Автор: Сурков А., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Данные по форме П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» (с 29 июля 2022 года применяется форма П-4, утвержденная в приложении 12 к Приказу Росстата от 29.07.2022 № 532) представляют юридические лица, являющиеся коммерческими организациями (кроме субъектов малого предпринимательства), а также некоммерческие организации всех форм собственности, осуществляющие все виды экономической деятельности, в том числе казенные учреждения. С 2023 года данную форму следует заполнять в соответствии с указаниями, которые установлены Приказом Росстата от 30.11.2022 № 872 (далее – Указания). Подробности – в материале.

Периодичность представления формы П-4

Пунктом 72.1 Указаний предусмотрено, что сведения о численности и зарплате работников по форме П-4 некоммерческие организации представляют наравне с коммерческими организациями.

Казенные учреждения, у которых средняя численность работников в течение двух предыдущих лет не превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера, и годовой оборот которых в течение двух предыдущих лет не превышает 800 млн руб., форму П-4 должны сдавать ежеквартально – не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Если любой из этих показателей превышен, форму нужно направлять ежемесячно – не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Обратите внимание: данные в форме П-4 приводятся в целом по организации (по строке 01) и по фактическим видам экономической деятельности (по свободным строкам начиная с 02).

Учреждения, предоставляющие форму ежемесячно, заполняют данные по всем графам ежемесячно за отчетный месяц, учреждения, сдающие форму ежеквартально, заполняют данные по всем графам за период с начала года.

Данные в форме П-4 не могут принимать отрицательные значения (п. 72.6 Указаний).

Особенности представления формы П-4

При наличии обособленных подразделений

При наличии у учреждения обособленных подразделений форма П-4 заполняется по каждому обособленному подразделению и по юридическому лицу без них – аналогично периодичности сдачи сведений по учреждению: за отчетный месяц или ежеквартально, за период с начала года (п. 72.2 Указаний).

Если учреждение или обособленные подразделения в отчетном периоде не начисляли заработную плату и другие выплаты, то форма П-4 представляется без заполнения этих данных (п. 72.3 Указаний).

В случае ликвидации или реорганизации учреждения

При ликвидации учреждения сведения направляются за период его деятельности до завершения его ликвидации – внесения об этом записи в ЕГРЮЛ (п. 9 ст. 63 ГК РФ, п. 72.4 Указаний).

Если в отчетном периоде имели место реорганизация, изменение структуры юридического лица, места фактического осуществления деятельности или изменение методологии определения показателей, то в форме П-4 данные приводятся исходя из новой структуры юридического лица или методологии, принятой в отчетном периоде (п. 72.5 Указаний).

Как осуществляется корректировка данных?

Учреждение, отразившее первичные статистические данные за январь – декабрь отчетного года в форме П-4 с нарушением указаний по их заполнению, а также допустившее арифметические или логические ошибки при заполнении данной формы, не позднее трех рабочих дней после самостоятельного обнаружения этих фактов или получения соответствующего уведомления от территориального органа Росстата должно представить исправленные данные (заполненную форму П-4) с приложением обоснования для внесения исправлений (п. 72.7 Указаний).

Сведения о численности работников

В графе 1, строках с 01 по 11 формы П-4 показывается средняя численность работников организации, которая включает (п. 73 Указаний):

  • среднесписочную численность работников;

  • среднюю численность внешних совместителей;

  • среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Среднесписочная численность работников

Среднесписочная численность работников за месяц (графа 2, строки с 02 по 11) исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца (с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля – по 28-е или 29-е число)), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день (п. 74 Указаний).

Обратите внимание: расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая, в свою очередь, должна уточняться на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении действия трудового договора (контракта). Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

Среднесписочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности, которая приводится на определенную дату, например на последнее число отчетного периода. Показатель может быть заполнен с двумя десятичными знаками (п. 75 Указаний).

