Роман Бухарев, ведущий эксперт в области социального страхования
Журнал "Семинар для бухгалтера" № 2/2016
План вебинара:
Сотрудник принес больничный лист. В течение 10 дней вы начислите пособие и выплатите его с ближайшей зарплатой. Часть суммы потом возместит ФСС. Для этого сотрудникам фонда вы передадите больничный и расчет пособия. Если в этих документах вдруг проскочит серьезная ошибка, ФСС откажет в возмещении или потребует новые бумаги. Тогда компания потеряет деньги, а сотрудникам придется тратить рабочее время на подготовку документов.
Больничный лист
Первую половину больничного листа заполняет врач. А вторую – работодатель. Перед тем как начнете заполнять ваш раздел, проверьте врачебные записи, вдруг там ошибка.
Раздел, который заполняет врач
Строчку о наименовании организации врач заполняет со слов больного (см. пометку 1 в образце ниже. – Примеч. ред.). Поэтому здесь врачи ошибаются чаще всего: неверно пишут название компании или произвольно сокращают его.
Фонд уверяет, что возместит пособие по листу с такими ошибками. Об этом ФСС сообщил в информации от 21 июля 2015 г. Ведь контролеры легко узнают компанию по регистрационному номеру.
В строке с названием больницы, ее ОГРН и адресом врачи ошибаются куда реже (см. пометку 2 в образце выше. – Примеч. ред.). Как правило, заполняют листки на компьютере, и эти сведения тянутся автоматически.
Если врач вписал адрес и нарушил последовательность город – улица – дом, то проблем с возмещением не будет. Фонд идентифицирует учреждение по номеру ОГРН – пункт 8 письма ФСС РФ от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956. По этой же логике не страшна и ошибка в названии больницы, если в листке правильный ОГРН. Но официальных разъяснений конкретно по такой ситуации нет. И сотрудники фонда на местах могут придерживаться обратной позиции.
В строке «Дата выдачи» врач ставит одну из дат: либо день обращения в больницу, либо день закрытия листка (см. пометку 3 в образце. – Примеч. ред.). Так сказано в пункте 6 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития от 29 июня 2011 г. № 624н.
Потом врач указывает Ф. И.О. сотрудника по паспорту и дату его рождения (см. пометку 4 в образце. – Примеч. ред.). Здесь часто ошибаются. Например, ставят неверный год или опечатываются в имени. К таким ошибкам фонд придирается и из-за них отказывает в возмещении.
Опасны ошибки и в таблице «Освобождение от работы» (см. пометку 5 в образце выше. – Примеч. ред.). Врач может выдать больничный на срок не более 15 дней включительно. Если болезнь длится дольше, то лист продлевает врачебная комиссия. А записи в листке делает лечащий врач и председатель комиссии. Исключение – больничный по беременности и родам. Он длится более 140 дней, а подпись председателя комиссии не нужна. Об этом ФСС сказал в пункте 1 письма от 23 декабря 2011 г. № 14-03-11/15-16055.
В третьем столбце таблицы врач пишет свою специальность: терапевт, хирург, лор и т. д. Если число букв в специальности больше 9, то ее сократят. Например, так «аллергол» или «офтальмол».
Врач в строке «Должность» не написал конкретную специальность, а указал просто «врач»? Ошибка не критична. Фонд не откажет – пункт 17 письма ФСС от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956.
В разъяснениях фонд приводит и другие примеры безопасных ошибок: бланк заполнили прописными буквами, буквы попали на границы ячеек, а печать – на границы информационного поля, есть пробелы между инициалами врача (между буквами имени и отчества). Все это не страшно.
А вот нечеткая треугольная печать – нарушение существенное (см. пометку 6 в образце выше. – Примеч. ред.). Придется запросить дубликат листка. Печать – это одно из главных доказательств того, что бланк не подделка и его действительно выдал врач. Это следует из пункта 60 постановления ФСС о порядке проверок от 7 апреля 2008 г. № 81.
Ошибки в записях врача вы исправить не можете. Созвонитесь со специалистами вашего отделения ФСС. Они скажут точно, насколько неточность критична. Если из-за нее пособие не возместят, нужно обратиться в больницу за дубликатом.
Допустим, сотрудники фонда устно заверили, что ошибка не критична. Тогда платите пособие. А чтобы исключить претензии фонда в будущем, отправьте в ФСС запрос. Форма произвольная. Например, просьбу можно сформулировать так:
«Просим проверить листок нетрудоспособности № 874 623 778 941. Его заполнила медицинская организация ООО “Спасение”. Врач ошибся в графе, где указана дата рождения сотрудника. Он указал неверное число. Должны ли мы оплатить листок нетрудоспособности? Или медицинская организация должна переоформить бланк?»
Фальшивые больничные, к сожалению, не редкость. Если листок ненастоящий, фонд пособие не возместит. Если вы сомневаетесь, проверьте, подлинный ли перед вами документ.
Подлинный бланк – насыщенно голубого цвета с защитными волокнами синего, розового и светло-зеленого цвета. У бюллетеня есть водяные знаки. Их вы увидите на просвет. Это логотипы с надписью «ФСС РФ». Бумага оригинала на ощупь похожа на ту, которую используют для денежных купюр. У настоящего бюллетеня ячейки желтого оттенка. У фальшивки они белые.
ФСС советует проверить адрес и название больницы: существует ли она на самом деле. В этом поможет интернет. Сверьте название больницы на бланке и в треугольной печати. Они должны быть идентичны.
Часто липовый документ подписывает несуществующий врач. Позвоните в больницу и спросите, действительно ли в ней работает такой специалист.
