Автор: Максимова А., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Основные правила по формированию облагаемой базы по НДФЛ, ставки, необлагаемые выплаты и вычеты в 2023 году не изменились. В части обязанностей агентов по НДФЛ никаких изменений также не произошло. Как и прежде, учреждения, являющиеся налоговыми агентами, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил в текущем году налогооблагаемые доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ.

По-прежнему учреждения ежеквартально обязаны подавать в налоговый орган форму 6-НДФЛ. С первого квартала 2023 года применяются уточненная форма указанного расчета, правила его заполнения и формат представления в электронном виде.

В данной консультации мы поясним особенности, на которые нужно обратить внимание при подготовке формы 6-НДФЛ на обновленном бланке.

Расчет по форме 6-НДФЛ, начиная с подачи отчетности за первый квартал 2023 года, нужно заполнять в соответствии с Порядком, который установлен Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, с учетом корректировок, внесенных в него Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@.

В расчете за первый квартал следует отражать НДФЛ, удержанный с 1 января по 22 марта. Соответственно, в расчете за полугодие – НДФЛ, удержанный с 1 января по 22 июня; за девять месяцев – НДФЛ, удержанный с 1 января по 22 сентября, за год – НДФЛ, удержанный с 1 января по 31 декабря. Это следует из совокупности норм п. 9 ст. 58, п. 2 ст. 230, п. 6 ст. 226 НК РФ.

Правила подачи формы 6-НДФЛ

По общему правилу форма 6-НДФЛ представляется в налоговый орган по месту нахождения налогового агента, за сотрудников обособленных подразделений – по месту нахождения этих подразделений (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Способ подачи формы зависит от численности физических лиц, которым учреждение выплатило доход в налоговом периоде (п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 6.1 Порядка):

  • при численности до 10 человек – форму 6-НДФЛ можно подать (на выбор) или на бумаге, или в электронном виде по каналам ТКС с применением усиленной квалифицированной электронной подписи;

  • при численности 10 и более человек – только в электронном виде по каналам ТКС с применением усиленной квалифицированной электронной подписи по установленному формату.

Форма 6-НДФЛ на бумажном носителе представляется только в виде утвержденной машинно-ориентированной формы, заполненной от руки либо распечатанной на принтере (п. 6.3 Порядка).

К сведению: если учреждение сменит в текущем году адрес, то после постановки на учет в налоговом органе по новому месту нахождения оно должно представить в новую инспекцию форму 6-НДФЛ (Письмо ФНС России от 27.12.2016 № БС-4-11/25114@):

  • за период постановки на учет в налоговом органе по прежнему месту нахождения – со старым кодом ОКТМО;

  • за период после постановки на учет в налоговом органе по новому месту нахождения – с новым кодом ОКТМО.

Датой представления формы 6-НДФЛ в налоговый орган считается (п. 6.2 Порядка):

  • дата ее фактического представления (при подаче лично или представителем налогового агента);

  • дата ее отправки почтовым отправлением с описью вложения (при отправке по почте);

  • дата ее отправки в электронном виде по каналам ТКС, зафиксированная в подтверждении даты отправки оператора электронного документооборота.

За отчетные периоды (квартал, полугодие, девять месяцев) форму 6-НДФЛ нужно подать не 6-НДФЛ нужно подать не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Обратите внимание: с 1 января 2023 года дата фактического получения дохода в денежной форме в виде оплаты труда определяется в общем порядке, то есть как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Если в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором зарплата за исполнение трудовых обязанностей в декабре (в одном налоговом периоде) выплачивается в январе следующего года (в другом налоговом периоде), то доход относится к другому налоговому периоду. Поэтому заработная плата за декабрь 2022 года, выплаченная в январе 2023 года, относится к налоговому периоду 2023 года (Письмо Минфина России от 14.09.2022 № 03-04-06/88989).

Структура формы 6-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ включает в себя (п. 1.2 Порядка):

Кроме того, в составе формы 6-НДФЛ представляются сообщение о невозможности удержания налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и о сумме неудержанного налога в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ, а также сообщение о невозможности удержания суммы НДФЛ согласно п. 14 ст. 226.1 НК РФ.

