ИА ГАРАНТ

Возможно ли в налоговом учете признать в расходах компенсацию работникам затрат на мобильную связь при использовании личного телефона сотрудника?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Расходы на компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества и на оплату услуг связи могут быть учтены при исчислении налога на прибыль, если такие расходы документально подтверждены и экономически обоснованы (связаны с производственной необходимостью).

Обоснование позиции:

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Таким образом, как прямо следует из процитированной нормы, при использовании личного имущества работник может получать от работодателя два вида выплат:

  • компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;

  • возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

Размер данных выплат определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

В ТК РФ компенсации за использование сотового телефона отдельно не выделены, поэтому никаких специальных норм для таких компенсаций не предусмотрено. По сути, стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). Кроме того, дополнительно к этой сумме работодатель имеет полное право возмещать сотруднику все расходы, связанные с использованием телефона, в частности затраты на сотовую связь, при условии закрепления данных выплат соответствующим локальным нормативно-правовым актом. Отметим, что в случае компенсации за услуги сотовой связи можно говорить о компенсации расходов, связанных с использованием имущества в служебных целях, даже если по договоренности сторон износ (амортизацию) самого имущества (личного телефона) работодатель не компенсирует.

Документальное оформление

Для документального подтверждения расходов на компенсацию за использование личного имущества работника необходимы:

1) соглашение между работником и работодателем, выраженное в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В соглашении должны быть отражены:

  • вид используемого имущества и его характеристики;

  • порядок использования имущества;

  • размер компенсации за использование;

  • факт принадлежности имущества работнику*(1);

  • порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.;

  • срок использования имущества;

2) приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования имущества (смотрите примерную форму такого приказа).

3) Расчеты размеров компенсации. Например, размер компенсации может определяться исходя из стоимости используемого работником имущества, интенсивности его использования в служебных целях и т.п.

4) Документы (их копии), подтверждающие экономическую оправданность расходов на компенсации (производственную необходимость).

Налоговый учет

В отношении расходов на компенсацию личного имущества отметим следующее.

В пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, упомянуты только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Расходы на компенсацию за использование иного личного имущества работника в главе 25 НК РФ прямо не упоминаются.

Поскольку перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, не является исчерпывающим, суммы компенсаций, начисленные работникам за использование ими для выполнения служебного задания личного имущества (кроме легкового автотранспорта), поименованного в ст. 188 ТК РФ, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (смотрите также письма Минфина России от 08.12.2006 N 03-03-04/4/186, от 15.08.2005 N 03-03-02/61).

В соответствии с пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на оплату услуг связи.

По мнению специалистов Минфина России и налоговых органов, вышеуказанная норма применяется как в случае, когда услуги оператора сотовой связи для ведения служебных переговоров приобретаются самой организацией, так и в случае, когда услуги сотовой связи оказываются непосредственно работникам и компенсируются организацией-работодателем (письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15, УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@, от 18.06.2009 N 16-15/061735).

Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения, по мнению чиновников, необходимо иметь: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; договор с оператором на оказание услуг связи; счета оператора связи. Также для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств (письма Минфина России от 23.06.2011 N 03-03-06/1/378, от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178).

Кроме того, с точки зрения представителей финансового ведомства, форма счета оператора связи должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком (организацией) абонентскому номеру (письмо Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418)*(2). Смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.2*(3).

Таким образом, для безрискового признания расходов на услуги связи по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ требуется оформление достаточно объемного пакета документов.

Вместе с тем существует позиция, что, если компенсация работникам затрат на услуги сотовой связи предусмотрена трудовым договором, такую компенсацию организация вправе признать для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда как другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым и (или) коллективным договором (п. 25 ст. 255 НК РФ). Действительно, перечень расходов на оплату труда не является исчерпывающим, т.е. позволяет учитывать как прямо поименованные в нем выплаты работникам, так и иные выплаты, если они указаны, в частности, в трудовом договоре. Однако следует помнить, что такие расходы должны соответствовать требованиям ст. 252 НК РФ (экономически оправданными и направленными на получение дохода). При таком подходе проблема, на наш взгляд, состоит в том, что включение расходов на сотовую связь в состав расходов на оплату труда приведет к потере компенсационного характера выплаты и к необходимости применить к таким выплатам в пользу сотрудника "зарплатные налоги" (НДФЛ, страховые взносы), что, на наш взгляд, не будет справедливым в отношении работника (удерживается НДФЛ), а кроме того, и увеличит базу по начислению страховых взносов для организации. Поэтому мы не рекомендуем руководствоваться такой позицией.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Ответ прошел контроль качества

1 сентября 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 


*(1) По поводу документального подтверждения принадлежности используемого имущества контролирующие органы разъясняли, что работник, получающий компенсацию за использование личного имущества в служебных целях, должен предоставить организации документы, подтверждающие его право собственности на это имущество (смотрите письма УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115 и Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138). Однако такое требование не является законным. Ни в НК РФ, ни в ТК РФ нет требования о представлении документов, подтверждающих право собственности. Кроме того, ни в одном нормативном акте не сказано, какие документы могут подтверждать право собственности физического лица на такое имущество, как мобильный телефон. Накладные на приобретение, товарные чеки не подтверждают право собственности. Они лишь могут подтвердить, что физическое лицо понесло соответствующие затраты на приобретение имущества. Заметим, что в письме Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 использована более мягкая формулировка: в организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность имущества работнику. Мы считаем, что подтвердить принадлежность имущества работнику можно непосредственно в соглашении, определяющем порядок выплаты компенсации. В нем достаточно указать, что работник в служебных целях использует "принадлежащее ему" имущество и указать, какое конкретно.

*(2) В то же время существует арбитражная практика, в соответствии с которой наличие детализированного счета оператора не является обязательным для подтверждения обоснованности осуществленных расходов на услуги сотовой связи (смотрите, например, постановления ФАС Московского округа от 19.07.2007 N КА-А40/5441-07, от 11.12.2007 N КА-А40/12690-07, постановления ФАС Северо-Западного округа от 29.10.2007 N А05-3408/2007, ФАС Поволжского округа от 09.11.2006 N А65-29284/2005-СА2-8, ФАС Северо-Западного округа от 08.12.2005 N А56-50572/04).

*(3) Здесь при рассмотрении вопроса о признании в целях главы 25 НК РФ компенсации по оплате услуг сотовой связи, выплаченной руководителю (служебные звонки производились с его личного телефона), было сказано, что если услуги сотовой связи, оказываемые непосредственно руководителю организации, носят производственный характер (что документально подтверждено), то компенсация руководителю оплаты указанных услуг учитывается в целях налогообложения прибыли. При этом в организации должны храниться документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество (заключенный с сотовой компанией договор об оказании услуг связи), а также документы, подтверждающие расходы, понесенные им при использовании имущества в служебных целях (детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на физическое лицо). В отчете указываются все задействованные телефонные номера и стоимость каждого разговора. Если документы, подтверждающие производственный характер переговоров, проведенных сотрудниками по их личным мобильным телефонам, отсутствуют, такие переговоры рассматриваются как звонки частного характера и выплаченная сотрудникам компенсация не учитывается для целей налогообложения прибыли.