В списочную численность…

…включаются (целыми единицами), в частности, следующие работники (п. 75 Указаний)

…не включаются, в частности, следующие работники (п. 76 Указаний)

1. Фактически явившиеся на работу, включая тех, которые не работали по причине простоя

1. Принятые на работу по совместительству (учет внешних совместителей ведется отдельно)

2. Находившиеся в служебных командировках

2. Выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера

3. Не явившиеся на работу по болезни

3. Привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываемые в среднесписочной численности работников

4. Не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей

4. Переведенные на работу в другую организацию (если за ними не сохраняется заработная плата), направленные на работу за границу

5. Принятые на работу на неполное рабочее время, а также принятые на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием

5. Подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения работодателя

6. Принятые на работу с испытательным сроком

–

7. Надомники

–

8. Находившиеся в отпусках (ежегодных и дополнительных отпусках, по беременности и родам, по уходу за ребенком, а также в отпуске без сохранения заработной платы независимо от длительности отпуска)

–

9. Совершившие прогулы

–

10. Беременные женщины, освобожденные от работы до предоставления другой работы, исключающей воздействие неблагоприятных производственных факторов

–

11. Освобожденные от работы в дни прохождения медосмотра и диспансеризации, сдачи крови и ее компонентов и предоставленные в связи с этим дни отдыха

–

Согласно п. 77.1 Указаний некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность. К ним относятся женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком, а также работники, обучающиеся в образовательных организациях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты.

Лица, трудившиеся неполное рабочее время, учитываются пропорционально отработанному времени исходя из продолжительности рабочего времени, установленной трудовым договором, штатным расписанием (п. 77.3 Указаний).

Среднесписочная численность работников за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на 3 (п. 77.5 Указаний).

Аналогичным образом рассчитывается среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно и за год (п. 77.6 и 77.7 Указаний).

Если учреждение работало неполный отчетный период, то среднесписочная численность работников определяется пропорционально отработанному времени (п. 77.8–77.10 Указаний). Например, если учреждение работало неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы учреждения и деления полученной суммы на 12.

Средняя численность внешних совместителей

Средняя численность внешних совместителей (графа 3) исчисляется в соответствии с порядком определения средней численности лиц, работавших неполное рабочее время (то есть на основании п. 77.3 Указаний). Поскольку сведения о средней численности внешних совместителей по видам экономической деятельности могут составлять величину менее единицы, графа 3 заполняется с двумя десятичными знаками.

Средняя численность внешних совместителей за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев отчетного периода (п. 78 Указаний).

Средняя численность работников, выполнявших работу по договорам ГПХ

Средняя численность работников (включая иностранных граждан и лиц без гражданства), выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), предметом которых являются выполнение работ и оказание услуг, за месяц исчисляется по методологии определения среднесписочной численности.

Эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия этого договора независимо от срока выплаты вознаграждения. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность работников за предшествующий рабочий день (п. 79 Указаний).

Обратите внимание: применительно к форме договора гражданско-правового характера, в тексте которого прописан конкретный период выполнения работ (оказания услуг) и дата заключения которого не совпадает с датой начала работ (оказания услуг), периодом действия считается период выполнения задач (например, проведения соревнований, тренировок), являющихся предметом договора (п. 79 Указаний). То есть именно в течение периода выполнения задач работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы.

Средняя численность обозначенных работников за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев отчетного периода.

Если работник, состоящий в списочном составе, заключил договор гражданско-правового характера с этой же организацией, он не включается в среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера (п. 79 Указаний).

Обратите внимание: в среднюю численность работников, выполнявших работу по договорам ГПХ, не включаются (п. 79 Указаний):

  • физические лица, применяющие специальный режим в виде уплаты НПД (самозанятые);

  • ИП, заключившие с организацией договор ГПХ и получившие вознаграждение за выполненные работы и оказанные услуги;

  • лица несписочного состава, не имеющие с организацией договоров ГПХ;

  • лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав;

  • внешние совместители, заключившие с учреждением договор ГПХ.

