Автор: Ершов Ю., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В настоящее время депонирование зарплаты, стипендий и других выплат не предусмотрено положениями Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Требование о проставлении в расчетно-платежной (платежной) ведомости отметки о депонировании не выданных в срок наличных денег утратило силу еще 30.11.2020 (см. абз. 3 пп. 6.5 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210-У в прежней редакции). Что теперь делать с деньгами, которые не получены в срок? Надо ли вести учет депонентской задолженности на счете 0 304 02 000? Подробности читайте далее.

Депонирование никто не отменял!

Ранее при наличии в кассе не полученных в срок выплат заработной платы, стипендий и других сумм кассиру в последний день их выдачи следовало совершить следующие действия:

  • в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставить оттиск печати (штампа) или сделать запись «Депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги;

  • подсчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию;

  • сверить указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);

  • проставить свою подпись на расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и передать ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю).

Такие требования содержались в абз. 3 пп. 6.5 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210-У до внесения в него изменений, предусмотренных Указанием ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У, которое вступило в силу 30.11.2020.

После этого многие бухгалтеры стали задаваться вопросом: надо ли вообще депонировать не полученные в срок выплаты, а также вести их учет на счете расчетов с депонентами? Давайте разбираться.

Депонирование выплат предполагает отражение их как неполученных в учетных документах и бухгалтерском (бюджетном) учете. Причем это касается только выплат, которые выдаются из кассы наличными.

Действующие положения инструкций по организации и ведению учета в образовательных учреждениях предусматривают использование счета 0 304 02 000 «Расчеты с депонентами» для отражения сумм оплаты труда, стипендий, пособий, пенсий, компенсаций, не полученных в установленный срок (п. 270 Инструкции № 157н, п. 107 Инструкции № 162н, п. 137 Инструкции № 174н, п. 165 Инструкции № 183н).

Продолжительность срока выдачи наличных денег на указанные выплаты определяется руководителем учреждения и не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег со счета) (пп. 6.5 п. 6 Указания № 3210-У).

Бухгалтерские записи по отражению в учете операций по депонированию выплат формируются на основании расчетно-платежной (ф. 0504401) или платежной (ф. 0504403) ведомости, а также реестра депонированных сумм (ф. 0504047). Об этом говорится и в инструкциях по ведению бухгалтерского учета, и в Приказе Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, которым установлен порядок формирования названных документов.

Согласно ему в формах расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) предусмотрено проставление кассиром напротив фамилий работников и иных лиц, которые не получили зарплату, стипендию и другие выплаты в предусмотренный срок, отметки «Депонировано».

Таким образом, исключение аналогичных норм из абз. 3 пп. 6.5 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210-У не влияет на порядок заполнения названных ведомостей. В них по-прежнему приводится информация о суммах, которые подлежат депонированию и отнесению на счет 0 304 02 000.

Далее хотелось бы отметить, что учреждение вправе хранить определенные суммы наличных средств в кассе, соблюдая лимит кассы. Согласно п. 2 Указания ЦБ РФ № 3210-У денежные средства сверх установленного лимита должны быть переданы в банк.

Поэтому если сумма депонированных выплат превышает лимит кассы, то наличные деньги сдаются в банк для зачисления на лицевой счет образовательного учреждения. Внесение средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (ф. 0310002), квитанции к объявлению на взнос наличными (п. 92 Инструкции № 162н, п. 114 Инструкции № 174н, п. 117 Инструкции № 183н).

Отражение выплат в составе депонентской задолженности

Операции по депонированию сумм заработной платы, стипендий и иных выплат, не полученных работниками (учащимися) в установленный срок, и зачислению их на лицевой счет отразятся в учете следующими записями:

Содержание операции

Казенные учреждения

Бюджетные и автономные учреждения

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Отражено депонирование не полученной в срок выплаты

1 302 хх 837

1 304 02 737

0 302 хх 837

0 304 02 737

Внесена депонированная выплата из кассы на лицевой счет учреждения

1 210 03 561
Забалансовый счет 18*

1 201 34 610
Забалансовый счет 18

0 210 03 561
Забалансовый счет 18*

0 201 34 610
Забалансовый счет 18

Зачислена сумма депонированной выплаты на лицевой счет учреждения

1 304 05 211

1 210 03 661
Забалансовый счет 18

0 201 11 510
Забалансовый счет 18*

0 210 03 661
Забалансовый счет 18

* Запись по указанному забалансовому счету производится со знаком минус (п. 367 Инструкции № 157н).

