Журнал «Учет в бюджетных учреждениях»
Компенсация за использование автомобиля гарантирована законодательно
Порядок выплаты федеральным госслужащим компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях утвержден постановлением Правительства РФ от 2 июля 2013 г. № 563. Как отразить такие компенсации госслужащим в учете и как начислять налоги и взносы на компенсации за использование автомобиля, рассказывает эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».
Выплата компенсации за использование автомобиля, являющегося имуществом работника, регулируется нормами трудового законодательства. Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, если работник использует с согласия или ведома работодателя и в его интересах личное имущество, за его использование, износ (амортизацию) полагается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием актива. В этой статье указано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Однако государственным ведомствам следует помнить, что Правительство РФ устанавливает правила выплаты компенсации госслужащим за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов в служебных целях, а также порядок возмещения расходов, связанных с использованием федеральными государственными гражданскими служащими личных транспортных средств.
Так, с 13 июля 2013 года действует постановление Правительства РФ от 2 июля 2013 г. № 563, которым утверждены непосредственно Правила, а также предельные размеры компенсаций. До этого действовали нормы выплаты компенсации госслужащим за использование личных автомашин и мотоциклов в служебных целях, утвержденные двумя постановлениями Правительства РФ: от 20 июня 1992 г. № 414 и от 24 мая 1993 г. № 487. Действующие нормы компенсации госслужащим за использование личного транспорта таковы:
- для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см – 2400 руб. в месяц;
- для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2000 куб. см – 3000 руб. в месяц;
- для мотоциклов – 1200 руб. в месяц.
В то же время есть особенности выплаты компенсации за использование автомобиля сотрудникам учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов по контролю оборота наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов РФ. В частности, для них постановлением Правительства РФ от 17 января 2013 г. № 14 определены особый порядок и предельные размеры ежемесячной компенсации в связи с разъездным характером деятельности:
- для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см – 3300 руб.;
- для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 4100 руб.;
- для мотоциклов – 1650 руб. в месяц.
Согласно постановлению № 14, сотрудникам соответствующих ведомств, использующим личное транспортное средство в служебных целях по доверенности, компенсация выплачивается по утвержденным нормам.
Правила выплаты и возмещения расходов
Далее рассмотрим порядок выплаты сумм компенсации за использование автомобиля и возмещения расходов, согласно постановлению № 563.
Для получения компенсации и возмещения расходов работник подает заявление работодателю, в котором указывается, в связи с исполнением каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).
Максимальная сумма компенсации за использование личного автомобиля в месяц не должна превышать ее предельный размер, предусмотренный постановлением № 563. Также особо отмечено, что расходы на приобретение горюче-смазочных материалов возмещаются согласно фактическим затратам, которые подтверждаются соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.). Определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается учреждением в 10-дневный срок со дня получения заявления гражданского служащего. При этом принимается во внимание:
- необходимость использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
- время использования личного транспорта в служебных целях.
Кстати, выплата компенсации за использование личного автомобиля в соответствии с постановлением № 563 предусмотрена и в том случае, если гражданский служащий отказался от предоставленного служебного транспорта с персональным закреплением. Тогда суммы выплачиваются по общим правилам (на основании поданного сотрудником заявления).
Отражение компенсации в бухгалтерском учете
Расчеты по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях учитываются на счете 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции по применению Единого плана счетов).
Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.
Бухгалтерские записи выглядят так:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
| Начислена сумма компенсации сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях | 0 401 20 212
«Расходы по прочим выплатам» 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполненных работ, услуг» | 0 302 12 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам» |
| Выплачена сумма компенсации работнику | 0 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате» | 0 201 34 610
«Выбытие средств из кассы учреждения» |
НДФЛ и страховые взносы
Рассматриваемые компенсации подпадают под действие пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Там определено, что не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Что касается страховых взносов, они также не начисляются на все виды компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением человеком трудовых обязанностей. Основание – подпункт 2 пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подпункт 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
Итак, поскольку компенсация за использование личного имущества в производственных целях предусмотрена трудовым законодательством, данные суммы не облагаются ни налогом на доходы физических лиц, ни взносами.
Если компенсация выплачена в рамках приносящей доход деятельности
Если сотрудник использует личное имущество в интересах бюджетного учреждения, но в рамках приносящей доход деятельности, компенсационные выплаты (в том числе и суммы, выплаченные в качестве возмещения расходов) могут уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но только если затраты экономически обоснованы и документально подтверждены. При этом следует помнить, что для целей налогового учета предусмотрено ограничение признания сумм компенсаций за использование личного автомобиля в производственных целях.
Речь идет о постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Согласно этому нормативному акту, для целей налогообложения прибыли рассматриваемые суммы учитываются в составе прочих расходов:
- при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – в сумме 1200 руб. в месяц;
- при использовании мотоцикла – 600 руб. в месяц;
- при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя более 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.
Нормы постановления № 92 используются только при исчислении налога на прибыль. Если сотрудник использует личный транспорт в рамках предпринимательской деятельности учреждения, суммы компенсации освобождаются от НДФЛ и взносов в размере, определяемом соглашением сторон. Подтверждает правомерность таких выводов и письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996.
