Автор: А. Гусев
Журнал "Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение" № 2/2016
Может ли учреждение, в связи с недостаточностью средств, направить работника в служебную командировку за счет средств самого работника? Какими последствиями это грозит учреждению?
В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.
Работники направляются в командировки на некоторый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на основании решения работодателя. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, тоже признается командировкой.
Поскольку нормы ТК РФ регулируют трудовые отношения, в командировку могут быть направлены только работники организации (основные и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях. Лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, трудовыми отношениями с организацией не связаны: данные отношения регулируются ГК РФ. Кроме того, не могут быть направлены в служебную командировку беременные женщины, работники, не достигшие 18-летнего возраста, работники, с которыми заключен ученический договор (ст. 259, 268 ТК РФ).
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
В силу ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, лицам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ. В свою очередь, порядок и размеры возмещения данных расходов лицам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работникам государственных учреждений субъектов РФ, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений предусматриваются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в бюджетных учреждениях регламентированы Постановлением Правительства № 729[1] и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки[2].
В силу п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Согласно п. 26 названного положения работник учреждения по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Исходя из указанных норм работодатель, перед тем как направить сотрудников в служебную командировку, обязан выдать им денежный аванс. То есть законодательством не предусмотрена возможность направления работников в служебную командировку не за счет средств работодателя, а за счет средств самого работника. Если же указанный факт будет иметь место, учреждение может быть привлечено к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. В силу норм данной статьи нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено ч. 2 и 3 ст. 5.27 и ст. 5.27.1 КоАП РФ, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.
Разъясните, пожалуйста, каким документом в связи с отменой командировочных удостоверений должен подтверждаться фактический срок пребывания работника в служебной командировке?
В силу п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки срок командировки утверждается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
До 08.01.2015 в соответствии с данным положением фактический срок пребывания работника в месте командирования определялся по отметкам в командировочном удостоверении о дате выезда (приезда) в место командирования.
Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки внесены поправки, согласно которым с 08.01.2015 при направлении работника в служебную командировку не нужно оформлять командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе.
Кроме того, с 08.08.2015 вступило в силу Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 «О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки и признании утратившим силу подпункта «б» пункта 72 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 г. № 257», которым, в частности, урегулированы некоторые вопросы, возникшие в связи с внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки Постановлением Правительства РФ № 1595.
Пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в редакции Постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) предусмотрены варианты подтверждения фактического срока пребывания работника в месте командирования в зависимости от способа проезда в командировку и обратно.
Так, фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Напомним, что в силу п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки расходы на проезд к месту командировки на территории РФ и обратно и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают в себя расходы на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
Абзацем 2 п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки также предусмотрен способ подтверждения фактического срока пребывания работника в месте командирования в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности). При таком способе проезда фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и иных документов, подтверждающих маршрут следования транспорта).
Кроме того, в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки учтены ситуации, когда у налогоплательщика по каким-либо причинам отсутствуют проездные документы, на основании которых работник пользовался услугами транспортной компании. Например, в случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами о найме жилого помещения в месте командирования. Такими документами могут являться:
- при проживании в служебной командировке в гостинице – счет (иной документ), выданный гостиницей, который должен содержать реквизиты, поименованные в п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359, и п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085, либо указанный документ может содержать реквизиты, обозначенные в названном п. 20, и дополнительно к нему будет выдан кассовый чек либо БСО, содержащий реквизиты, перечисленные в указанном п. 3. Требовать представления письменного договора в данном случае не нужно;
- когда работник учреждения самостоятельно арендует в месте командировки жилое помещение (квартиру) – договор найма жилого помещения, заключенный с собственником помещения, и расписка собственника в получении денежных средств за проживание. Указанные документы должны быть оформлены в простом письменном виде (ст. 674 ГК РФ). Если же договор аренды заключен с участием риелторской фирмы, в подтверждение произведенных расходов работник должен представить в бухгалтерию организации договор с риелторским агентством, расписку наймодателя о получении платы, квитанцию к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства.
При отсутствии проездных документов, документов о найме жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник представляет служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
Необходимо отметить, что Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, регулирующее способ подтверждения срока нахождения работника в командировке, охватывает не все возможные варианты проезда работника в командировку. В частности, данным положением прямо не установлен способ определения фактического срока пребывания работника в месте командирования при направлении его в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги, на основании соответствующего договора, при которых не оформляются проездные документы (билеты).
В такой ситуации, поскольку определение срока нахождения работника в командировке в случаях, когда проезд осуществляется способом, не предусматривающим оформление проездных документов, регулируется только положениями абз. 2 п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Нормы данного абзаца, помимо случаев проезда работника в место командировки и обратно на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), могут быть применимы для любых иных ситуаций, при которых проезд не требует оформления проездных документов.