Аналитический учет депонированных сумм организуется в книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048) в порядке, предусмотренном в учетной политике для ведения учета обязательств по выплатам на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам». А учет операций по счету 0 304 02 000 ведется в журнале операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям (ф. 0504071) (п. 271 Инструкции № 157н).

Пример 1.

Университет, имеющий статус автономного учреждения, выдает стипендию своим студентам через кассу. В установленный срок один из студентов не явился за ее получением по причине болезни. Сумма стипендии в размере 5 000 руб. была депонирована и в дальнейшем перечислена на лицевой счет учреждения.

Выплата стипендий в автономных образовательных учреждениях осуществляется за счет средств целевых субсидий и отражается по КВР 340 «Стипендии» в увязке с подстатьей 296 «Иные выплаты текущего характера физическим лицам» КОСГУ (п. 48.3.4 Порядка № 85н, п. 10.9.6 Порядка № 209н).

В бухгалтерском учете отражены следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Начислена стипендия

5 401 20 296

5 302 96 737

5 000

Депонирована не полученная в срок стипендия

5 302 96 837

5 304 02 737

5 000

Внесена депонированная стипендия из кассы на лицевой счет учреждения

5 210 03 561
Забалансовый счет 18*

5 201 34 610
Забалансовый счет 18

5 000

Зачислена сумма депонированной выплаты на лицевой счет учреждения

5 201 11 510
Забалансовый счет 18*

5 210 03 661
Забалансовый счет 18

5 000

* Запись по указанному забалансовому счету производится со знаком минус.

Пример 2.

В установленный срок для выплаты заработной платы работник казенного образовательного учреждения не явился. В это время он находился в служебной командировке. Сумма зарплаты в размере 25 000 руб. была депонирована и в дальнейшем перечислена на лицевой счет учреждения.

Расходы на выплату заработной платы работникам образовательных учреждений отражаются по КВР 111 «Фонд оплаты труда учреждений» в увязке с подстатьей 211 «Заработная плата» КОСГУ (п. 48.1.1.1 Порядка № 85н, п. 10.1.1 Порядка № 209н).

В бюджетном учете необходимо отразить следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Отражено депонирование не полученной в срок суммы заработной платы

1 302 11 837

1 304 02 737

Внесена депонированная сумма заработной платы из кассы на лицевой счет учреждения

1 210 03 561
Забалансовый счет 18*

1 201 34 610
Забалансовый счет 18

Зачислена сумма депонированной заработной платы на лицевой счет учреждения

1 304 05 211

1 210 03 661
Забалансовый счет 18

* Запись по указанному забалансовому счету производится со знаком минус.

Выдача депонированных сумм

Работник (иной получатель) вправе обратиться к учреждению за депонированной выплатой (лично или через представителя) в любое время. Срок обращения законодательством не ограничен.

На практике не полученные в срок выплаты выдаются:

  • в день обращения, если в кассе учреждения имеется достаточная сумма наличных денежных средств;

  • в разумный срок, согласованный с получателем и учреждением, необходимый для получения наличных денежных средств из банка.

Депонированные суммы числятся на счете 0 304 02 000 в течение всего срока исковой давности, который в общем случае составляет три года со дня, определяемого в соответствии со ст. 200 ГК РФ (п. 1 ст. 196 ГК РФ).

Выдача депонированных сумм осуществляется по расходному кассовому ордеру. Его реквизиты вносятся в соответствующую строку книги аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048).

В случае смерти получателя депонированные суммы выдаются членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти (ст. 141 ТК РФ, п. 1 ст. 1183 ГК РФ).

Факт нахождения на иждивении можно подтвердить справкой, выданной ЖКС, ТСЖ, ЖСК, местной или сельской администрацией, либо путем обращения в суд для установления факта нахождения на иждивении. Родство подтверждается соответствующим документом (свидетельством о браке, рождении) и документом, удостоверяющим личность. Указанные граждане вправе обратиться к работодателю за получением средств в течение четырех месяцев со дня открытия наследства.

В учете образовательного учреждения операции по выдаче депонированных сумм отразятся следующим образом:

Содержание операции

Казенные учреждения

Бюджетные и автономные учреждения

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Списаны денежные средства с лицевого счета

1 210 03 561
Забалансовый счет 17

1 304 05 ххх

0 210 03 561
Забалансовый счет 17

0 201 11 610
Забалансовый счет 18

Получены денежные средства в кассу учреждения

1 201 34 510
Забалансовый счет 17

1 210 03 661
Забалансовый счет 18

0 201 34 510
Забалансовый счет 17

0 210 03 661
Забалансовый счет 18

Выданы депонированные суммы из кассы учреждения

1 304 02 837

1 201 34 610
Забалансовый счет 18

0 304 02 837

0 201 34 610
Забалансовый счет 18

Пример 3.