Проверить номер бланка можно на сайте ФСС РФ. В разделе «Информация для работодателей» есть список с номерами поддельных бланков. Но базу фонд обновляет раз в несколько месяцев. Возможно, свежей фальшивки в этом списке нет. Если вы сомневаетесь в подлинности листка, попросите фонд проверить его. Для этого отправьте в ФСС запрос.
Приложите к запросу оригинал бюллетеня. По копии специалисты фонда не смогут проверить подлинность листка. А вот себе не забудьте снять копию на тот случай, если больничный потеряется в фонде.
Раздел, который заполняет компания
В первой строке раздела впишите название вашей компании (см. пометку 7 в образце выше. – Примеч. ред.). Используйте сокращенный вариант, который указан в учредительных документах. Краткое название не предусмотрено? Пишите полное. Если не уместитесь в 29 символов, сократите. Это не ошибка. А вот за пределами поля записей быть не должно.
Кавычки, точки, запятые, тире и знак номера в названии не нужны. Но если вы их поставили, это не ошибка (п. 6 письма ФСС от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956).
Обычно строка «Условия начисления» остается пустой (см. пометку 8 в образце выше. – Примеч. ред.). Ее заполняйте только в тех случаях, когда пособие считаете по особому порядку (п. 66 приказа Минздравсоцразвития № 624н). Код в этой строке ставьте, если сотрудник:
– трудится неполный рабочий день и его заработок в расчетном периоде меньше МРОТ (код 51);
– инвалид (код 45, 49 или 50);
– заболел в течение 30 дней после увольнения (код 47);
– работает по трудовому договору со сроком до 6 месяцев (код 46);
– нарушил режим по уважительной причине (код 48);
– до 2007 года начал работать в районах Крайнего Севера и продолжает трудиться там до сих пор (код 44);
– подвергался воздействию радиации (код 43).
Часто пустует строка «Дата начала работы» (см. пометку 9 в образце выше. – Примеч. ред.). Ее заполните, если выполняется три условия. Первое – трудовой договор с сотрудником аннулирован. Второе – листок выдан из-за заболевания или травмы. И третье – сотрудник заболел до того момента, как договор аннулировали.
Если болезнь работника не связана с несчастным случаем на производстве, то реквизиты акта по форме Н-1 не нужны (см. пометку 10 в образце выше. – Примеч. ред.).
О лекторе
Роман Борисович Бухарев имеет шестнадцатилетний опыт работы в Фонде социального страхования ведущим юристом по вопросам правового обеспечения. Разрабатывает семинары по соцстрахованию.
Строку «Нестраховые периоды» заполняйте, если сотрудник работал в органах внутренних дел, проходил военную или другую службу, предусмотренную Законом от 12 февраля 1993 г. № 4468-1 (см. пометку 11 в образце выше. – Примеч. ред.).
В строке «Причитается пособие за период» укажите дни, за которые будете платить пособие. Как правило, это все дни болезни. Период может быть ограничен, если:
– вы платите больничный по уходу за ребенком или другим членом семьи;
– сотрудник-инвалид;
– с работником заключен договор на срок до 6 месяцев.
Итоговую сумму пособия показывайте с учетом НДФЛ (см. пометку 12 в образце выше. – Примеч. ред.). С учетом налога показывайте и суммы больничного за счет средств компании и фонда. В пункте 66 приказа Минздравсоцразвития № 624н написано, что в бланке надо указать общую сумму начисленного пособия.
Ошибку в своем разделе, в отличие от врачебной, вы всегда можете исправить. Зачеркните неверную запись. А на оборотной стороне напишите правильные данные и добавьте «исправленному верить». Поставьте подпись работодателя и печать. Обычно за компанию расписывается руководитель или главбух.
Заполнили строку, хотя она должна быть пустой? Такое особенно часто бывает со строкой «Дата начала работы». Зачеркните запись. А на обороте напишите: «Строку “Дата начала работы” считать незаполненной». Заверьте правки.
Бланк можно заполнить либо на компьютере, либо черной гелевой ручкой. Допускается комбинированный способ: часть записей можно напечатать, а часть заполнить от руки.
А вот использовать шариковую ручку и синюю пасту нельзя. Фонд не возместит пособие по такому бланку. Это следует из пункта 65 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития от 29 июня 2011 г. № 624н.
Если записи шариковой ручкой сделал врач, то обратитесь с запросом в ФСС. Скорее всего фонд такой бланк не пропустит, и придется обращаться в больницу за дубликатом.
Записи ручкой сделали вы? Тогда исправьте их. Зачеркните черной чертой. А на оборотной стороне бланка повторите печатными заглавными буквами черной ручкой. Заверьте правки.
Если ваш регион еще не ввел автоматизированную обработку листов, то, возможно, фонд примет бланк, заполненный шариковой ручкой. Но точный ответ дадут только сотрудники вашего филиала ФСС.
Расчет пособия
Для возмещения пособия недостаточно только больничного листа. Сотрудники фонда ждут расчет пособия – пункт 67 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития № 624н. Его оформите на отдельном листе.
Форма расчета произвольная. Но если в нем не будет сведений, которые нужны для проверки суммы, фонд в возмещении пособия откажет.
Обязательно укажите Ф. И.О. сотрудника и номер больничного листа (как в образце ниже. – Примеч. ред.) А также те данные, на основании которых считали пособие:
– период и причину нетрудоспособности;
– страховой стаж;
– заработок, расчетный период и количество исключаемых дней (если такие есть).
Расчет распечатайте на обычной бумаге или на фирменном бланке и завизируйте у ответственного сотрудника. Например, главного бухгалтера.
Конспект подготовила Екатерина Сумина
О вебинаре
Место проведения: г. Москва
Тема: «Как без проблем возместить пособие в ФСС»
Длительность: 7 часов
Стоимость: 8900 рублей
Компания-организатор:
Школа СКБ Контур,
тел. (495) 660-06-17