Довольно часто работники туристских фирм выезжают в командировки для участия в выставках или в рекламных турах, для ознакомления с отелями и маршрутами, для проведения переговоров с российскими и зарубежными партнерами и т.д.
В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Согласно статье 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Как и любая хозяйственная операция, осуществляемая туристскойфирмой, командировка должна быть документально оформлена. Рассмотрим порядок документооборота по командировкам в туристских фирмах.
Унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление №1).
Указанные формы должны применяться всеми туристическими организациями при направлении работников в командировки.
В соответствии с Постановлением №1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:
№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
№Т-10 «Командировочное удостоверение»;
№Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».
Документальное оформление Приказа (распоряжения) о направлении работника (ов) в командировку (формы №Т-9 и Т-9а).
Форма №Т-9 применяется для оформления и учета направления работника в командировку, а форма №Т-9а применяется для оформления и учета при направлении работников в командировку. Они отличаются только тем, что форма №Т-9 предполагает одно командированное лицо, а в форме №Т-9а имеется возможность составить приказ на несколько человек одновременно. В приказе (распоряжении) указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, профессия, должность, а также цель, время и место командировки.
Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы – другое уполномоченное лицо), а подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.
Постановлением №1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая туристскаяфирма может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в книге приказов. Крупные туристические организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации (канцелярии), второй – для отдела кадров, третий – для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении, где работают командированные лица.
Пример 1.
Туристскаяфирма ООО «Лазурь», находящаяся в Москве, направляет в командировку в ООО «Альфа» (Таганрог) сотрудника отдела сбыта – менеджера
Работник кадровой службы ООО «Лазурь» должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении в командировку (унифицированная форма №Т-9).
--------¬ ¦ Код ¦ +-------+ Форма по ОКУД ¦0301022¦ +-------+ ООО «Лазурь» по ОКПО ¦ ¦ ________________________________________________ L-------- (наименование организации) ----------------T------------------¬ ¦Номер документа¦ Дата составления ¦ +---------------+------------------+ Приказ ¦ 001 ¦16.04.2006 ¦ (распоряжение) L---------------+------------------- о направлении работника в командировку Направить в командировку: ----------------¬ ¦Табельный номер¦ +---------------+ Иванова Алексея Александровича ¦ 022 ¦ ________________________________________________ L---------------- (фамилия, имя, отчество) Отдел сбыта ООО «Лазурь» (г. Москва) __________________________________________________________________ структурное подразделение менеджер __________________________________________________________________ должность (специальность, профессия) РФ, г. Таганрог, ООО «Альфа» __________________________________________________________________ место назначения (страна, город, организация) --------¬ Сроком на ¦ 5 ¦ календарных дней L-------- с «19» апреля 2006 года по «23» апреля 2006 года с целью обмена опытом____________________________________________ __________________________________________________________________ ООО «Лазурь» Командировка за счет средств _____________________________________ Основание служебное задание №001 от 16.04.2006 (документ,номер,дата):______________________________________________ служебное задание, другое основание, указать директор Петров Ю.А. Руководитель организации _________ _______ _____________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи) апреля С приказом (распоряжением) __________________ «16» ______ 2004 года (подпись работника) ознакомлен
Окончание примера.
Оформление служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (форма №Т-10а).
Наиболее распространенным основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку (формы №Т-9 и Т-9а) является служебное задание (форма №Т-10а).
Унифицированная форма №Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении.
С точки зрения хронологии событий сначала оформляется служебное задание, оно подписывается руководителем турфирмы, в которой работает командированный работник, утверждается руководителем фирмы или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма №Т-9 или Т-9а).
Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма №Т-10).
По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе, который согласовывает с руководителем структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма №Т-10) и авансовым отчетом.
Следовательно, служебное задание является завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу туристскойорганизации, либо возмещение работнику организации осуществленных расходов (если они превысили ранее выданный аванс).
Проверку авансовых отчетов с точки зрения наличия первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления проводит работник бухгалтерии.
Проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки выполняет руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания применяется унифицированная форма №Т-10а.
Оформление командировочного удостоверения (форма №Т-10).
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.
Пример 2.
