Издательство «Гарант-Пресс»

Подотчетному лицу могут быть выданы денежные средства для оплаты тех или иных работ (услуг), выполняемых для учреждения сторонними организациями. В этом случае сумму средств, выданных подотчетному лицу, отражают по дебету соответствующих аналитических счетов счета 0 208 00 000 в корреспонденции со счетами учета денежных средств. После предоставления подотчетным лицом авансового отчета и его утверждения руководителем учреждения затраты списывают на соответствующие аналитические счета по учету расходов учреждения (0 109 60 000, 0 109 70 000, 0 109 80 000, 0 109 90 000, 0 401 20 000) в корреспонденции со счетом 0 208 00 000 (по соответствующим аналитическим счетам).

При подобных вариантах расчетов учреждению необходимо соблюдать лимит расчета наличными денежными средствами между юридическими лицами и предпринимателями. Подробнее об этом читайте в разделе «Денежные средства учреждения (строка 170)» подраздел «Ограничения в работе с на личными».

Пример

Для оплаты произведенных расходов работник учреждения получил денежные средства в сумме 49 088 руб., в том числе для оплаты:

- услуг связи — в сумме 4248 руб.;

- транспортных услуг — в сумме 11 800 руб.;

- коммунальных услуг — в сумме 5900 руб.;

- услуг по содержанию имущества учреждения в сумме 9440 руб.;

- прочих работ и услуг в сумме 17 700 руб..

Указанные услуги оплачиваются за счет субсидии на выполнение государственного задания и связаны с уставной деятельностью учреждения, не облагаемой НДС. Затраты на оплату данных услуг отражаются в составе текущих расходов учреждения.

При выплате денежных средств подотчетному лицу в учете учреждения делают записи:

Дебет 4 208 21 560 Кредит 4 201 34 610

– 4248 руб. — выданы средства подотчетному лицу в оплату услуг связи из кассы учреждения;

Дебет 4 208 22 560 Кредит 4 201 34 610

– 11 800 руб. — выданы средства подотчетному лицу в оплату транспортных услуг из кассы учреждения;

Дебет 4 208 23 560 Кредит 4 201 34 610

– 5900 руб. — выданы средства подотчетному лицу в оплату коммунальных услуг из кассы учреждения;

Дебет 4 208 25 560 Кредит 4 201 34 610

– 9440 руб. — выданы средства подотчетному лицу в оплату услуг по содержанию имущества из кассы учреждения;

Дебет 4 208 26 560 Кредит 4 201 34 610

– 17 700 руб. — выданы средства подотчетному лицу в оплату прочих работ и услуг из кассы учреждения.

После предоставления и утверждения авансового отчета в учете учреждения сделаны записи:

Дебет 4 109 60 221 (4 109 70 221 ...) Кредит 4 208 21 660

– 4248 руб. — учтены расходы на оплату услуг связи подотчетным лицом;

Дебет 4 109 60 222 (4 109 70 222 ...) Кредит 4 208 22 660

– 11 800 руб. — учтены расходы на оплату транспортных услуг подотчетным лицом;

Дебет 4 109 60 223 (4 109 70 223 ...) Кредит 4 208 23 660

– 5900 руб. — учтены расходы на оплату коммунальных услуг подотчетным лицом;

Дебет 4 109 60 225 (4 109 70 225 ...) Кредит 4 208 25 660

– 9440 руб. — учтены расходы на оплату услуг по содержанию имущества подотчетным лицом;

Дебет 4 109 60 226 (4 109 70 226 ...) Кредит 4 208 261 660

– 17 700 руб. — учтены расходы на оплату прочих работ и услуг подотчетным лицом.

Если подотчетным лицом оплачены затраты, связанные с приобретением нефинансовых активов (например основных средств, материалов, товаров), данные расходы могут включаться в первоначальную (фактическую) стоимость этого имущества. В данном случае оплаченные подотчетным лицом расходы отражают по дебету 0 106 00 000 (по соответствующим аналитическим счетам).

Пример

Подотчетное лицо получило денежные средства в сумме 118 000 руб. для оплаты:

- транспортных услуг в размере 94 400 руб.;

- информационных услуг в размере 23 600 руб..

Указанные услуги связаны с приобретением особо ценного производственного оборудования, покупаемого за счет субсидии на иные цели. Оборудование будет использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС.

Операции по оплате услуг, связанных с приобретением основного средства, будут отражены в учете учреждения записями:

Дебет 5 208 22 560 Кредит 5 201 34 610

– 94 400 руб. — выданы средства подотчетному лицу в оплату транспортных услуг из кассы учреждения;

Дебет 5 208 26 560 Кредит 5 201 34 610

– 23 600 руб. — выданы средства подотчетному лицу в оплату информационных услуг из кассы учреждения;

Дебет 5 106 21 310 Кредит 5 208 22 660

– 94 400 руб. — расходы на оплату транспортных услуг списаны на увеличение стоимости оборудования;

Дебет 5 106 21 310 Кредит 5 208 26 660

– 23 600 руб. — расходы на оплату информационных услуг списаны на увеличение стоимости оборудования.

Подотчетное лицо может внести аванс в оплату тех или иных работ (услуг). В этом случае после предоставления авансового отчета с приложением документов, которые подтверждают факт уплаты аванса, задолженность подотчетного лица списывается в кредит счета 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам» (по соответствующим аналитическим счетам).

Пример

Подотчетное лицо получило 141 600 руб. для предварительной оплаты:

- транспортных услуг в размере 59 000 руб.;

- услуг по предоставлению имущества в аренду в размере 82 600 руб..

Указанные услуги оплачиваются за счет субсидии на выполнение государственного задания. Они подлежат учету в составе текущих расходов учреждения и необходимы в деятельности, не облагаемой НДС.

При выдаче средств подотчетному лицу в учете учреждения будут сделаны записи:

Дебет 4 208 22 560 Кредит 4 201 34 610

– 59 000 руб. — выданы средства подотчетному лицу в оплату транспортных услуг из кассы учреждения;

Дебет 4 208 24 560 Кредит 4 201 34 610

– 82 600 руб. — выданы средства подотчетному лицу в оплату услуг по предоставлению имущества в аренду из кассы учреждения.

После предоставления подотчетным лицом авансового отчета (с документами, подтверждающими внесение предварительной оплаты в кассу сторонней организации) в учете учреждения делают записи:

Дебет 4 206 22 560 Кредит 4 208 22 660

– 59 000 руб. — списана задолженность подотчетного лица и отражено внесение средств в кассу транспортной организации;

Дебет 4 206 24 560 Кредит 4 208 24 660

– 82 600 руб. — списана задолженность подотчетного лица и отражено внесение средств в кассу арендодателя.

После оказания транспортных услуг и услуг по аренде в учете учреждения делают

Дебет 4 109 60 222 (4 109 70 222 ...) Кредит 4 302 22 730

– 59 000 руб. — отражены транспортные расходы и кредиторская задолженность перед исполнителем (с учетом «входного» НДС);

Дебет 4 302 22 830 Кредит 4 206 22 660

– 59 000 руб. — зачтена сумма аванса;

Дебет 4 109 60 224 (4 109 70 224 ...) Кредит 4 302 24 730

– 82 600 руб. — отражены расходы по аренде и кредиторская задолженность перед арендодателем (с учетом «входного» НДС);

Дебет 4 302 24 830 Кредит 4 206 24 660

– 82 600 руб. — зачтена сумма аванса.

По материалам книги-справочника "Годовой отчет бюджетных и автономных учреждений"
под общ. редакцией В.Верещаки