Отпускные: начисление и учет

Разумов А. А., аудитор

Журнал "Учет в бюджетных учреждениях" № 8/2010

В связи с тем, что Россия ратифицировала Конвенцию об отпусках, нормы трудового законодательства наверняка изменятся. Хотя вопросов по отпускам и сейчас немало. Так, если отпуск специалиста приходится на разные месяцы, возникает вопрос по начислению страховых взносов: нужно ли суммы распределять? А если работник трудится в деятельности, приносящей доход, возникает сложность и с признанием затрат: можно ли учесть всю начисленную сумму в налоговом учете? Чиновники дали разъяснения по данному поводу.

В КАКИЕ СРОКИ ПРЕДОСТАВЛЯЕТСЯ ОТПУСК

Время отдыха устанавливается в графике отпусков (форма № Т-7, утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Он ежегодно (не позднее чем за две недели до наступления календарного года) утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. При этом человека нужно известить об отпуске под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Вновь принятый специалист имеет право на отпуск по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя.

Однако из данных правил есть и исключения.

Так, необязательны требования о соблюдении графика и непрерывной работы в течение шести месяцев для следующих лиц:

— женщин — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

— граждан в возрасте до 18 лет;

— работников, усыновивших ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

— совместителей (им отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе);

— работниц, у которых супруг — военнослужащий (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);

— почетных доноров (ст. 11 Закона РФ от 9 июня 1993 г. № 5142-1 «О донорстве крови и ее компонентов»).

Учтите: если бюджетное учреждение не утверждает (или не соблюдает) график отпусков, за это могут оштрафовать как за нарушение законодательства о труде: руководителя — на 1000—5000 руб., само учреждение — на 30 000—50 000 руб. Такие штрафы предусмотрены в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

ПРИ ОПРЕДЕЛЕНИИ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА УЧИТЫВАЮТСЯ НЕ ВСЕ ВЫПЛАТЫ

При расчете среднего заработка учитываются выплаты, предусмотренные системой оплаты труда (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Это, к примеру:

— зарплата, начисленная работникам по окладам (должностным окладам, тарифным ставкам);

— надбавки и доплаты за профессиональное мастерство, выслугу лет (стаж работы), знание иностранного языка, совмещение профессий (должностей), руководство бригадой;

— премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.

Однако этот перечень не является исчерпывающим. В соответствии с подпунктом «о» пункта 2 Положения в расчет среднего заработка придется включить иные выплаты.

В то же время из расчетного периода исключаются время и начисленные за него суммы, когда (п. 5 Положения):

— за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством;

— он получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

— работник был в отпуске без сохранения зарплаты;

— ему предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства.

Аналогично не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.). А также премии, не предусмотренные системой оплаты труда.

Дополнительно отметим: в определенных случаях работнику помимо основного оплачиваемого отпуска полагаются дополнительные дни отдыха (см. стр. 87). По общему правилу порядок начисления сумм в таком случае аналогичный.

РАСЧЕТ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА ДЛЯ НАЧИСЛЕНИЯ ОТПУСКНЫХ

Если расчетный период (12 календарных месяцев) отработан полностью, среднедневной заработок рассчитывается по следующей формуле (п. 10 Положения):

СДЗ = ЗРП : 12 : 29,4,

где СДЗ — среднедневной заработок;

ЗРП — заработок, начисленный за расчетный период;

29,4 — среднемесячное число календарных дней.

Работникам, которые трудятся на условиях неполного рабочего времени (неполные рабочая неделя, рабочий день), расчет делают по общим правилам. Это закреплено в пункте 12 Положения. Но чаще всего бывает, что в расчетном периоде работник болел, брал отпуск за свой счет — иначе говоря, отработал расчетный период не полностью. В этом случае формула для расчета среднедневного заработка такая:

СДЗ = ЗРП : (29,4 х КПОМ + КДНОМ),

где СДЗ — среднедневной заработок; ЗРП — заработок, начисленный за расчетный период;

29,4 — среднемесячное число календарных дней; КПОМ — количество полностью отработанных календарных месяцев;

КДНОМ — количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах (календарном месяце).

Чтобы рассчитать количество календарных дней в неполном месяце, необходимо воспользоваться следующей формулой:

КДНОМ = 29,4 х ДПОМ : КДМ,

где КДНОМ — количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах (календарном месяце);

29,4 — среднемесячное число календарных дней;

ДПОМ — количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в не полностью отработанном месяце;

КДМ — количество календарных дней месяца.

Пример. С 17 сентября 2010 года работнику учреждения предоставляется очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетным периодом являются 12 месяцев — с 1 сентября 2009 года по 31 августа 2010 года включительно.

