Автор: Заболонкова О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Пунктом 6 ст. 3 Федерального Закона от 19.07.2011 № 247-ФЗ установлено, что сотруднику ОВД, проходящему службу в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и других местностях с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями, в том числе отдаленных, либо в органе внутренних дел, дислоцированном в субъекте РФ, входящем в Уральский, Сибирский или Дальневосточный федеральный округ, либо за пределами территории РФ, а также одному из членов его семьи оплачивается стоимость проезда к месту проведения основного (каникулярного) отпуска на территории (в пределах) Российской Федерации и обратно один раз в год (далее – служба в северных районах). Приведем основные положения ведомственного документа, регулирующего вопросы оплаты проезда в данном случае, – Порядка № 794, утвержденного Приказом МВД РФ от 23.11.2020 № 794.

Согласно п. 2 Порядка № 794 сотрудникам ОВД, проходящим службу в северных районах, при оплате стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно за свой счет оплачивается стоимость проезда (компенсируются расходы), связанная с проездом железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом (за исключением такси) (далее – автомобильный транспорт), в том числе принадлежащим на праве собственности либо используемым на ином законном праве (далее – личный транспорт).

Оплата проезда производится при документальном подтверждении факта пребывания в месте проведения отпуска (п. 3 Порядка № 794).

Кроме того, сотрудникам ОВД, проходящим службу в северных районах, при оплате проезда по их желанию подразделением финансового обеспечения по месту прохождения службы могут выдаваться воинские перевозочные документы для обмена на перевозочные документы (билеты) (п. 4 названного порядка).

Документальное оформление оплаты проезда

Пунктом 5 Порядка № 794 установлено, что оплата проезда осуществляется по рапорту (заявлению), который (которое) представляется в подразделение финансового обеспечения не позднее одного месяца:

  • с даты окончания отпуска сотрудника – сотрудником, претендующим на оплату проезда к месту проведения отпуска (пп. 5.2);

  • с даты возвращения (прибытия), указанной в проездном документе (билете), – сотрудником в отношении члена семьи или членом семьи сотрудника, осуществившим проезд к месту проведения отпуска отдельно от сотрудника (пп. 5.3);

  • с даты отметки справок, названных в пп. 8.2, 8.3 п. 8 Порядка № 794, а также с даты окончания сроков пребывания в местах следования в соответствии с документами, перечисленными в пп. 8.4 данного пункта, – сотрудником в отношении члена семьи или членом семьи сотрудника, осуществившим проезд к месту проведения отпуска отдельно от сотрудника на личном транспорте (пп. 5.4).

В указанный срок подачи рапорта (заявления) не включаются периоды временной нетрудоспособности, нахождения в командировке (п. 6 Порядка № 794).

Одновременно с рапортом (заявлением) представляются один из документов, подтверждающих факт пребывания лиц в местах следования, и один из документов, подтверждающих расходы на оплату проезда.

Подтверждение факта пребывания

К документам, подтверждающим факт пребывания в местах следования, относятся (п. 8 Порядка № 794):

1) проездной документ (билет) (пп. 8.1);

2) справка (отпускное удостоверение) (рекомендуемый образец приведен в приложении к Перечню документов, подтверждающих время, затраченное сотрудником органов внутренних дел Российской Федерации на проезд к месту проведения отпуска и обратно, утвержденному Приказом МВД РФ от 17.02.2020 № 79) (пп. 8.2);

3) справка органа, организации, подразделения системы МВД о пребывании члена семьи сотрудника в месте следования (рекомендуемый образец – приложение к Порядку № 794) с отметкой должностного лица органа, организации, подразделения системы МВД, органа местного самоуправления или аэропорта, вокзала, станции, порта, пристани по месту пребывания члена семьи сотрудника, заверенной печатью (штампом), имеющей оттиск с их наименованием (пп. 8.3).

При невозможности представления перечисленных документов представляются документы, подтверждающие фактическое пребывание в дороге к местам следования и обратно и (или) пребывание (проживание) в этих местах (например, посадочный талон, счета оплаты проживания в гостинице либо ином месте для временного проживания, договор найма жилого помещения) (пп. 8.4 п. 8, п. 9 Порядка № 794).

Справка о пребывании члена семьи сотрудника в месте следования выдается по месту прохождения сотрудником службы (п. 11 названного порядка).

Подтверждение транспортных расходов

Приведем в таблице документы, подтверждающие расходы на оплату проезда (п. 13 Порядка № 794).