К сведению: в силу п. 1.18 Порядка сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ, и сведения о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога представляются в составе расчета в виде справки о доходах и суммах налога физического лица (приложение к форме 6-НДФЛ).

Общие положения по заполнению формы

Форма 6-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физлицам налоговым агентом, предоставленных физлицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ, содержащихся в регистрах налогового учета (п. 1.3 Порядка).

В разделе 1 указываются сроки перечисления налога и суммы удержанного налога за последние три месяца отчетного периода (п. 3.1 Порядка).

В разделе 2 отражаются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке (п. 4.1 Порядка).

Сведения о доходах каждого работника (справки из приложения 1 к форме 6-НДФЛ) подлежат заполнению только по итогам календарного года (п. 5.1 Порядка).

В форме 6-НДФЛ обязательны к заполнению все реквизиты и суммовые показатели. При отсутствии значения по суммовым показателям отражается ноль (0). Если для отражения какого-либо показателя не требуется заполнения всех знакомест соответствующего поля, в незаполненных знакоместах в правой части поля делается прочерк. Дробные числовые показатели заполняются аналогично целым числовым показателям (п. 1.13, 1.14 Порядка).

Страницы формы 6-НДФЛ имеют сквозную нумерацию. Поле «Стр.» заполняется на каждой странице расчета, кроме титульного листа. Если показатели соответствующих разделов расчета не могут быть размещены на одной странице, заполняется необходимое количество страниц расчета (п. 1.17 Порядка).

Особенности заполнения формы 6-НДФЛ

Титульный лист

На титульном листе указываются сведения о работодателе – наименование, ИНН/КПП.

В поле «Отчетный период (код)» – код отчетного периода согласно приложению 1 к Порядку.

В поле «Календарный год» – четыре цифры, обозначающие соответствующий календарный год.

В поле «Представляется в налоговый орган (код)» – код налогового органа, в который представляется форма (например, 5032, где 50 – код региона, 32 – код налогового органа).

В поле «По месту нахождения (учета) (код)» – код места представления формы налоговым агентом согласно приложению 2 к Порядку.

В поле «Код по ОКТМО» указывается код соответствующего муниципального образования. Организации, признаваемые налоговыми агентами, отражают код по ОКТМО муниципального образования, на территории которого находятся организация или обособленное подразделение организации либо выбранное обособленное подразделение.

Раздел 1

В разделе 1 указываются следующие сведения (п. 3.2 Порядка).

Обобщенная по всем физическим лицам сумма НДФЛ, удержанная (и перечисленная, хотя прямо об этом в форме не сказано) за последние три месяца отчетного периода, – поле 020. Далее в полях 021–023 нужно расшифровать, из каких сумм складывается итоговый показатель, отражаемый в поле 020.

Сумма налога, удержанная за последние три месяца отчетного периода, проставленная в поле 020, должна соответствовать сумме полей 021–024.

Приказом ФНС России № ЕД-7-11/881@ изменен порядок заполнения строк 021–023.

Поле

Какая сумма НДФЛ указывается

021

Сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая перечислению по первому сроку перечисления отчетного периода:

  • за первый квартал – за период с 1 января по 22 января;

  • за полугодие – за период с 23 марта по 22 апреля;

  • за девять месяцев – за период с 23 июня по 22 июля;

  • за год – за период с 23 сентября по 22 октября

022

Сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая перечислению по второму сроку перечисления отчетного периода:

  • за первый квартал – за период с 23 января по 22 февраля;

  • за полугодие – за период с 23 апреля по 22 мая;

  • за девять месяцев – за период с 23 июля по 22 августа;

  • за год – за период с 23 октября по 22 ноября

023

Сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая перечислению по третьему сроку перечисления отчетного периода:

  • за первый квартал – за период с 23 февраля по 22 марта;

  • за полугодие – за период с 23 мая по 22 июня;

  • за девять месяцев – за период с 23 августа по 22 сентября;

  • за год – за период с 23 ноября по 22 декабря

В поле 024 указывается сумма исчисленного и удержанного налога по четвертому сроку перечисления за период с 23 по 31 декабря, подлежащая перечислению не позднее последнего рабочего дня календарного года отчетного периода. При составлении расчета за первый квартал, полугодие и девять месяцев это поле не заполняется.