Оформим командировочное удостоверение на
Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица. Все начальные сведения заполняет сотрудник кадровой службы организации, направляющий
--------¬ ¦ Код ¦ +-------+ Форма по ОКУД ¦0301024¦ +-------+ ООО «Лазурь» по ОКПО ¦ ¦ ________________________________________________ L-------- (наименование организации) ----------------T------------------¬ ¦Номер документа¦ Дата составления ¦ +---------------+------------------+ ¦ 15 ¦16.04.2006 ¦ Командировочное удостоверение L---------------+------------------- ----------------¬ ¦Табельный номер¦ +---------------+ Иванов Алексей Александрович ¦ 022 ¦ Работник _______________________________________ L---------------- (фамилия, имя, отчество) Отдела сбыта ООО «Лазурь» (г. Москва) __________________________________________________________________ структурного подразделения менеджер __________________________________________________________________ должность (специальность, профессия) командируется в РФ, г. Таганрог, ООО «Альфа» __________________________________________________ (место назначения (страна, город, организация)) для обмена опытом _____________________________________________________________ (цель командировки) __________________________________________________________________ на 5 (Пять) календарных дней (не считая времени нахождения в пути) с «19» апреля 2006 года по «23» апреля 2006 года Действительно по предъявлении паспорта. директор Петров Ю.А. Руководитель организации __________ _______ ____________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи) Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы: Выбыл из Москвы Прибыл в Таганрог «19» апреля 2006 года «20» апреля 2006 года директор ООО «Лазурь» директор ООО «Альфа» ________________________ _______ ________________________ _______ (должность) (подпись) (должность) (подпись) Петров Ю.А. Светлов А.К. ________________________________ ________________________________ (расшифровка подписи) (расшифровка подписи) М.П. М.П. Выбыл из Таганрога Прибыл в Москву «22» апреля 2006 года «23» апреля 2006 года директор ООО «Альфа» директор ООО «Лазурь» ________________________ _______ ________________________ _______ (должность) (подпись) (должность) (подпись) Светлов А.К. Петров Ю.А. ________________________________ ________________________________ (расшифровка подписи) (расшифровка подписи) М.П. М.П.
Окончание примера.
Командировочное удостоверение (форма №Т-10) необходимо оформлять только при командировках по территории Российской Федерации, когда не ставят отметки в загранпаспорте. Если же работник туристскойорганизации выезжает за рубеж, то для подтверждения времени пребывания работника турфирмы в командировке достаточно к авансовому отчету (форма №АО-1) приложить ксерокопию страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.
Оформление авансового отчета (форма №АО-1).
По возвращении из командировки командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет формы №АО-1 о произведенных командировочных расходах.
Прежде чем выдавать денежные средства под отчет, необходимо оформить приказ руководителя организации, утверждающий список подотчетных лиц, с указанием назначения расходов и срока, на который подотчетные суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет право тратить полученную сумму денежных средств только на те цели, на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.
Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию турфирмы отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.
Работник, получивший денежные средства под отчет, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы).
Бухгалтер туристскойорганизации должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.
Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель (или уполномоченное на это лицо). Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Полностью проверенный отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне указываются его должность, дата и ставится подпись с расшифровкой.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
В связи с оформлением авансового отчета, связанного с командировками, нельзя не остановиться на таком моменте, как оформление авансового отчета по зарубежной командировке работника. Отметим сразу, что, направляя работника в командировку за рубеж, туристскаяорганизация должна помнить о том, что существуют определенные особенности при оформлении загранкомандировок.
Выезд представителя российской организации в загранкомандировку оформляется приказом руководителя организации. В нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской службе, для расчета сумм, выдаваемых под отчет командированному лицу: страна (либо страны) пребывания, сроки командировки (в том числе в каждой отдельной стране пребывания), каким транспортом осуществляется проезд в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом), а также иная необходимая информация. Именно на основании данного приказа руководителя организации бухгалтер произведет ориентировочный расчет величины командировочных расходов, которые будут выданы на руки работнику.
Размер подотчетных сумм на загранкомандировки определяется одновременно и в валюте РФ – в рублях, и в иностранной валюте.
При этом суммы в иностранной валюте пересчитывают в рублевый эквивалент по официальному курсу ЦБ РФ, действующему на дату выдачи сумм в иностранной валюте работникам организации под отчет и на дату утверждения авансового отчета (пункт 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2000, утвержденного приказом Минфина России от 10 января 2000 года №2н).
В соответствии с пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 года №34н, если документы, приложенные к авансовому отчету, составлены на иностранном языке, то они должны быть построчно переведены на русский язык.
