Сувениры для награждения: учитываем по-новому

Изменение кода КОСГУ, который используется при приобретении сувенирной продукции, предназначенной для награждения и (или) вручения, повлияло на бухгалтерский учет данных объектов. Теперь их следует отражать в составе прочих материалов. Подробно об этих новшествах расскажем в нашей публикации.

Новый код КОСГУ

В соответствии с п. 11.4.8 Порядка № 209н с 2019 года расходы на приобретение (изготовление) подарочной и сувенирной продукции в целях награждения, дарения отражаются по подстатье 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» (ранее – по подстатье 296 «Иные расходы») КОСГУ.

Бухгалтерский учет сувениров

Введение нового кода КОСГУ внесло путаницу в бухгалтерский учет сувениров, не предназначенных для продажи: следуя положениям Порядка № 209н, отражать такую продукцию необходимо как объекты материальных запасов, а не как прочие расходы.

В то же время в Инструкцию № 157н в части учета сувениров никаких изменений не вносилось. Как и раньше, для учета этих объектов предназначен забалансовый счет 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» (п. 345 инструкции).

Возникает вопрос: нужно ли с 2019 года сувениры, приобретаемые для награждения (дарения), принимать к учету на баланс на счет 0 105 00 000 «Материальные запасы»?

Разъяснения по данному поводу приведены в письмах Минфина РФ от 26.04.2019 № 02-07-07/31230, от 14.03.2019 № 02-06-10/16864: положения Инструкции № 157н следует применять совместно с ФСБУ «Концептуальные основы», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н, согласно которому имущество, отвечающее критериям актива, подлежит отражению на балансе на соответствующих счетах рабочего плана счетов бухгалтерского учета.

Для справки: для целей бухгалтерского учета активом признается имущество, принадлежащее субъекту учета и (или) находящееся в его пользовании, контролируемое им в результате произошедших фактов хозяйственной жизни, от которого ожидается поступление полезного потенциала или экономических выгод (п. 36 ФСБУ «Концептуальные основы»).

В силу п. 98 Инструкции № 157н в составе группы материальных запасов по соответствующим аналитическим счетам счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» учитываются материальные ценности, приобретенные (созданные) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения, в том числе поступившие на хранение, и в отношении которых определено материально ответственное лицо. К таким ценностям относятся, в частности, ценные подарки, сувенирная продукция, иные материальные ценности, предназначенные для награждения (дарения), приобретаемые учреждением в целях выполнения функциональной деятельности.

С учетом изложенного, а также принимая во внимание введение новой подстатьи 349 КОСГУ, материальные ценности в виде сувенирной продукции, приобретенные (созданные) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения и находящиеся в местах хранения (складах) у субъекта учета, следует отражать в бухгалтерском учете на счете 0 105 36 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».

При этом, по мнению Минфина, в целях обеспечения внутреннего контроля за сохранностью сувениров, выданных в пользование, нужно вести их учет на забалансовом счете 07, но не всегда. Рассмотрим оба варианта.

Если предполагается хранение сувениров.

С момента выдачи с мест хранения (со склада) материальных ценностей в виде ценных подарков (сувенирной продукции) работнику (сотруднику) учреждения, ответственному за организацию протокольного (торжественного) мероприятия и (или) вручение ценных подарков (сувенирной продукции), такие ценности отражаются на забалансовом счете 07 до момента их передачи (вручения). По факту документального подтверждения выдачи ценных подарков (сувенирной продукции) их стоимость относится на расходы текущего финансового периода (по дебету счета 040120272 «Расходы материальных запасов текущего финансового года»).

Учет сувениров на забалансовом счете 07 ведется по стоимости их приобретения до момента вручения (награждения).

По факту вручения сувенирной продукции в рамках протокольных и торжественных мероприятий ответственным лицам необходимо обеспечить оформление документа о вручении. Документом, подтверждающим вручение сувениров, как считает Минфин, может быть акт о вручении, составленный по форме и в порядке, установленным субъектом учета в рамках регламента по проведению протокольных и торжественных мероприятий и (или) в рамках формирования своей учетной политики. При этом форма акта вручения должна соответствовать обязательным требованиям к составу реквизитов и допускать отсутствие подписи лица, которому был вручен подарок.

