнесены на себестоимость услуг по основному виду деятельности, операции проведены в рамках выполнения государственного задания.
В бухгалтерском учете учреждения согласно Инструкции № 174н отражены следующие корреспонденции счетов:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|---|---|---|---|
|
Выданы работникам под отчет из кассы учреждения: |
|
|
|
|
– суточные |
4 208 12 567 |
4 201 34 610 |
5 000 |
|
– деньги на оплату гостиницы |
4 208 26 567 |
4 201 24 610 |
20 000 |
|
Перечислена перевозчику плата за проезд |
4 302 22 834 |
4 201 11 610 |
30 000 |
|
Приняты к учету проездные билеты |
4 201 35 510 |
4 302 22 734 |
30 000 |
|
Выданы под отчет работникам проездные билеты |
4 208 22 567 |
4 201 35 610 |
30 000 |
|
Приняты к учету расходы: |
|
|
|
|
– на выплату суточных |
4 109 60 212 |
4 208 12 667 |
5 000 |
|
– на проживание в гостинице |
4 109 60 226 |
4 208 26 667 |
20 000 |
|
– на проезд |
4 109 60 222 |
4 208 22 667 |
30 000 |
* * *
В 2019 году правила направления работников в служебные командировки не поменялись, неизменными остались и нормы возмещения командировочных расходов. Новшества коснулись лишь учета соответствующих расходов.
Согласно Порядку № 209н расходы на проезд и проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке, отражаются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ, а выплата компенсации за использование личного транспорта в командировке – по подстатье 222 «Транспортные услуги» КОСГУ. Ранее для учета названных расходов использовалась подстатья 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.
В отношении суточных по-прежнему применяется подстатья 212 КОСГУ, которая сменила название на «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме».
С учетом изложенного расчеты с подотчетными лицами необходимо отражать:
-
по выплате суточных – на счете 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;
-
по оплате проезда, найма жилых помещений и других командировочных расходов, согласованных с работодателем, – на счете 0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг»;
-
по выплате компенсации за использование в командировке личного транспорта – на счете 0 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг».
[1] Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
[2] Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений».
[3] Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
[4] Приказ Минфина РФ от 08.06.2018 № 132н «О порядке формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структуре и принципах назначения».
[5] Приказ Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н «Об утверждении Порядка применения классификации операций сектора государственного управления».
[6] Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
[7] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
[8] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.