По возвращении из зарубежной командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет в течение трех дней. Именно такое правило установлено пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40.
Учет курсовых разниц при выдаче банковской карты для загранкомандировок.
Использовать банковскую карту при направлении работников в командировки для организации удобно и выгодно. В этом случае организации нет необходимости приобретать наличную валюту. Пластиковая карта удобна и для самого работника.
Держателями банковской карты могут быть один или несколько сотрудников организации. Для обслуживания каждой карты банк открывает специальный карточный счет. На него зачисляются денежные средства и списываются в оплату произведенных расходов.
Когда работник в командировке оплачивает расходы в валюте или же просто снимает валюту из банкомата, банк продает эту валюту по своему коммерческому курсу, снимая с рублевого счета ее эквивалент. В этот момент возникает разница, образующаяся вследствие отклонения курса продажи иностранной валюты коммерческим банком от официального курса Банка России на дату продажи. Кроме того, возникают курсовые разницы, если курсы Банка России на дату утверждения авансового отчета и дату совершения операции в валюте различны.
Операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и/или в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и пр.), предусмотренных банковскими правилами и/или договорами, заключенными между участниками расчетов (пункт 3.1 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного ЦБ РФ 24 декабря 2004 года №266-П.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящихся на территории Российской Федерации и за ее пределами в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, предназначен счет 55 «Специальные счета в банках» (План счетов). Наличие и движение денежных средств в иностранных валютах учитываются на счете 55 обособленно.
Пересчет стоимости средств на счетах в кредитных организациях, средств в расчетах с юридическими и физическими лицами, выраженной в иностранной валюте, в рубли должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности (пункт 7 ПБУ 3/2006).
Пример 3.
Турфирма ЗАО «Вега» направило сотрудника в загранкомандировку (Ливерпуль) и выдало ему банковскую карту. 2 июня на специальный счет с текущего валютного счета организации перечислено 2000 Евро. Вернувшись 4 июня из загранкомандировки, сотрудник предоставил авансовый отчет, в котором указано, что 3 июня оплачен авиабилет стоимостью 500 Евро, 4 июня оплачен счет за гостиницу стоимостью 400 Евро. К авансовому отчету приложены авиабилет, счет за гостиницу и слипы, подтверждающие произведенные расходы. По данным выписки банка средства списаны со счета банковской карты 3 июня – 500 Евро, 5 июня – 400 Евро.
Официальный курс Евро составил:
- 2 июня – 34,40 руб./ EUR;
- 3 июня – 34,50 руб./ EUR;
- 4 июня – 34,60 руб./ EUR;
- 5 июня – 34,70 рубля/ EUR.
В бухгалтерском учете ЗАО «Вега» сформированы следующие записи:
| Корреспонденция счетов | Сумма, руб. | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | ||
| 2 июня | |||
| 554 | 52 | 68 800 | Отражен перевод денежных средств с текущего валютного счета на счет банковской карты (2000 EUR х 34,40 руб./ EUR) |
| 3 июня | |||
| 554 | 911 | 200 | Отражена положительная курсовая разница по счету банковской карты на дату совершения операции (2000 EUR х (34,50 руб./ EUR - 34,40 руб./ EUR) |
| 71 | 554 | 17 250 | Отражено списание денежных средств со счета банковской карты (500 EUR х 34,50 руб./ EUR) |
| 4 июня | |||
| 71 | 911 | 50 | Отражена положительная курсовая разница, возникшая на дату утверждения авансового отчета (500 EUR х (34,60 руб./ EUR - 34,50 руб./ EUR) |
| 26 | 71 | 31 140 | Отражены командировочные расходы ((500 EUR + 400 EUR) х 34,60 руб./ EUR) |
| 5 июня | |||
| 911 | 71 | 40 | Отражена отрицательная курсовая разница по счету учета расчетов с подотчетными лицами на дату списания денежных средств со счета банковской карты (400 EUR х (34,70 руб./ EUR - 34,60 руб./ EUR) |
| 554 | 911 | 300 | Отражена положительная курсовая разница по счету банковской карты ((2000 – 500) х (34,70 руб./ EUR - 34,50 руб./ EUR) |
| 71 | 554 | 13 880 | Отражено списание денежных средств со счета банковской карты (400 EUR х 34,70 руб./ EUR) |
Окончание примера.
Более подробно с вопросами правового регулирования, лицензирования и сертификации в сфере туризма, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Туристская деятельность».