В поле 030 – общая сумма НДФЛ, которую налоговый агент вернул налогоплательщикам в соответствии со ст. 231 НК РФ за последние три месяца отчетного периода. Следовательно, в поле 031 указываются даты, в которые налоговым агентом осуществлен возврат налога его плательщикам, а в поле 032 – сумма возвращенного налогоплательщикам налога в приведенную в поле 031 дату.

При этом сумма налога, возвращенная за последние три месяца отчетного периода, отраженная в поле 030, должна соответствовать сумме значений всех заполненных полей 032.

Обратите внимание: показатель, отражаемый в строке 030 разд. 1 формы 6-НДФЛ, состоит из сумм (п. 1 ст. 231 НК РФ):

  • налога, удержанного налоговым агентом по ошибке. Это возможно, например, в случаях, когда НДФЛ ошибочно рассчитан по более высокой ставке или налог удержан из необлагаемого дохода;

  • налога, возвращаемого вследствие предоставления работодателем социального или имущественного вычета в середине календарного года (Письмо Минфина России от 06.03.2020 № 03-04-05/16897, п. 15 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением гл. 23 НК РФ, утвержденного Президиумом ВС РФ 21.10.2015).

По поводу возврата НДФЛ уместно добавить следующее. По специальному правилу любые виды материальной выгоды на период с 2021 года по 2023 год освобождены от обложения налогом. При этом НДФЛ, удержанный с материальной выгоды в 2021-2022 годах, налоговый агент обязан вернуть. Возврат налога в данном случае осуществляется в порядке, установленном ст. 231 НК РФ, – за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджетную систему РФ в счет предстоящих платежей, как по указанному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых налоговый агент удерживает налог. Инициировать возврат на основании названной статьи может только сам налогоплательщик посредством подачи соответствующего заявления (в произвольной форме). Вернуть излишне удержанный налог учреждение – налоговый агент может только в безналичной форме, о чем прямо сказано в п. 1 ст. 231 НК РФ.

Вернуть физлицу излишне удержанный налог учреждение обязано в течение трех месяцев после получения от него заявления на возврат. Если возврат излишне удержанной суммы налога осуществляется налоговым агентом с нарушением указанного срока, на эту сумму начисляются проценты (за каждый календарный день просрочки исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ, которая действовала в данные дни).

Раздел 2

В этом разделе отражаются показатели, обобщенные по всем физическим лицам – получателям дохода. Раздел заполняется по каждой из ставок (отражается в строке 100) налога (п. 4.2 Порядка).

Код строки

Отражаемая информация

110

Обобщенная по всем физлицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода (в том числе доход, начисленный высококвалифицированным специалистам, – строка 115)

120

Общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход (включая количество высококвалифицированных специалистов – строка 121)

130

Обобщенная по всем физлицам сумма вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению, нарастающим итогом с начала налогового периода

140

Обобщенная по всем физлицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала налогового периода (в том числе налог, исчисленный с доходов высококвалифицированных специалистов, – строка 142)

150

Обобщенная по всем физлицам сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода

Примечание. Строку 150 заполняют налоговые агенты, которые выплачивают доходы налогоплательщикам, указанным в пп. 2 п. 1 ст. 227.1 НК РФ (иностранным гражданам, осуществляющим трудовую деятельность по найму в организациях на основании патента)

160

Общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода

170

Общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода

180

Общая сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода

190

Общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам, нарастающим итогом с начала налогового периода

Справка о доходах и суммах налога

Указанная справка подлежит заполнению при составлении формы 6-НДФЛ за календарный год (п. 5.1 Порядка). Она содержит сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода, суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ, и о невозможности удержать налог, суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.