Условия проезда

Документ-подтверждение

Проезд железнодорожным транспортом

Билет (электронный билет (контрольный купон), содержащий обязательную информацию о перевозке пассажира)

Проезд воздушным транспортом

Билет (электронный билет (маршрут/квитанция, электронный полетный купон), содержащий обязательную информацию о перевозке пассажира), электронный многоцелевой документ, ордер разных сборов

Проезд водным транспортом

Билет (электронный билет) на проезд по определенному транспортному маршруту

Проезд автомобильным транспортом (за исключением личного транспорта)

Билет (электронный билет)

Проезд транспортом общего пользования (кроме такси) городского, пригородного и местного сообщения до (от) аэропорта, вокзала, станции, порта, пристани

1. Билет (электронный билет), содержащий реквизиты, установленные правилами перевозок пассажиров.

2. Чеки контрольно-кассовых машин и электронных терминалов.

3. Кассовый чек или бланк строгой отчетности, полученные покупателем (клиентом) в электронной форме и распечатанные им на бумажном носителе, при условии, что сведения, указанные в таком кассовом чеке или таком бланке строгой отчетности, идентичны сведениям, указанным в кассовом чеке или бланке строгой отчетности, направленных покупателю (клиенту) в электронной форме

Проезд железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом чартерным рейсом по туристскому продукту

Договор о реализации туристского продукта

При приобретении билетов в бездокументарной форме, туристского продукта одновременно с рапортом (заявлением) и документом, подтверждающим расходы на оплату проезда, представляются:

1) чеки ККМ и электронных терминалов;

2) чеки в электронной форме;

3) выписка по счету от кредитной организации, в которой подотчетному лицу или члену его семьи открыт банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием платежной карты, о проведенной операции по оплате билета;

4) в случае оплаты проезда по платежной карте, не принадлежащей сотруднику или члену его семьи:

  • расписка владельца платежной карты в приеме денежных средств от сотрудника или члена его семьи (с указанием сведений об этих лицах, документах, удостоверяющих их личности, условиях обязательств этих лиц) либо договор займа, заключенный между сотрудником или членом его семьи и владельцем платежной карты;

  • согласие владельца платежной карты на обработку персональных данных в письменной форме;

5) документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на бланке строгой отчетности.

К сведению: при проезде к месту следования на личном транспорте документ, подтверждающий расходы на оплату проезда, не представляется (п. 17 Порядка № 794).

Оплата проезда члена семьи сотрудника

В соответствии с п. 18 Порядка № 794 для оплаты проезда члена семьи сотрудника к месту проведения отпуска и обратно одновременно с рапортом (заявлением) дополнительно представляются:

  • согласие на обработку персональных данных в письменной форме;

  • документы, подтверждающие степень родства, или справка кадрового подразделения о составе семьи;

  • справка организации, финансируемой за счет средств федерального бюджета, являющейся работодателем для члена семьи сотрудника, об отсутствии права на реализацию социальной гарантии в виде оплаты расходов на проезд сотрудника, а также члена его семьи к месту проведения отпуска либо о непредоставлении данной социальной гарантии в отчетном году, если такое право установлено законодательными или иными нормативными правовыми актами РФ.

Утеря перевозочных документов

При утере перевозочных документов (билетов) оплата проезда производится на основании выданных транспортными организациями, осуществлявшими перевозку, транспортными или туристскими агентствами, оформлявшими перевозку, и представленных сотрудником, членом его семьи документов, подтверждающих затраты, связанные с перевозкой, при документальном подтверждении фактов проезда и пребывания в местах следования (п. 22 Порядка № 794).

Оплата проезда

Оплата проезда осуществляется в течение 45 рабочих дней с момента представления необходимых документов при наличии лимитов бюджетных обязательств (п. 24 Порядка № 794).

При выезде в IV квартале года и (или) отсутствии лимитов бюджетных обязательств на оплату проезда кредиторская задолженность по оплате проезда подлежит погашению в следующем финансовом году.

Особенности оплаты проезда сотрудникам и членам их семей

Оплата проезда сотрудникам и членам их семей осуществляется подразделениями финансового обеспечения по месту прохождения сотрудниками службы (п. 25 Порядка № 794).

Сотруднику и члену его семьи оплачивается проезд к одному из мест проведения отпуска на территории (в пределах) Российской Федерации и обратно (по выбору сотрудника) (п. 26 названного порядка).

К сведению: допускается оплата проезда из другого места проведения отпуска, при этом проезд между местами проведения отпуска не оплачивается.

Согласно п. 29 Порядка № 794 оплата проезда сотруднику и (или) члену его семьи к месту проведения отпуска за пределы территории РФ, в том числе по туристскому продукту, осуществляется при следовании:

  • железнодорожным, водным, автомобильным транспортом (за исключением личного транспорта) – до ближайших к месту пересечения государственной границы Российской Федерации вокзала, станции, порта, пристани;

  • личным транспортом – до пункта пропуска через государственную границу Российской Федерации, а при его отсутствии – до места пересечения государственной границы Российской Федерации;

  • воздушным транспортом – до места пересечения воздушным судном государственной границы Российской Федерации.