Допустим, что с 1 по 26 сентября 2009 года работник болел.

В расчетный период попадают месяцы предыдущего отпуска, предоставленного с 3 июля по 27 августа 2010 года (предполагается, что в 2010 году специалист взял дни отпуска, не использованные в 2009 году).

Начисленная сумма отпускных и пособия по временной нетрудоспособности в расчете не учитывается и тем самым не повлияет на размер отпускных.

Зарплата работника включает оплату за смены и выплаты за квалификационный разряд.

Месяц	Начислена заработная плата, руб.	Количество календарных дней в месяце	Отработано календарных дней	Количество календарных дней, принимаемых во внимание при расчете среднего заработка
2009 год
Сентябрь	1159,08	30	4	3,92 (29,4 : 30 х 4)
Октябрь	8500	31	31	29,4
Ноябрь	8500	30	30	29,4
Декабрь	8500	31	31	29,4
2010 год
Январь	8500	31	31	29,4
Февраль	8500	28	28	29,4
Март	8500	31	31	29,4
Апрель	8500	30	30	29,4
Май	8500	31	31	29,4
Июнь	8500	30	30	29,4
Июль	739,14	31	2	1,9 (29,4 : 31 х 2)
Август	809,52	31	4	3,79 (29,4 : 31 х 4)
Итого	79 207,74	365	283	274,21

Итак, среднедневной заработок составит:

79 207,74 руб. : 274,21 дн. = 288,86 руб.

Сумма отпускных будет равна:

288,86 руб/дн. х 28 дн. = 8088,08 руб.

А ЕСЛИ ВЫЯВЛЕНА ОШИБКА?

Действительно, как быть бухгалтеру учреждения, если в расчете отпускных выявлена ошибка, а суммы уже выплачены специалисту? Ответ зависит от ряда факторов. Так, если в результате работник получил меньше, чем ему полагается, несомненно, нужно доначислить суммы. А когда выплачено больше — здесь ситуация более сложная. Ведь трудовым законодательством предусмотрен закрытый перечень случаев, когда допустимы удержания из заработной платы. Так, статьей 137 Трудового кодекса РФ предусмотрена возможность удержания из заработной платы сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок.

При этом под счетной ошибкой понимается неточность, допущенная в арифметических расчетах (если неверно умножены или сложены цифры). А вот если, например, бухгалтер, рассчитывая отпускные специалисту, по ошибке включил в его общий заработок материальную помощь, переплату удержать не получится (хотя действительно материальная помощь при расчете отпускных во внимание не принимается). Ведь в рассматриваемом случае оплошность бухгалтера счетной ошибкой не признается.

СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ И НАЛОГ НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

После того как начислены отпускные, нужно начислить взносы. А именно:

— взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (Закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

— взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184).

В момент выплаты (перечисления на счет работника) отпускных удержите НДФЛ (подп. 10 п. 1 ст. 208, п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

То есть для целей обложения взносов и НДФЛ не важно, приходится отпуск на один или несколько месяцев.

ПРИЗНАНИЕ ЗАТРАТ В НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ

Если работник трудится в деятельности, приносящей доход, сумму начисленных отпускных бухгалтер может учесть при налогообложении прибыли. Однако в рассматриваемом случае есть нюанс.

Начисленную сумму отпускных нужно включить в состав налоговых расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый из периодов, на который фактически приходятся дни отпуска (письмо Минфина России от 12 мая 2010 г. № 03-03-06/1/323).

Например, у бюджетного учреждения, которое ведет предпринимательскую деятельность, отчетный период по налогу на прибыль — квартал, полугодие и девять месяцев. Если отпуск приходится на сентябрь и октябрь, то отпускные придется распределить. Сумма, которая относится к сентябрю, увеличивает налоговые расходы за девять месяцев. Сумма начисленных отпускных, приходящаяся на дни отпуска, выпадающие на октябрь, включается в расходы за год.

А вот суммы страховых взносов распределять не нужно. Поскольку они признаются в том отчетном периоде, в котором начислены. Данные суммы учитывают в составе прочих расходов.

Ратифицирована Международная конвенция об отпусках

Федеральным законом от 1 июля 2010 г. № 139-ФЗ Россия ратифицировала Конвенцию № 132 об отпусках. Во многом она совпадает с нормами трудового законодательства. Так, она устанавливает, что продолжительность отпуска не может быть менее 28 календарных дней. При этом допустимо разбивать отпуск на части, но одна из его частей не может быть менее двух непрерывных рабочих недель (14 календарных дней). Причем определено, что отпуска нельзя «накапливать»: оставшаяся часть отпуска должна быть использована в течение 18 месяцев считая с конца того года, за который предоставляется отпуск.