Таким образом, при направлении работника в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, при которых не оформляются проездные документы (билеты), срок нахождения работника в командировке может быть определен по служебной записке работника и документам, подтверждающим использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно, при условии, что указанный в служебной записке работника срок не выходит за рамки срока, отраженного в соответствующем решении руководителя о направлении работника в командировку. Такое мнение представлено в Письме ФНС РФ от 19.10.2015 № 2450-6-1.
Учреждение направляет своего работника в служебную командировку на трое суток. Проезд будет осуществляться на служебном транспорте учреждения. Оплата проживания произведена учреждением безналичным платежом. Таким образом, командировочными расходами работника будут только суточные. Можно ли в данной ситуации выдать работнику аванс на оплату командировочных расходов без заявления?
Нормами п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» установлено, что для выдачи работнику под отчет наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер (ф. 0310002) оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Аналогичные требования установлены и п. 213 Инструкции № 157н[3], согласно которому денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.
Таким образом, наличие заявления подотчетного лица на выдачу подотчетных сумм (в том числе на служебную командировку) не ставится законодательством в зависимость от каких-либо условий. Следовательно, деньги под отчет должны выдаваться исключительно на основании письменного заявления получателя.
Подлежат ли обложению страховыми взносами выплаты работникам, произведенные в виде компенсаций за работу в пути?
В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, не признаются служебными командировками. Необходимо отметить, что разъездной следует считать работу, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или из одного населенного пункта в другой. Кроме того, ее следует отличать от работы, выполняемой в пути, поскольку в первом случае сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства, а во втором – нет.
При этом работа, связанная с разъездами или выполняемая в пути, в отличие от командировок, которые носят временный характер и ограничены сроком, должна быть для сотрудника постоянной. Это условие следует закрепить в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), а также в должностных инструкциях данных работников.
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий, должностей сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, сотрудникам, постоянная работа которых реализуется в пути или носит разъездной характер, утверждаются коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения, а также могут определяться трудовым договором.
Как уже было сказано, в отличие от работы, выполняемой в пути, при разъездном характере работы сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту жительства. То есть в данном случае у работодателя возникает обязанность возмещения только транспортных расходов, которое может производиться путем:
- предоставления сотруднику служебного автотранспорта;
- предоставления сотруднику проездных билетов (закупленных в централизованном порядке либо приобретенных им самостоятельно);
- компенсации сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автотранспорта в служебных целях;
- аренды личного автотранспорта сотрудника с выплатой арендной платы.
В соответствии с п. 2 Постановления Совета министров РСФСР от 04.05.1963 № 521 «Об упорядочении использования предприятиями, организациями и учреждениями средств на приобретение билетов для проезда на городском пассажирском транспорте» месячные и квартальные билеты для проезда на таком транспорте могут приобретаться только для сотрудников, работа которых носит разъездной характер (курьеров, экспедиторов, работников городского хозяйства – электрических, газовых, водопроводных и канализационных сетей, сетей связи и др.), если эти сотрудники на время выполнения служебных обязанностей не обеспечиваются специальным транспортом.
Перечень сотрудников, чья работа носит разъездной характер, утверждается приказом руководителя учреждения. Сотрудники, внесенные в данный список, получают проездные билеты либо денежные средства на их приобретение.
При использовании с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества сотрудника последнему выплачивается компенсация за эксплуатацию, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих ему, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
В соответствии с ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Федеральный закон № 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.
Согласно ч. 1 ст. 8 Федерального закона № 212-ФЗ база в целях начисления страховых взносов для организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст. 7 этого закона, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 данного закона.
Частью 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ установлено, что при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки как в пределах территории РФ, так и за ее пределами, не подлежат обложению, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на наем жилого помещения и целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
Таким образом, работодатель возмещает именно понесенные расходы сотрудника, что, соответственно, подтверждается документально.
На основании пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, утвержденных сообразно законодательству РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
По мнению Минтруда, изложенному в Письме от 07.07.2015 № 17-4/ООГ-988, если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с сотрудником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками данного сотрудника, размер и порядок возмещения которых тоже определены указанными актами организации, не облагаются страховыми взносами только при документальном подтверждении таких расходов (билетами на проезд, гостиничными счетами и т. д.).
В случае отсутствия документов, подтверждающих расходы, суммы выплат в пользу сотрудников не могут признаваться компенсационными в связи с разъездным характером их работы.
Необходимо отметить, что аналогичные выводы представлены и в отношении вопроса о начислении страховых взносов в государственные внебюджетные фонды на сумму неподтвержденных расходов на наем жилого помещения, произведенных сотрудником в командировке, о возмещении ему работодателем этих расходов. Так, в Письме от 03.07.2015 № 17-3/В-326 Минтруд отмечает, что работодатель возмещает именно понесенные расходы сотрудника, что подтверждается документально. При отсутствии документального доказательства целевого использования денежных выплат для осуществления найма жилья в командировке теряется непосредственно компенсационный характер таких выплат, они рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке, независимо от их размеров, определенных в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
[1] Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений».
[2] Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
[3] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.