Оба супруга имеют право на оплату проезда.

Если супруг (супруга) сотрудника также является сотрудником, имеющим право на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно (п. 27 Порядка № 794):

1) оплата проезда каждому из супругов производится по месту прохождения службы;

2) оплата проезда супругам как членам семьи сотрудника не производится, за исключением сотрудников женского пола, находящихся в отпуске по беременности и родам, а также сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, которым оплата проезда осуществляется по месту прохождения супругом службы.

Отзыв из отпуска.

В случае отзыва сотрудника из отпуска и последующего использования им оставшейся части отпуска продолжительностью 10 календарных дней и более ему оплачивается стоимость проезда к месту проведения отпуска и обратно (п. 28 Порядка № 794).

Особенности оплаты проезда на личном транспорте

Оплата проезда на личном транспорте осуществляется независимо от вида используемого моторного топлива исходя из расчета оплаты стоимости 9 л автомобильного бензина на 100 км пробега по кратчайшему маршруту для личного транспорта.

Кратчайший путь рассчитывается:

  • с использованием геоинформационных и навигационных систем, размещенных в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», имеющих возможность прокладки маршрута на территории РФ;

  • в соответствии со средней потребительской ценой на автомобильный бензин по Российской Федерации в месяце, предшествовавшем месяцу, в котором осуществлялся проезд, исходя из данных Федеральной службы государственной статистики, размещенных на ее официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (п. 39 Порядка № 794).

К сведению: если различные геоинформационные и навигационные системы определяют различную протяженность одного и того же маршрута, для расчетов принимается кратчайшая протяженность маршрута (п. 40 Порядка № 794).

Кроме того, расчет кратчайшего маршрута для личного транспорта производится с учетом участков автомобильной дороги, по которым осуществляется альтернативный бесплатный проезд транспортных средств, при их наличии. В указанном случае соответствующие платные автомобильные дороги и участки автомобильных дорог, которые используются на платной основе, при определении кратчайшего маршрута для личного транспорта не учитываются.

При определении кратчайшего маршрута для личного транспорта приоритет имеют автомобильные дороги с твердым покрытием, а также зимние автомобильные дороги, используемые в период, установленный по решению органов исполнительной власти субъектов РФ.

Обратите внимание: плата за проезд транспортных средств по платным автомобильным дорогам и платным участкам автомобильных дорог не подлежит компенсации (п. 44 Порядка № 794).

Бюджетный учет

Согласно п. 10.1.4 Порядка № 209н по подстатье 214 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в натуральной форме» КОСГУ отражаются осуществляемые в соответствии с законодательством РФ расходы на выплату работодателем в пользу работников и (или) их иждивенцев не относящихся к заработной плате компенсаций (возмещений) их расходов, обусловленных условиями трудовых отношений, статусом работников, в том числе:

  • компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членам их семей;

  • компенсация (возмещение) расходов на оплату или оплата проезда к месту проведения отпуска и обратно военнослужащим и приравненным к ним лицам, членам их семей.

На основании п. 48.1 Порядка № 85н при отражении указанных выплат по обозначенной подстатье могут применяться:

  • КВР 134 «Иные выплаты военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания» (п. 48.1.3.3);

  • КВР 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда» (п. 48.1.2.2);

  • КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» (п. 48.1.1.2).

Минфин в Письме от 26.04.2019 № 02-06-10/30972 рекомендовал при расчетах с работником по авансам, выданным ему в соответствии с законодательством РФ на оплату стоимости проезда к месту проведения отпуска, применять счет 208 14 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим несоциальным выплатам персоналу в натуральной форме».

При возмещении работнику расходов на оплату стоимости проезда к месту проведения отпуска после его возвращения из отпуска указанные расходы можно отражать как на счете 208 14 567 (667), так и на счете 302 14 737 (837), так как порядок таких расчетов Инструкцией № 157н однозначно не определен.

Таким образом, на основании приведенных разъяснений Минфина и положений Инструкции № 162н в бюджетном учете оплата сотруднику стоимости проезда к месту проведения отпуска (аванс, возмещение) может быть оформлена следующими проводками:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Выданы из кассы (перечислены на банковскую карту сотрудника) денежные средства на оплату стоимости проезда

1 208 14 567

1 201 34 610
1 304 05 214

Отражены расходы на оплату стоимости проезда

1 401 20 214

1 208 14 667

Начислена компенсация расходов на проезд

1 401 20 214

1 302 14 737

Выплачена компенсация расходов на проезд

1 302 14 837

1 201 34 610
1 304 05 214