Налоговая служба в Письме от 06.10.2021 № БС-4-11/14126@ уточнила: в справке налоговый агент должен указывать суммы доходов, в том числе в виде заработной платы, которые начислены и фактически выплачены физическим лицам (получены физическими лицами) на дату представления формы 6-НДФЛ. Доходы, которые на дату представления этого расчета фактически не выплачены физическим лицам (не получены физическими лицами) (в частности, невыплаченная заработная плата), не отражаются налоговым агентом в справке.

Справка состоит из следующих разделов:

  • раздела 1 «Данные о физическом лице – получателе дохода»;

  • раздела 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода»;

  • раздела 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты»;

  • раздела 4 «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога»;

  • приложения «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода».

В поле «Номер справки» проставляется уникальный порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде, присваиваемый налоговым агентом (п. 5.2 Порядка).

При представлении корректирующей либо аннулирующейсправки вместо ранее поданной в поле «Номер справки» указывается номер ранее поданной. При представлении корректирующей либо аннулирующей справки правопреемником учреждения (налогового агента) вместо ранее поданной в названном поле также отражается номер ранее поданной справки (п. 5.3 Порядка).

В поле «Номер корректировки сведений» проставляются:

  • 00 – при формировании первичной справки;

  • соответствующий номер корректировки (например, 01, 02) – при составлении корректирующей справки вместо ранее представленной;

  • 99 – при составлении аннулирующей справки вместо ранее представленной.

Проверка формы 6-НДФЛ

Недостоверные сведения, отраженные учреждением в расчетах по форме 6-НДФЛ, выявляются инспекцией в рамках камеральной проверки представленного отчета. Срок проведения такой проверки – три месяца с даты представления формы (п. 2 ст. 88 НК РФ).

Вначале форма 6-НДФЛ проверяется по контрольным соотношениям (п. 2, 2.4 Письма ФНС России от 16.07.2013 № АС-4-2/12705), которые приведены в Письме ФНС России от 18.02.2022 № БС-4-11/1981@ (с учетом дополнений и уточнений, внесенных Письмом ФНС России от 10.03.2022 № БС-4-11/2819@).

К сведению: перед сдачей формы 6-НДФЛ в налоговый орган учреждению имеет смысл проверить ее самостоятельно на соответствие контрольным соотношениям, то есть:

  • проверить показатели строк внутри формы 6-НДФЛ за отчетный период;

  • проверить перечисление налога в бюджет за все отчетные периоды текущего года;

  • сверить показатели формы 6-НДФЛ со сведениями, отраженными в расчете по страховым взносам за тот же период (с учетом контрольных соотношений);

  • сверить форму 6-НДФЛ со справками.

Если форма 6-НДФЛ заполнена правильно, то налоговики не могут истребовать у учреждения какие-либо дополнительные документы (п. 7 ст. 88 НК РФ). В этом случае инспекция проводит проверку на основании имеющихся у нее документов (п. 5 ст. 88 НК РФ).

При наличии в форме 6-НДФЛ ошибок и несоответствий со сведениями, указанными в справках и другой отчетности, налоговики вправе потребовать пояснения или исправления формы. Исполнить эти требования налоговый агент обязан в течение пяти рабочих дней (п. 3 ст. 88 НК РФ). Причем вместе с пояснениями или исправлениями учреждение может представить в ИФНС налоговые и бухгалтерские регистры, а также другие документы, подтверждающие достоверность отраженных в форме 6-НДФЛ сведений (п. 4 ст. 88 НК РФ).

Если по результатам камеральной проверки будут выявлены неудержанные суммы НДФЛ, нарушения сроков перечисления налога и другие правонарушения, за которые учреждение может быть привлечено к налоговой ответственности, то по проверке будет составлен акт с указанием всех этих нарушений (п. 5 ст. 88, ст. 100 НК РФ). Он составляется в течение 10 рабочих дней после окончания проверки. На его передачу налоговому агенту отводится еще пять рабочих дней с момента его составления (п. 1, 5 ст. 100 НК РФ).

Окончательное решение по результатам проверки выносится после рассмотрения всех материалов по проверке (п. 1 ст. 101 НК РФ). Его можно обжаловать в вышестоящем налоговом органе и суде с учетом особенностей, предусмотренных ст. 137–139.1 НК РФ.