С. Валова, эксперт

Журнал «Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение» № 7/2010

Работникам в соответствии с нормами Трудового кодекса ежегодно предоставляются оплачиваемые отпуска (ст. 114 ТК РФ). В соответствии со ст. 136 ТК РФ выплата отпускных лицу, уходящему в отпуск, должна быть произведена за три дня до его начала. О том, как рассчитать сумму отпускных с учетом всех последних изменений в законодательстве, расскажет наш эксперт.

Трудовое законодательство об отпусках

Согласно ст. 122 ТК РФ отпуск работнику должен предоставляться ежегодно. В число календарных дней отпуска не включаются нерабочие праздничные дни (ст. 120 ТК РФ). Право на использование отпуска за первый год возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у работодателя.

Напомним, что в соответствии со ст. 115 ТК РФ продолжительность основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Отпуск может быть предоставлен полностью, а может быть разделен на части, однако одна из них не должна быть менее 14 дней.
Кроме основного ежегодного отпуска, Трудовым кодексом предусмотрено предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков в следующих случаях:

– при работе с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117);

– при особом характере работы (ст. 118);

– при ненормированном рабочем дне (ст. 119);

– при работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 321).

Общая продолжительность ежегодного отпуска определяется путем суммирования основного и всех дополнительных отпусков (ст. 120 ТК РФ).

Выплаты, учитываемые при расчете отпускных

Оплата отпуска осуществляется исходя из среднего заработка, определяемого в соответствии с Положением о порядке исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).
Для его расчета учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у данного работодателя (п. 2 Положения № 922). К таким выплатам в бюджетных учреждениях, в частности, относятся:

– заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;

– заработная оплата, начисленная по сдельным расценкам;

– начисленные в организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;

– надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, за совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ;

– выплаты, связанные с условиями труда (вредность), а также суммы начисленных районных коэффициентов, выплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, за сверхурочную работу;

– премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;

– другие выплаты, применяемые у данного работодателя.

В пункте 3 Положения № 922 отмечено, что при расчете среднего заработка не учитываются выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда. Среди них материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др. Причина в том, что данный вид выплат не соответствует определению заработной платы, приведенному в ст. 129 ТК РФ.

Согласно нормам этой статьи заработная плата – вознаграждение, которое работодатель выплачивает работнику за исполнение трудовой функции и ни за что более.

Вспомним формулу для расчета отпускных

Согласно ст. 139 ТК РФ расчетным периодом при любом режиме работы являются 12 календарных месяцев, предшествующих периоду ухода в отпуск. Формула расчета среднедневного заработка для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск законодательно закреплена в п. 10 Положения № 922:

Зср. = Зф. / 12 / 29,4, где:

Зср. – средний дневной заработок;

Зф. – сумма фактически начисленной заработной платы за расчетный период.

Работник ушел в отпуск 1 июля 2010 г. на 14 кал. дн. Расчетный период для его оплаты – с 01.07.2009 по 30.06.2010.
В расчетном периоде работнику начислена заработная плата, принимаемая для расчета, – 85 000 руб. Следует рассчитать сумму отпускных.

Сумма отпускных за 14 календарных дней составит 3 373,02 руб. (85 000 руб. / 12 мес. / 29,4 дн. x 14 дн.).

В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из этого периода исключалось время, когда работнику начислялся средний заработок (п. 5 Положения № 922), средний дневной заработок определяется по формуле:

Зср. = Зф. / (29,4 х ПКМ + Днкм), где:

ПКМ – количество полных календарных месяцев;

Днкм – количество календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается следующим образом:
Днкм = 29,4 / Дк. х Дотр., где:

Дк. – количество календарных дней этого месяца;

Дотр. – количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

В расчетный период не включается время, когда работник (п. 5 Положения № 922):

– получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;

– имел право на средний заработок в соответствии с трудовым законодательством (находился в отпуске или в командировке).

Единственное исключение – сотруднице положен средний заработок при перерывах для кормления ребенка, но из расчетного периода это время не исключается;

– не трудился из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;

– освобождался от работы по иным причинам, предусмотренным законодательством (например, отпуск без сохранения заработной платы).