Сведения об отработанных человеко-часах

В количество отработанных человеко-часов (графы 5 и 6, строки с 01 по 11) включаются фактически отработанные работниками часы с учетом сверхурочных и отработанных в праздничные (нерабочие) и выходные (по графику) дни – как по основной работе, так и по совмещаемой в этой же организации, включая часы работы в служебных командировках (п. 80 Указаний).

В отработанные человеко-часы не включаются, в частности:

  • время нахождения работников в ежегодных, дополнительных, учебных отпусках, отпусках по инициативе работодателя;

  • время повышения квалификации работников с отрывом от работы;

  • время болезни;

  • время простоя.

Таким образом, в количество отработанных человеко-часов включаются фактически отработанные работниками часы и не включаются случаи отсутствия работников на работе независимо от того, сохранялась за ними заработная плата или нет.

Сведения о фонде заработной платы

При заполнении в форме П-4 сведений о фонде заработной платы (графа 7, строки с 01 по 11) учитываются следующие начисления (п. 81.1 Указаний):

  • суммы оплаты труда в денежной и неденежной формах за отработанное и неотработанное время;

  • компенсационные выплаты, связанные с условиями труда и режимом работы;

  • доплаты и надбавки, премии, единовременные поощрительные выплаты.

Кроме того, в состав фонда заработной платы включаются суммы оплаты питания и проживания, имеющие систематический характер.

Ключевые моменты при формировании сведений о зарплате

Начисленные работникам денежные суммы оплаты труда за отчетный период (с учетом НДФЛ и других удержаний в соответствии с законодательством РФ) показываются в форме П-4 независимо от источников и от срока их фактической выплаты (п. 81.1 Указаний).

Начисленные работникам суммы за весь период отпуска включаются в фонд заработной платы отчетного месяца (п. 81.2 Указаний).

Фонд зарплаты работников списочного состава (графа 8) состоит из платы за отработанное время, платы за неотработанное время, единовременных поощрительных и других выплат, оплаты питания и проживания, имеющей систематический характер. В состав фонда зарплаты включаются суммы, уплаченные в порядке возмещения расходов работников по оплате жилого помещения и коммунальных услуг, если поименованные начисления производила данная организация (п. 82 Указаний).

Под платой за отработанное время понимаются как заработная плата, начисленная работникам, так и все виды доплат и надбавок, а также премий и вознаграждений, имеющих систематический характер, независимо от источников их выплаты (п. 82.1 Указаний).

В свою очередь, плата за неотработанное время предполагает, в частности, оплату ежегодных основных и дополнительных, а также учебных отпусков, оплату работникам дней медицинского обследования, прохождения диспансеризации, сдачи крови, доплаты до среднего заработка, начисленные сверх сумм пособий по временной нетрудоспособности (п. 82.2 Указаний).

Перечень выплат, подпадающих под категорию единовременных поощрительных и других выплат, приведен в п. 82.3 Указаний.

Обозначенные в п. 83 и 84 Указаний суммы не учитываются в фонде зарплаты работников списочного состава организации. Это:

  • выплаты внешним совместителям (графа 9);

  • вознаграждение физическим лицам, не состоящим в списочном составе работников организации, за выполнение работ (оказание услуг) по гражданско-правовым договорам. К названным физлицам не относятся самозанятые (уплачивающие НПД) и ИП (графа 10);

  • иные выплаты (например, начисленная с задержкой зарплата, суммы за неиспользованный отпуск и другие выплаты, включая премии по итогам работы за год, уволенным ранее работникам по тому виду деятельности, в котором был занят уволенный) (графа 10).

Средняя заработная плата

Средняя заработная плата отражает фактически начисленную работникам оплату труда до вычета налогов и других удержаний и в целом по организации является расчетным показателем, исчисляемым в среднем на одного работника или на единицу отработанного им времени (п. 85 Указаний).

На уровне учреждения средний заработок может исчисляться отдельно по каждой категории работников: среднесписочной численности работников; средней численности внешних совместителей; средней численности работников, выполнявших работы по договорам ГПХ.

