Издательство «Гарант-Пресс»

Учреждение может приобрести через подотчетное лицо нефинансовые активы, например основные средства, нематериальные активы, материалы, товары. В этом случае сумму средств, выданных подотчетному лицу, отражают по дебету счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (по соответствующим аналитическим счетам) в корреспонденции со счетами учета денежных средств. После получения авансового отчета и документов, подтверждающих получение имущества, его приходуют в общем порядке. Эту операцию отражают по дебету соответствующих аналитических счетов счета 0 105 00 000 "Материальные запасы" или 0 106 00 000 "Вложения в нефинансовые активы" и кредиту счета 0 208 00 000.

Пример

Для приобретения нефинансовых активов подотчетному лицу выдано из кассы учреждения 96 000 руб., в том числе:

- на покупку материалов - 37 000 руб.;

- на покупку основных средств - 59 000 руб.

За счет полученных средств подотчетным лицом куплено:

- прочие материалы, которые не относятся к особо ценному имуществу, стоимостью 17 700 руб. (в том числе НДС - 2700 руб.);

- основное средство, которое относится к особо ценному имуществу, стоимостью 59 000 руб. (в том числе НДС - 9000 руб.).

Материалы приобретаются за счет субсидии на выполнение госзадания, основные средства - за счет субсидии на иные цели. Указанное имущество будет использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Остаток неиспользованных подотчетных средств в размере 19 300 руб. был возвращен в кассу учреждения.

Операции по выдаче средств подотчетному лицу и приобретению ценностей будут отражены в учете учреждения записями:

Дебет 4 208 34 560 Кредит 4 201 34 610

- 37 000 руб. - выданы средства подотчетному лицу для оплаты материалов;

Дебет 5 208 31 560 Кредит 5 201 34 610

- 59 000 руб. - выданы средства подотчетному лицу для оплаты основных средств;

Дебет 4 105 36 340 Кредит 4 208 34 660

- 17 700 руб. - отражена стоимость оприходованных материалов, приобретенных подотчетным лицом;

Дебет 5 106 21 310 Кредит 5 208 31 660

- 59 000 руб. - отражены затраты на приобретение основного средства;

Дебет 4 201 34 510 Кредит 4 208 34 660

- 19 300 руб. - возращен остаток подотчетных средств в кассу учреждения.

Может ли учреждение компенсировать подотчетному лицу расходы на приобретение ценностей, которые он оплатил за счет собственных средств? По мнению специалистов - может, но в исключительных случаях.

Мнение специалиста

М. Миллиард, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

А. Семенюк, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Требования действующего законодательства предполагают выдачу денежных средств подотчетному лицу непосредственно перед осуществлением им расходов, при этом денежные средства выдаются под отчет:

- на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий;

- по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.

Таким образом, аванс на расходование денежных средств под отчет может не выдаваться только в исключительных случаях при наличии веских обоснований. При этом, если в ходе выполнения учреждением своих функций все-таки возникают ситуации, когда по объективным причинам выдать аванс сотруднику не представляется возможным, случаи и порядок возмещения расходов, произведенных сотрудником на нужды учреждения за счет собственных средств, целесообразно предусмотреть в учетной политике (отдельном локальном акте) учреждения. Кроме того, в отдельных случаях работник может написать заявление на имя руководителя учреждения о разрешении произвести расход в пользу учреждения за счет собственных средств на определенные цели, обосновав его необходимость.

Часто подотчетные лица приобретают те или иные ценности у организаций или предпринимателей, не применяющих контрольно-кассовую технику. В результате они не предоставляют документы, которые подтверждают факт оплаты товара (чеки ККТ). В этой ситуации основанием для оприходования ценностей и списания задолженности подотчетного лица будут являться товарные чеки, оформленные в соответствии со статьей 9 Закона "О бухгалтерском учете"*(373), которые содержат реквизиты, установленные пунктом 2.1 статьи 2 Закона "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов..."*(374).

Мнение специалиста

А. Суховерхова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документами, подтверждающими факт оплаты материальных ценностей (работ, услуг), являются чеки ККТ, квитанции к ПКО, бланки строгой отчетности, а при приобретении услуг у организаций и индивидуальных предпринимателей - плательщиков ЕНВД, не подпадающих под действие п. 2 и 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ, - товарный чек, квитанция и другие документы, соответствующие установленным требованиям. Таким образом, для подтверждения расходов, осуществленных автономным учреждением через подотчетное лицо, достаточно наличия в качестве подтверждающего документа товарного чека, если он содержит все обязательные реквизиты. Об этом, в частности, говорилось в письмах Минфина России от 19.01.2010 N 03-03-06/4/2, от 27.09.2010 N 03-01-15/7-214, от 07.06.2011 N 03-01-15/4-75, от 12.01.2012 N 03-01-15/1-02. Иных документов, подтверждающих расходы (в том числе квитанции к приходному кассовому ордеру), не требуется.