Отражаем в учете командировочные расходы

Автор: Мухин С., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). В ходе этой поездки сотрудник несет расходы, финансируемые за счет средств работодателя. В материале мы рассмотрим размеры и порядок отражения в учете командировочных расходов.

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749).

Пункт 3 Положения № 749 гласит: работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Таким образом, для направления работника в командировку необходим распорядительный документ.

В этих целях могут использоваться (Письмо Минфина России от 18.03.2021 № 02-07-10/19776):

• решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512);

• решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515).

Согласно п. 4 Положения № 749 срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

При этом днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24:00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее – последующие сутки.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Виды расходов и их размеры

Трудовое законодательство гарантирует работнику, направленному в служебную командировку (ст. 167, 168 ТК РФ):

1) сохранение места работы (должности) и среднего заработка;

2) возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (затраты на проезд, на наем жилого помещения, суточные, иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя).

При этом порядок и размеры возмещения работникам, заключившим трудовой договор, расходов, связанных со служебными командировками, в федеральных государственных учреждениях определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ; в государственных учреждениях субъектов РФ, муниципальных учреждениях – нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления соответственно (ст. 168 ТК РФ).

Федеральные бюджетные учреждения должны возмещать расходы, которые регламентированы постановлениями Правительства РФ от 02.10.2002 № 729, от 26.12.2005 № 812, от 22.08.2020 № 1267.

Так, п. 1 Постановления Правительства РФ № 729 установлено, что работодатель (федеральное бюджетное учреждение) за счет средств федерального бюджета возмещает своему работнику:

1) расходы на наем жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки;

2) суточные – в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

3) расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами. Однако эти расходы имеют ограничения. Например, размер возмещения расходов на проезд поездом ограничен стоимостью билета в купейном вагоне скорого фирменного поезда, а при перелете самолетом – стоимостью билета в салоне экономического класса. Также данным документом не предусмотрен проезд в такси.

Что касается проезда в метро, согласно разъяснениям из Письма Минтруда России от 28.09.2020 № 14-2/ООГ-15415 работодатель – федеральное государственное учреждение возмещает работнику командировочные расходы на проезд в транспорте общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. По мнению чиновников ведомства, расходы командированного лица на проезд в метро не подлежат возмещению.

Учреждение может возместить расходы сверх установленных пределов, только если работник произвел их по согласованию с ним. Расходы в повышенном размере возможны, если они понесены за счет экономии бюджетных средств, а также денежных средств, полученных от приносящей доход деятельности (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).

Что касается учреждений субъектов РФ, в каждом регионе действуют свои нормативные акты. Как правило, их требования аналогичны федеральному законодательству.

Рекомендуем перечень командировочных расходов закрепить в локальном акте учреждения с учетом требований нормативного акта соответствующего уровня, применяемого данным учреждением.

Документальное подтверждение расходов

В соответствии с ч. 1 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Командировочные расходы подтверждаются:

• приказом о направлении сотрудника в командировку на определенный срок;

• авансовым отчетом работника об израсходованных в командировке суммах.

При этом авансовый отчет – это документ, которым работник подтверждает не только произведенные им расходы, но и время нахождения его в командировке (с учетом времени проезда до пунк­та назначения), необходимое для обоснованного исчисления подлежащих оплате суточных расходов (Письмо Минфина России от 20.08.2020 № 02-06-10/73254).

При этом необходимо учесть следующее:

1. Первичным учетным документом, подтверждающим факт хозяйственной жизни (проезд, связанный со служебной командировкой, в городском и пригородном транспорте), является кассовый чек или бланк строгой отчетности (см. Письмо Минфина России от 10.08.2020 № 02-06-10/73528). Акт об оказании услуг (агентских услуг) по приобретению, оформлению и выдаче электронных билетов не признается документом, подтверждающим получение услуги перевозчика (расходы на перевозку подотчетного лица) (см. Письмо Минфина России № 02-06-10/73254).

2. Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы, оформленные с нарушениями законодательства РФ, к учету не принимаются (Письмо Минфина России от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).

Обратите внимание: Если у работника нет документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание, то он представляет служебную записку и (или) иной документ (см. Письмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1).

Отсутствие проездных документов можно подтвердить справкой транспортной компании (дубликатом, копией билета), содержащей информацию, позволяющую идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (Письмо Минфина России от 24.09.2019 № 03-03-07/73284).

Бухгалтерский учет расходов

При отражении командировочных расходов следует учесть разъяснения, приведенные в Письме Минфина России от 01.07.2022 № 02-05-12/63856.В нем финансовое ведомство обращает внимание, что в 2022 году при признании расходов используются:

• Порядок формирования и применения кодов бюджетной классификации РФ, их структура и принципы назначения, утвержденные Приказом Минфина России от 06.06.2019 № 85н (далее – Порядок № 85н);

• Порядок применения классификации операций сектора государственного управления, утвержденный Приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н (далее – Порядок № 209н).