Средняя заработная плата рассчитывается путем деления фонда начисленной зарплаты соответствующей категории работников на среднюю численность той же категории работников (среднемесячная заработная плата) или на количество отработанных ими человеко-часов (среднечасовая заработная плата) за определенные периоды времени (период с начала года, год).

При определении среднемесячной заработной платы на одного работника с начала года за год необходимо полученное число разделить на количество месяцев в периоде.

Выплаты социального характера

В выплаты социального характера (графа 11, строки с 01 по 11) включаются суммы средств, связанные с предоставленными работникам социальными льготами, в частности на лечение, отдых, проезд, трудоустройство. Пособия из государственных внебюджетных фондов в них не включаются.

К выплатам социального характера относятся в том числе (п. 86 Указаний):

  • выходное пособие при расторжении трудового договора (например, денежная компенсация по соглашению сторон);

  • суммы, начисленные при увольнении работникам на период трудоустройства в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников;

  • единовременные выплаты при выходе на пенсию, увольняемым работникам;

  • страховые премии (страховые взносы), уплаченные организацией по договорам личного, имущественного и иного добровольного страхования в пользу работников (кроме обязательного государственного страхования работников), а также по договорам добровольного медицинского страхования работников и членов их семей;

  • оплата путевок (компенсации) работникам и членам их семей на курортно-санаторное лечение, отдых, экскурсии, путешествия;

  • компенсация работникам морального вреда, определяемая соглашением сторон трудового договора или судом, за счет средств организации;

  • материальная помощь, предоставленная отдельным работникам по семейным обстоятельствам, на медикаменты, рождение ребенка, погребение и т. п.;

  • суммы материальной помощи лицам несписочного состава;

  • единовременные и ежемесячные выплаты при первом трудоустройстве специалистам государственных и муниципальных учреждений (организаций), предусмотренные законодательством субъекта РФ.

Обратите внимание: к выплатам социального характера не относятся, например, страховые взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование, стоимость бесплатно выданной форменной одежды, расходы на командировки, полевое довольствие в пределах и сверх норм, установленных законодательством РФ, компенсация работнику материальных затрат за использование личного транспорта и другого имущества в служебных целях, расходы (включая стипендии) на подготовку и переподготовку работников, обучающихся в образовательных организациях, связанные с производственной необходимостью (п. 87 Указаний).

Как проверить правильность заполнения формы П-4?

Проверить правильность заполнения разделов формы П-4 можно, воспользовавшись формулами, приведенными в разд. 5.2 Указаний.

Для организаций, представляющих форму П-4

Ежемесячно

Ежеквартально

1. Строка 01 = сумма строк с 02 по 11 по графам с 1 по 11

2. Графа 1 = сумма граф 2, 3, 4 по строкам с 01 по 11

3. Графа 7 = сумма граф 8, 9, 10 по строкам с 01 по 11

4. Если заполнена графа 5, то должна быть заполнена графа 2

5. Если заполнена графа 6, то должна быть заполнена графа 3

6. Если заполнена графа 8, то должна быть заполнена графа 2

7. Если заполнена графа 9, то должна быть заполнена графа 3

–

8. Графа 5 за I полугодие, девять месяцев, год ≥ графа 5 за предыдущий период

–

9. Графа 6 за I полугодие, девять месяцев, год ≥ графа 6 за предыдущий период

–

10. Графа 7 за I полугодие, девять месяцев, год ≥ графа 7 за предыдущий период

–

11. Графа 8 за I полугодие, девять месяцев, год ≥ графа 8 за предыдущий период

–

12. Графа 9 за I полугодие, девять месяцев, год ≥ графа 9 за предыдущий период

–

13. Графа 10 за I полугодие, девять месяцев, год ≥ графа 10 за предыдущий период

–

14. Графа 11 за I полугодие, девять месяцев, год ≥ графа 11 за предыдущий период