Автор: Юлия Юрьева, эксперт МЦФЭР Госфинансы

Источник: Госуслуги: планирование, учет, налоги

Ссылка на оригинал публикации

Поездки в командировки – неотъемлемая часть работы многих сотрудников. По дороге и в месте командирования работники вынуждены тратить значительные средства на проезд, проживание, питание и т. п. А бухгалтеру приходится вникать в тонкости налогообложения средств, выплачиваемых работникам. Напомним, в каких случаях нужно удержать НДФЛ, начислить страховые взносы и какие затраты можно учесть при налогообложении прибыли.

Общие правила оформления командировок

Отметим, что далеко не все служебные поездки можно считать командировками. Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ. Поэтому служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути (например, водителей) или имеет разъездной характер, командировками не признаются. В то же время считается командировкой:

  • служебная поездка сотрудника в обособленное подразделение учреждения, находящееся вне места постоянной работы (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749));
  • служебные поездки дистанционных работников (письмо Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945) и надомников (письмо Минфина России от 20.03.2012 № 03-03-06/1/135), в т. ч. в место нахождения работодателя.

На организацию, которая направляет сотрудника в командировку, возлагается ряд финансовых обязанностей. Работнику надо возместить (ст. 168 ТК РФ): суточные; расходы на проезд и по найму жилого помещения; иные затраты, произведенные с разрешения или ведома организации.

С 2015 года существенно упростилась процедура направления сотрудников в командировку. Учреждение не обязано оформлять для них командировочное удостоверение и служебное задание. А работники не должны представлять отчёт о том, что задание выполнено. Однако вести документооборот в целях внутреннего контроля учреждение обязано. Оформление командировок: документооборот по новым правилам >>>

В статье 168 ТК РФ с 2014 г. закреплен порядок компенсации командировочных расходов в федеральных государственных учреждениях, госорганах и внебюджетных фондах. Для этих категорий работников порядок и размеры компенсации установлены актами Правительства РФ:

  • при командировках по территории России – Постановлением № 729;
  • суточные при зарубежных командировках – Постановлением № 812.

Далее рассмотрим налогообложение командировочных расходов.

Расчет суточных

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства называют суточными. Суточные работникам федеральных госорганов, государственных внебюджетных фондов, федеральных госучреждений выплачиваются в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке (Постановление № 729). Впрочем, ведомственными актами суточные обычно повышаются со 100 до 300 руб. (см., например, приказ МЧС России от 23.05.2013 № 337, приказ Спецстроя России от 24.05.2012 № 196, приказ Министра обороны РФ от 06.03.2012 № 450).

Расходы, превышающие указанные размеры, возмещаются за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств федерального бюджета, средств бюджетов государственных внебюджетных фондов, а также плана финансово-хозяйственной деятельности федерального госучреждения.

Размеры суточных, выплачиваемых работникам федеральных госорганов, государственных внебюджетных фондов, федеральных госучреждений при служебных командировках на территории иностранных государств приведены в приложении № 1 к Постановлению № 812. Их размер зависит от страны, куда едет сотрудник.

НДФЛ. В доход работника, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплаченные в следующих размерах (абзац десятый п. 3 ст. 217 НК РФ): 700 руб. в день – при командировках по России; 2500 руб. в день – при заграничной командировке.

Однако организации могут выплачивать суточные в больших размерах. С сумм, превышающих установленные лимиты, надо удержать налог. При этом датой получения дохода с 1 января 2016 г. будет считаться последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ). Введен Федеральным законом от 02.05.2015 № 113-ФЗ). Если руководствоваться действующими разъяснениями Минфина и ФНС России, то датой получения дохода следует считать день утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 27.03.2015 № 03-04-07/17023, ФНС России от 07.04.2015 № БС-4-11/5737).

Налог на прибыль. Выплаченные сотруднику суточные учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (абзац четвертый подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом законодательство не предусматривает никаких лимитов по суммам, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли. Однако надо иметь в виду, что расходами признаются только обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому у учреждения в обязательном порядке должны быть: приказ о направлении в командировку; проездные документы, а при зарубежной командировке – ксерокопия загранпаспорта (страницы с отметками о пересечении границы); платежка или «расходник», подтверждающие выплату суточных.

В то же время Минфин России подчеркивает, что в НК РФ нет перечня документов или мероприятий, подтверждающих производственный характер командировки (письма Минфина России от 26.05.2015 № 03-03-05/30168 и от 27.04.2015 № 03-03-06/2/24237).

Поэтому для подтверждения подойдут любые первичные документы. Страховые взносы. Вся сумма выплаченных суточных освобождается от обложения страховыми взносами.

Об этом сказано в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Закон № 212-ФЗ).