Работник ушел в отпуск продолжительностью 28 кал. дн. с 10.07.2010. В расчетном периоде (01.07.2009 – 30.06.2010) с 15 по 17 августа 2009 г. он находился на больничном, с 22 по 30 ноября 2009 г. был в командировке.

В расчетном периоде работнику начислена заработная плата в сумме 98 000 руб. без учета выплат по больничному листу и оплаты командировочных дней. Определим сумму отпускных.

Рассчитаем количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в августе и ноябре 2009 года. В августе оно составит 26,6 дн. (29,4 / 31 x 28), в ноябре – 20,6 дн. (29,4 / 30 x 21).

Находим средний заработок для оплаты отпуска. Он равен 287,22 руб. (98 000 руб. / (29,4 дн. x 10 мес. + 26,6 дн. + 20,6 дн.)).

Сумма отпускных, подлежащая выплате работнику, – 8 042,16 руб. (28 кал. дн. x 287,22 руб.).

Учитываем премии при расчете среднего заработка

Для того чтобы учесть премии и вознаграждения при расчете среднего заработка, требуется выполнение обязательного условия: они должны быть предусмотрены системой оплаты труда, как и другие виды выплат по заработной плате, применяемые у соответствующего работодателя.

Важно учесть и взаимосвязь расчетного периода для отпуска и периода начисления премий. В соответствии с п. 15 Положения № 922:

1. Ежемесячные премии и вознаграждения принимаются к учету в размере фактически начисленных в расчетном периоде сумм, но не более одной выплаты за каждый показатель и месяц этого периода. Например, премия, начисленная по итогам работы за месяц бюджетным учреждением, и премия, выделенная по этому же основанию от вышестоящей организации, подлежат включению в расчет среднего заработка в размере одной выплаты.

2. Квартальные премии и вознаграждения, начисленные за период, превышающий продолжительность расчетного периода, учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода. Например, в расчетном периоде – с 01.05.2009 по 30.04.2010 – начисленную премию за II квартал 2009 года, приходящуюся на апрель, май, июнь 2009 года, следует учесть в размере 2/3.

3. Годовая премия, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения. Например, премия по итогам работы за 2009 год может быть начислена учреждением и в начале 2010 года, но она подлежит включению в расчет отпускных независимо от даты начисления.

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, данные выплаты учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.

В бюджетное учреждение был принят молодой специалист. В 2009 г. им отработан период с 01.06.2009 по 31.12.2009. Годовая премия в сумме 5 000 руб. начислена пропорционально отработанному времени. Ежемесячная заработная плата с учетом районного коэффициента составляет 7 500 руб. С 01.06.2010 ему предоставлен основной ежегодный отпуск, расчетный период для отпуска (с 01.06.2009 по 31.05.2010) отработан полностью.

Рассчитаем сумму фактической зарплаты, включаемой в расчет для оплаты основного отпуска.

Ввиду того, что годовая премия была начислена пропорционально отработанному времени, она подлежит учету в расчете среднего заработка в полной сумме. Исходя из изложенного сумма фактической зарплаты для оплаты отпуска составит 95 000 руб. (12 мес. x 7 500 руб. + 5 000 руб.).

Если расчетный период отработан не полностью, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде.

В соответствии со ст. 139 ТК РФ расчетным периодом при любом режиме работы являются 12 календарных месяцев, предшествующих периоду ухода в отпуск. Например, если сотрудник уходит в отпуск с 1 июня 2010 года, то расчетным периодом в данном случае будет считаться период с 01.06.2009 по 31.05.2010. Если в указанном периоде премии и вознаграждения начислены за фактически отработанные месяцы, то они не пересчитываются.

В случае если данный период отработан не полностью и премии начислены не пропорционально отработанному времени, при расчете суммы вознаграждения по итогам работы за год для включения в расчет отпускных следует руководствоваться следующей формулой (приведена в Письме Минздравсоцразвития РФ от 26.06.2008 № 2337-17):

СПр1 = СПфакт. / Кнорм. x Кфакт., где:

СПр1 – сумма премии по итогам работы за год, подлежащая включению в расчет среднего заработка;

СПфакт. – фактическая сумма премиальных выплат, подлежащих пересчету;

Кнорм. – количество рабочих дней по календарю пятидневной (шестидневной) рабочей недели в расчетном периоде по норме;

Кфакт. – количество рабочих дней по календарю пятидневной (шестидневной) рабочей недели, приходящихся на отработанное время.

