Журнал «Учет в аптеках» № 12, декабрь 2009 г.

Михайловская Ю. В., налоговый консультант

Для решения вопросов, связанных с поставками медикаментов, аптека направила менеджера в фармацевтическую компанию, которая находится в другом городе. Расходы на поездку можно признать в налоговом учете. Но при условии их надлежащего документального оформления.

Командировочные расходы

Менеджеру, направленному в служебную поездку, аптека обязана возместить командировочные расходы. Основание – статья 168 Трудового кодекса РФ.

СОСТАВ ЗАТРАТ В НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ

Обратимся к подпункту 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Здесь сказано, что в составе налоговых затрат при «упрощенке» учитываются расходы на командировки, в частности на:

– проезд специалиста к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

– наем жилого помещения, в том числе стоимость дополнительных услуг в гостиницах (исключения – плата за обслуживание в барах и ресторанах, за дополнительное обслуживание в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

– оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

– суточные или полевое довольствие;

– консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта и другие аналогичные платежи и сборы.

Перечень командировочных расходов – открытый. Это означает, что учесть по данной статье можно и затраты (связанные со служебной поездкой), которые в нем прямо не поименованы, например расходы на использование такси во время командировок. Такой вывод следует из письма Минфина России от 31 июля 2009 г. № 03-03-06/1/505. Несмотря на то что это письмо адресовано плательщикам налога на прибыль, по мнению автора, оно применимо и к тем, кто работает на упрощенной системе. Ведь перечни налоговых расходов на командировки при «упрощенке» (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ) и при общем режиме (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ) идентичны. Кроме того, в пункте 2 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ сказано, что некоторые затраты при «упрощенке» (в том числе и командировочные) принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль Налоговым кодексом РФ.

Нормирование командировочных (в том числе суточных и расходов на наем жилого помещения) для целей налогового учета при «упрощенке» не предусмотрено. То есть данные затраты признаются в налоговом учете в полном объеме (письмо Минфина России от 17 августа 2009 г. № 03-11-09/283).

НЕОБХОДИМЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Расходы при упрощенной системе принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Таково требование пункта 2 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Один из этих критериев – затраты должны быть документально подтверждены.

В письме Минфина России от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/169 названы документы, необходимые для того, чтобы расходы на командировку соответствовали данному требованию.

Чиновники отметили, что основной документ, который подтверждает командировочные расходы, – это авансовый отчет вернувшегося из поездки специалиста. Он утверждается при наличии письменного отчета менеджера о проделанной работе, согласованного с руководителем аптеки.

Неотъемлемыми приложениями к авансовому отчету являются оправдательные документы, подтверждающие: наем жилого помещения; фактические расходы на проезд; иные затраты, связанные с командировкой.

Таковыми могут быть кассовые и товарные чеки, проездные документы, бланки строгой отчетности установленной формы и т. п.
И наконец, еще одна обязательная бумага – командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом (унифицированная форма № Т-10, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Финансисты подчеркнули: нарушение установленных правил (неправильное оформление авансового отчета, отсутствие необходимых приложений к нему или неверное их составление, ошибки в командировочном удостоверении) влечет невозможность признания командировочных расходов в составе налоговых затрат. Поскольку в этом случае данные расходы будут считаться документально неподтвержденными.

ОПРАВДАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДОЛЖНЫ БЫТЬ СОСТАВЛЕНЫ ГРАМОТНО

Отдельно остановимся на некоторых нюансах оформления оправдательных документов (чеков, бланков строгой отчетности и пр.), которые прилагаются к авансовому отчету.

В частности, если гостиница при оказании услуг населению проводит денежные расчеты без применения кассовых аппаратов (и поэтому не выдает кассовый чек), то она обязана предоставить постояльцу бланк строгой отчетности. Причем унифицированная форма бланка № 3-Г, утвержденная приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121, с 1 января 2008 года не применяется (постановление Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, письмо Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-01-15/1-11).

В связи с этим командированный менеджер должен потребовать от гостиницы бланк, составленный в произвольной форме. Использование таких бланков допустимо при условии, что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 (письмо Минфина России от 21 января 2009 г. № 03-01-15/1-18).

В последнее время весьма широкое распространение получили электронные пассажирские билеты. Минфин России в письме от 4 февраля 2009 г. № 03-03-07/3 разъяснил, что подтверждающим документом при покупке такого билета может быть один из следующих:

– маршрут-квитанция, оформленная на пассажирском билете, утвержденном в качестве бланка строгой отчетности;

– кассовый чек;

– другой документ, подтверждающий оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Кроме того, финансисты указали, что подобные затраты можно обосновать и косвенно – при наличии документов, подтверждающих факт направления специалиста в поездку, а также распечаток электронного билета (посадочного талона), позволяющих идентифицировать проезд данного работника в командировку.