В соответствии с п. 46.5 Порядка № 85н:

• перечисление денежных средств на банковскую карту (выдача наличных из кассы) командированному работнику на оплату проезда к месту служебной командировки и обратно, суточных и найма жилого помещения отражается по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда»;

• оплата стоимости билетов для проезда к месту командирования и обратно и (или) найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам) – по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».

При этом в названном письме разъясняется:

• возмещение персоналу расходов, связанных со служебными командировками, в том числе иных расходов, произведенных работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя, отражается по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (п. 10.2.6 Порядка № 209н);

• приобретение горюче-смазочных материалов для служебного автомобиля для проезда до места командировки и обратно – по подстатье 343 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» КОСГУ (п. 11.4.3 Порядка № 209н).

Чиновники финансового ведомства отмечают, что корректное применение порядков № 85н, 209н возможно исключительно с учетом положений коллективного договора или локального нормативного акта. В них работодатель может определить перечень подлежащих возмещению иных расходов, произведенных командированным работником с разрешения организации-работодателя.

Если расходы на приобретение объектов нефинансовых активов, относящихся к материальным запасам (например, закупка топлива для заправки служебного транспорта при нахождении сотрудника в служебной командировке), были осуществлены в отсутствие локального акта, устанавливающего перечень возмещаемых командированному сотруднику иных расходов, либо при отсутствии таких расходов в перечне, определенном данным локальным актом, их следует классифицировать как расходы на закупку, осуществленную организацией-работодателем через подотчетное лицо.

Пример 1.

Бюджетное учреждение перечислило командированному сотруднику на банковскую карту денежные средства на командировочные расходы в размере 32 500 руб. Из них:

• суточные – 2 000 руб.;

• расходы на бензин для служебного автомобиля для проезда до места командирования – 10 000 руб. и на наем жилого помещения – 20 500 руб.

Виды расходов предусмотрены локальным актом учреждения и отражены по коду вида финансового обеспечения КВФО 2.

Согласно п. 212 Инструкции № 157н для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами».

Дебиторская задолженность подотчетного лица отражается на этом счете в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, либо в сумме денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели.

Увеличение дебиторской задолженности подотчетного лица на суммы полученных денежных средств допускается при отсутствии за данным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок представления авансового отчета.

По возвращении из командировки лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны в срок, установленный руководителем, не превышающий трех рабочих дней, предъявить отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие затраты.

Сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами после утверждения авансового отчета руководителем учреждения (п. 216 Инструкции № 157н).

Отражение операций по счету осуществляется в журнале операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетов по полученным денежным документам.

В соответствии с Инструкцией № 174н в учете учреждения сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выдача работнику денежных средств под отчет
Перечислены суточные сотруднику учреждения	2 208 12 567	2 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 112 / подстатья 212 КОСГУ)	2 000
Перечислены расходы на проезд и наем жилого помещения (10 000 + 20 500) руб.	2 208 26 567	2 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 112 / подстатья 226 КОСГУ)	30 500
После представления работником авансового отчета
Отражены расходы на выплату суточных	2 109 60 212	2 208 12 667	2 000
Отражены расходы на проезд и наем жилого помещения	2 109 60 226	2 208 26 667	30 500

Пример 2.

Изменим условия примера 1. Расходы на приобретение ГСМ не предусмотрены локальным актом организации, но осуществлены командированным сотрудником с разрешения работодателя. Денежные средства на приобретение ГСМ были перечислены отдельной суммой.

В учете учреждения сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выдача работнику денежных средств под отчет
Перечислены суточные сотруднику учреждения	2 208 12 567	2 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 112 / подстатья 212 КОСГУ)	2 000
Перечислены расходы на наем жилого помещения	2 208 26 567	2 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 112 / подстатья 226 КОСГУ)	20 500
Перечислены расходы на приобретение ГСМ	2 208 34 567	2 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 343 КОСГУ)	10 000
После представления работником авансового отчета
Отражены расходы на выплату суточных	2 109 60 212	2 208 12 667	2 000
Отражены расходы на проживание командированного сотрудника на основании его отчета	2 109 60 226	2 208 26 667	20 500
Приняты к учету расходы подотчетного лица на приобретение ГСМ	2 106 34 343	2 208 26 667	10 000
Приняты к учету ГСМ на основании авансового отчета	2 105 33 343	2 106 34 343	10 000
Списаны ГСМ на основании путевого листа	2 109 xx 272	2 105 33 443	10 000

* * *

Кратко сформулируем основные выводы:

1. При направлении работника в служебную командировку учреждение должно руководствоваться Положением № 749 и ведомственными нормативными актами, которые регулируют данный вопрос.

2. Расходы на выплату суточных, проезд и проживание, осуществляемые за счет средств бюджетов, нормированы (следует руководствоваться соответствующим нормативным актом в зависимости от уровня бюджета).

3. Все расходы должны быть документально подтверждены. Первичным учетным документом, подтверждающим проезд и проживание, является кассовый чек или бланк строгой отчетности. Документы, оформленные с нарушениями законодательства РФ, к учету не принимаются.

4. При отражении расходов на командировки в 2022 году следует применять положения порядков № 85н, 209н.