Расчет отпускных при повышении зарплаты

Порядок повышения среднего заработка работников при повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения предусмотрен п. 16 Положения № 922. В данный пункт Постановлением Правительства РФ от 11.11.2009 № 916 был внесен абзац следующего содержания. В случае если при повышении в организации тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения изменяются перечень ежемесячных выплат к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению и (или) их размеры, то средний заработок повышается на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления вновь установленных тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения и ежемесячных выплат на ранее установленные тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение и ежемесячные выплаты.

Таким образом, в настоящее время коэффициент индексации зависит не только от повышения оклада, но и от изменения других ежемесячных выплат, производимых в пользу работника.

В бюджетной организации всем работникам были повышены оклады, одновременно изменена система премирования. Оклад сотрудника до соответствующего повышения составлял 5 000 руб., после – 6 000 руб., но вместе с тем была отменена ежемесячная премия в сумме 500 руб.

Рассчитаем коэффициент индексации.

В соответствии с новыми правилами коэффициент индексации сотрудника рассчитывается как отношение нового оклада к старой величине, увеличенной на премию, и составляет 1,09 (6 000 руб. / (5 000 + 500) руб.).

При расчете по старым правилам он был равен 1,2 (6 000 руб. / 5 000 руб.).

При расчете коэффициента индексации следует обратить внимание еще на один важный момент, внесенный в п. 16 Положения № 922 Постановлением Правительства РФ № 916.

Абзацем 2 данного пункта предусмотрено, что в расчет следует включать выплаты (тарифные ставки, оклады) в месяце их последнего повышения и соотносить их с тарифными ставками (должностными окладами), установленными в каждом месяце расчетного периода.
Рассмотрим несколько ситуаций, когда повышение заработной платы, влекущее за собой пересчет среднего заработка, производится в разные периоды времени.

Воспользуемся условиями примера 4. Сотруднику предоставлен отпуск с 01.06.2010 на 28 кал. дн. Расчетный период с 01.06.2009 по 31.05.2010 им отработан полностью. Повышение оклада сотруднику произведено с 01.05.2010.

Рассчитаем сумму отпускных с учетом коэффициента индексации.

Коэффициент индексации из условий примера 4 равен 1,09 и применяется к окладу за те месяцы расчетного периода, которые предшествовали месяцу повышения.

При расчете среднедневного заработка учитываются выплаты в размере 71 945 руб. (5 500 руб. x 11 мес. x 1,09 + 6 000 руб.).
Сумма отпускных за 28 календарных дней составит 5 709,92 руб. (71 945 руб. / 12 мес. / 29,4 дн. x 28 дн.).

Воспользуемся условиями примера 5.

Повышение окладов произведено в период отпуска с 15.06.2010.

Рассчитаем сумму отпускных с учетом повышения окладов.

Поскольку повышение окладов произошло 15 июня, индексации подлежат лишь выплаты, приходящиеся на дни с 15.06.2010 по 29.06.2010 (за 15 календарных дней отдыха).

Среднедневной заработок сотрудника, рассчитанный перед началом отпуска, составит 187,07 руб. (5 500 руб. x 12 мес. / 12 мес. / 29,4 дн.).

За часть отпуска с 1 по 14 июня 2010 года сумма отпускных составит 2 431,91 руб. (187,07 руб. x 13 кал. дн.) (для справки: 12 июня 2010 года в расчет отпускных в соответствии со ст. 120 ТК РФ не включается).

За часть отпуска с 15 по 29 июня 2010 года сумма отпускных составит 3 058,59 руб. (187,07 руб. x 15 кал. дн. x 1,09).

Общая сумма отпускных с учетом индексации составит 5 490,50 руб. (2 431,91 + 3 058,59).