Воспользуемся условиями примера 1. Предположим, что после выздоровления студент обратился в учреждение за выплатой ему депонированной стипендии. Денежные средства были сняты с лицевого счета и выданы наличными через кассу.

В бухгалтерском учете отражены следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списаны денежные средства с лицевого счета учреждения для расчетов со студентом

5 210 03 561
Забалансовый счет 17

5 201 11 610
Забалансовый счет 18

5 000

Получены денежные средства в кассу учреждения

5 201 34 510
Забалансовый счет 17

1 210 03 661
Забалансовый счет 18

5 000

Выдана депонированная стипендия из кассы учреждения

5 304 02 837

5 201 34 610
Забалансовый счет 18

5 000

Списание невостребованных сумм

Невостребованные депонированные суммы после истечения срока исковой давности подлежат списанию с учета по результатам инвентаризации на основании приказа руководителя учреждения. Эта операция оформляется бухгалтерской справкой (ф. 0504833) с отнесением указанных сумм на финансовый результат деятельности учреждения.

Списание с балансового учета не востребованной в течение срока исковой давности задолженности по депонированным суммам одновременно отражается на забалансовом счете 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами» (п. 371 Инструкции № 157н).

К сведению: в случае наличия документов, подтверждающих смерть получателя депонированных выплат, а также при отсутствии требований со стороны наследников бухгалтерская запись по забалансовому счету 20 не производится.

С забалансового учета задолженность списывается на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном:

  • для казенных учреждений – главным распорядителем бюджетных средств (главным администратором источников финансирования дефицита бюджета);

  • для бюджетных (автономных) учреждений, если иное не предусмотрено бюджетным законодательством, – актом учреждения в рамках формирования учетной политики.

При предъявлении кредитором (получателем выплат) своих требований ранее списанная с баланса невостребованная задолженность списывается с забалансового учета и отражается в балансовом учете на соответствующих аналитических счетах учета обязательств.

Операции по списанию и восстановлению депонентской задолженности отражаются в учете следующими корреспонденциями счетов:

Содержание операции

Казенные учреждения

Бюджетные и автономные учреждения

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Списана невостребованная депонентская задолженность по истечении срока исковой давности

1 304 02 837
Забалансовый счет 20

1 401 10 173

0 304 02 837
Забалансовый счет 20

0 401 10 173

Восстановлена на балансе депонентская задолженность при предъявлении требований кредитором (получателем выплат)

1 401 10 173

1 304 02 737
Забалансовый счет 20

0 401 10 173

0 304 02 737
Забалансовый счет 20

Списана задолженность с забалансового учета по решению комиссии учреждения

Забалансовый счет 20

Забалансовый счет 20

Пример 4.

По результатам инвентаризации расчетов, проведенной в бюджетном образовательном учреждении, выявлена кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности, числящаяся на депоненте по КФО 2 в сумме 1 220 руб. Согласно приказу руководителя учреждения данная задолженность была списана на доходы учреждения.

В бухгалтерском учете отражена следующая запись:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списана невостребованная депонентская задолженность по истечении срока исковой давности

2 304 02 837
Забалансовый счет 20

2 401 10 173

1 220

* * *

Как видим, порядок депонирования заработной платы, стипендий и других выплат не изменился. Депонированные суммы, не полученные работниками (учащимися) в срок, отражаются по кредиту счета 0 304 02 000, а по дебету – их выдача получателям выплат.

Выдача выплат из кассы образовательного учреждения должна производиться на основании расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или платежной ведомости (ф. 0504403). В правилах заполнения этих документов предусмотрено проставление кассиром напротив фамилий работников, которые не получили зарплату в установленный срок, отметки «Депонировано». Для обобщения сведений о не выплаченных в срок суммах на основании этих документов формируется реестр депонированных сумм (ф. 0504047).

Если депонированные суммы по выплатам превышают установленный лимит кассы, то наличные денежные средства сдаются в банк с последующим перечислением их на лицевой счет учреждения.

За выдачей депонированных сумм работник (иной получатель) вправе обратиться (лично или через представителя) в любое время.

Депонированные суммы числятся на балансе образовательного учреждения в течение всего срока исковой давности, который в общем случае составляет три года. После истечения этого срока они подлежат списанию с учета по результатам инвентаризации на основании приказа руководителя учреждения.