Внимания также заслуживают бумаги, подтверждающие оп-лату поездок менеджера во время командировки. Обратимся
к пункту 5.1 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Здесь сказано, что документы, используемые при оказании услуг автотранспорта и городского наземного электрического транспорта, должны содержать реквизиты, установленные Правилами перевозок (утверждены постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112). Соответственно, в приложениях 1–5 к Правилам перевозок приведены обязательные реквизиты необходимых бланков, а именно:

– пассажирских билетов;

– квитанций на провоз ручной клади и багажных квитанций;

– заказа-наряда на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа;

– квитанции на оплату пользования легковым такси.

КАКИЕ БУМАГИ ОФОРМЛЯТЬ НЕОБЯЗАТЕЛЬНО

По мнению финансистов (письмо Минфина России от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/169), приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и служебное задание не являются обязательными для документального подтверждения командировочных расходов. Их следует оформлять только в том случае, если это предусмотрено правилами внутреннего документооборота аптеки.

Справедливости ради отметим, что инспекторы на местах придерживаются иной точки зрения. Так, например, в письме УФНС России по г. Москве от 5 июня 2009 г. № 16-15/057712 приказ о направлении работника в командировку и служебное задание названы в числе обязательных документов, подтверждающих командировочные расходы. Ранее позицию инспекторов разделяли и специалисты главного финансового ведомства (письмо Минфина России от 12 мая 2008 г. № 03-03-06/2/47).

МОМЕНТ ПРИЗНАНИЯ РАСХОДОВ

При «упрощенке» расходы признаются в налоговом учете после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 Налогового кодекса РФ). Из положений данного пункта следует, что для признания тех или иных затрат должно быть выполнено два условия:

– расходы фактически понесены (применительно к рассматриваемой ситуации это означает, что командировка состоялась);

– оплата данных затрат осуществлена.

Включить командировочные расходы в состав налоговых затрат, по мнению автора, можно в момент составления авансового отчета вернувшегося менеджера. Ведь в этот день он представит бумаги, свидетельствующие об оплате. А отчет о работе и командировочное удостоверение (свидетельствующие о факте командировки) должны быть сданы не позднее этой даты.

А ЧТО С НАЛОГОМ НА ДОХОДЫ ФИЗЛИЦ?

Аптека, применяющая «упрощенку», не освобождается от исполнения обязанностей налогового агента (п. 5 ст. 346.11 Налогового кодекса РФ). В частности, она должна удержать НДФЛ из сумм, выплачиваемых работникам, и перечислить его в бюджет.

По общему правилу суммы возмещения специалисту командировочных расходов налогом на доходы физических лиц не облагаются. Но есть некоторые нюансы. Для целей исчисления НДФЛ суточные нормируются (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Если речь идет о поездках по России, то этим налогом не облагаются только суточные в пределах 700 руб. за один день нахождения человека в командировке. Предельный размер не облагаемых налогом суточных при загранкомандировках – 2500 руб. в день.

Такие же нормативы применяются, если расходы на проживание не подтверждены документально – компенсация данных затрат не облагается НДФЛ в пределах 700 руб. в день (при поездках по России) и 2500 руб. в день (при загранкомандировках). Подтверж-денные расходы на жилье не облагаются НДФЛ в полном объеме.

За менеджером сохраняется средний заработок

За время нахождения менеджера в командировке за ним сохраняется средний заработок. Обратите внимание: суммы среднего заработка, выплачиваемые за период пребывания работника в служебной поездке, к командировочным расходам не относятся. Они учитываются в составе расходов на оплату труда, которые включаются в состав налоговых затрат на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Данные выплаты облагаются налогом на доходы физических лиц и пенсионными взносами в общем порядке.

Аптека может компенсировать менеджеру разницу между средним заработком и его фактическим окладом за период нахождения в командировке. Плательщики налога на прибыль вправе признать такие доплаты в налоговом учете в составе расходов на оплату труда (ст. 255 Налогового кодекса РФ), если они предусмотрены локальными нормативными актами, трудовыми или коллективными договорами. Об этом, в частности, сообщено в письмах Минфина России от 12 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/62, от 4 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/39. По мнению автора, такой порядок распространяется и на тех, кто применяет упрощенную систему. Ведь расходы на оплату труда при «упрощенке» принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль статьей 255 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

ПРАВИЛА УЧЕТА КОМАНДИРОВАННЫХ РАБОТНИКОВ

Приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н утвержден порядок учета работников, выбывающих в служебные поездки из командирующей организации и прибывших в компанию, в которую они направлены. В частности, определено, что фирма, отправляющая специалистов в поездку, должна вести их учет в специальном журнале выбытия работников (его форма также утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Здесь указывают фамилию, имя и отчество специалиста, дату и номер его командировочного удостоверения, наименование организации, в которую он направляется, пункт назначения. А компания, принимающая командированных, ведет журнал учета работников, прибывших в организацию. Здесь также отражают данные о приехавшем специалисте, наименование направившей его фирмы, даты прибытия и выбытия.

Лица, ответственные за ведение журналов, назначаются приказом руководителя. Хранить журналы следует в течение пяти лет с даты их оформления.