И.А. Исаева, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Журнал "Учет в сфере образования" № 6/2015

Документальное оформление командировок упростили, но теперь неясно, как доказывать служебную цель поездки при списании затрат. Кроме того, возникает вопрос, как учесть расходы, если работник совместил командировку с отпуском или выполняет задание в выходные. Мы нашли ответы на поставленные вопросы.

Как оформить служебную поездку

Командировки оформляют в соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749). С 8 января учреждениям не надо выдавать работникам командировочные удостоверения при служебных поездках. Вместо них период командировки подтверждают билеты или служебная записка.

Командировку оформляют приказом руководителя. Этот документ остался обязательным. В то же время перечень первичных документов с 2013 года не унифицирован (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Исключение составляют формы, установленные для учреждений госсектора приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Приказ о командировке там не упоминается, поэтому его можно составить по типовой форме № Т-9 либо в свободной форме, заранее утвердив ее в учетной политике. В приказе надо указать, кого учреждение направляет в командировку (Ф. И. О. специалиста, его должность), даты начала и окончания служебной поездки, ее срок, место командирования (страна, город, организация) и т. п.

Цель поездки

Раньше цель поездки надо было указывать в служебном задании. То есть из задания и отчета было видно, для чего сотрудник направлен в служебную поездку и какую работу он проделал там по факту. Но с 8 января служебное задание и отчет о его выполнении исключили из перечня документов для оформления командировки. Поэтому стало не ясно, надо ли теперь подтверждать деловой характер поездки. И если да, то как.

Командировочные расходы можно учесть при расчете налога на прибыль, только если они экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Поэтому цель поездки важна для подтверждения делового характера командировки. А значит, безопаснее, чтобы у образовательной организации и сейчас имелось документальное подтверждение того, что сотрудник ездил по делам работодателя, а не по своим личным. Учреждение само решает, какими бумагами подтвердить деловой характер служебной поездки. Наиболее удобный способ – прописать задание, которое должен выполнить сотрудник, в приказе о командировке. Например, формулировка может быть такой: проведение переговоров с потенциальными покупателями, закупка товаров и т. д. В унифицированной форме приказа № Т-9 есть специальная строка, которая так и называется – «с целью». Если же учреждение использует свой бланк приказа, то в нем лучше сохранить этот реквизит.

Как подтвердить расходы на поездку

По возвращении из командировки работник должен представить авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы (на проезд, наем жилья, суточные, иные затраты, произведенные им с разрешения или ведома работодателя).

Работники учреждения составляют авансовый отчет по форме 0504049.

Авансовый отчет (ф. 0504049) содержится в перечне регистров бухгалтерского учета, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями (приложение № 3 к приказу № 173н).

Авансовый отчет сотрудник сдает в бухгалтерию. А вот отчет о проделанной работе по итогам поездки оформлять теперь не обязательно. Учреждение само решает, каким образом работник должен доказать, что поездка прошла не зря. Так, если целью поездки было заключение договора, то достаточно представить этот документ, подписанный двумя сторонами. Если специалиста отправляли в командировку для повышения квалификации, то расходы подтвердит сертификат, удостоверение или иной документ о прохождении обучения. Но в любом случае, даже если цели поездки не достигнуты (например, не заключен договор, не приобретены товары), расходы на проезд, проживание и суточные надо возместить (письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1024-6).

Совмещение командировки с отпуском

Работник может остаться в месте командирования на несколько дней или на время отпуска. В таком случае продолжительность поездки не получится определить только на основании приказа о командировке. Билеты тоже дадут неверную информацию, так как в одном из них будет указана дата, не совпадающая со сроками командировки. Поэтому, помимо приказа о командировке и билетов, для списания расходов необходимы еще и другие документы.

О том, как оформить командировку по новым правилам в той или иной ситуации, читайте в интервью с чиновником в № 2, 2015.

Во-первых, это приказ на отпуск. Он подтвердит, сколько времени сотрудник находился в том месте, в которое был командирован, по делам, а сколько – в связи с отпуском.

Во-вторых, задержка или более ранний приезд должны быть согласованы с руководством учреждения. Разрешение руководителя подтвердит целесообразность транспортных расходов. Оформить его можно в виде отдельного приказа. Либо руководитель может поставить разрешающую визу на заявлении работника о том, что он хочет провести отпуск в месте командирования. В данном случае расходы на поездку «с отсрочкой» разрешено списать.

Чиновники тоже не против таких расходов (письмо Минфина России от 30 апреля 2015 г. № 03-03-06/1/25283).

Командировка в выходные

За все дни командировки сотруднику положен средний заработок (п. 9 Положения № 749). Но если командировка совпала с выходным, этот день оплачивают исходя из оклада. Причем у работника есть право выбора: получить двойную зарплату или взять дополнительный выходной (ст. 153 Трудового кодекса РФ, письмо Минтруда России от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337). Расходы на командировки в выходные дни можно списать. С этим согласны и налоговики (письмо ФНС России от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564@). Оплату за выходные учитывают в расходах на основании пункта 3 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Но при одном условии: правилами внутреннего распорядка, утвержденными руководителем образовательной организации, должен быть предусмотрен режим работы в выходные и праздничные дни.