Пример 1.

В целях организации различных культурно-массовых мероприятий бюджетное учреждение культуры закупило у коммерческой организации сувениры (блокноты и ручки) на сумму 5 000 руб. (25 комплектов по 200 руб.). Сувениры оприходованы на склад. 10 комплектов были выданы материально ответственному лицу для вручения участникам музыкального конкурса. По факту вручения был составлен акт.

Операции осуществляются в рамках деятельности по выполнению государственного задания. Расходы на приобретение сувениров согласно учетной политике включены в состав прямых расходов, относимых на себестоимость оказываемых услуг.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Поставлены сувениры

4 105 36 349

4 302 34 734

5 000

Перечислена с лицевого счета оплата поставщику

4 302 34 834

4 201 11 610
забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 349 КОСГУ)

5 000

Выдана часть сувениров для вручения участникам конкурса (10 комплектов x 200 руб.)

4 109 60 272

4 105 36 449

2 000

Одновременно выданные сувениры отражены на забалансовом счете

Забалансовый счет 07

2 000

Списаны на основании поступившего акта врученные сувениры

Забалансовый счет 07

2 000

При изменении функционального назначения материальных ценностей в виде ценных подарков, сувенирной продукции, приобретенных для проведения торжественных и протокольных мероприятий и находящихся на хранении (на складе) у субъекта учета, в бухгалтерском учете следует отразить реклассификацию указанных ценностей (перевод объектов учета в иную группу и (или) категорию объектов исходя из новых условий их использования субъектом учета). К примеру, если оставшиеся канцтовары, приобретенные ранее в качестве сувениров, были выданы в пользование работникам бухгалтерии. Поскольку в данном случае условия использования материальных ценностей изменились, в бухгалтерском учете осуществляется их реклассификация. Причем выбытие объектов из одной группы активов и их поступление в другую отражаются одновременно по балансовой стоимости. По нашему мнению, операции по реклассификации материалов следует проводить в корреспонденции со счетом 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами».

Если хранение сувениров не предусмотрено.

В случае если порядок проведения торжественных и протокольных мероприятий, утвержденный субъектом учета, не предусматривает хранение (на складах учреждения) приобретаемых в целях награждения (дарения) сувениров, в бухгалтерском учете по факту одновременного представления работником (сотрудником) учреждения, ответственным за их приобретение, а также за организацию протокольного (торжественного) мероприятия и (или) вручение ценных подарков (сувенирной продукции), документов, подтверждающих приобретение и вручение сувенирной продукции, информация о таких материальных ценностях на забалансовом счете 07 не отражается. В этом случае стоимость сувениров по факту поступления одномоментно относится на расходы текущего финансового периода (по дебету счета 0 401 20 272 «Расходы материальных запасов текущего финансового года»).

Пример 2.

Работнику библиотеки (казенное учреждение), ответственному за организацию культурного мероприятия среди читателей, были выданы наличные денежные средства на приобретение сувениров (наборов шоколадных конфет) в сумме 1 500 руб. Все они были потрачены по назначению. Отчитываясь в произведенных расходах, сотрудник одновременно с документом, подтверждающим покупку сувениров, представил акт об их вручении.

В бюджетном учете учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Выданы из кассы денежные средства на покупку сувениров

1 208 34 567

1 201 34 610
забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 349 КОСГУ)

1 500

Приняты к учету сувениры на основании документа, подтверждающего их приобретение

1 105 36 349

1 208 34 667

1 500

Отражено выбытие сувениров на основании документа, подтверждающего их вручение

1 401 20 272

1 105 36 449

1 500

В данном случае на забалансовом счете 07 сувениры не отражаются.

* * *

На основании разъяснений Минфина сувениры, приобретаемые в целях награждения (вручения), с 2019 года отражаются в бухгалтерском учете на счете 0 105 36 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».

При этом забалансовый счет 07 для учета сувениров, по мнению ведомства, следует применять, только если предполагается их хранение в учреждении. В противном случае ведение такого учета не обязательно, например, если ответственное лицо одновременно представило документы, подтверждающие приобретение и вручение сувенирной продукции.