Командировочные расходы

Очень часто во многих компаниях работников отправляют в командировки. Но командировки часто различаются по количеству дней, которые сотрудник проводит вне основного рабочего места, оформляемым документам.

Понятие командировки и виды расходов на командировку

Служебная командировка (далее также - командировка) - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Следует обратить внимание!

Долгое время понятия понятие служебной командировки и работы в полях было тождественным. И полевое довольствие приравнивалось к суточным. Для некоторых видов работ в «полях» предусматривались пониженные коэффициенты оплаты. Выплаты полевого довольствия работникам баз геолого-разведочных предприятий, организаций, учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, предусматривались в размере 0,75 нормы суточных, предусмотренной действующим в тот момент законодательством об оплате служебных командировок на территории Российской Федерации (независимо от занимаемой должности и получаемого должностного оклада). Работники баз геолого-разведочных предприятий, организаций, учреждений, расположенных в других районах, получали полевое довольствие в размере 0,5 нормы суточных.

С 2019 году суточные приравняли к полевому довольствию.

Следовательно, нормы для целей налогообложения суточные и полевое довольствие принимаются в одном размере:

• 700 рублей по Российской Федерации;

• 2500 рублей по зарубежным командировкам и работе в полях.

Поясним различия.

Таблица

Различия в осуществлении работы вне основного места

Наименование	Разъяснение
Служебные поездки	постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер
Полевые работы	Осуществление работ связано с нахождением работника в полевых условиях
Служебная командировка	Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы
Вахтовый метод работы	Вахтовый метод - это особая форма организации работ, основанная на использовании трудовых ресурсов вне места их постоянного жительства при условии, когда не может быть обеспечено ежедневное возвращение работников к месту постоянного проживания. Работа организуется по специальному режиму труда, как правило, при суммированном учете рабочего времени, а межвахтовый отдых предоставляется в местах постоянного жительства. Местом работы при вахтовом методе считаются объекты (участки), на которых осуществляется непосредственная трудовая деятельность. Перемещение работников в связи с изменением места дислокации объектов (участков) работы не является переводом на другую работу и не требует согласия работников. Направление работника на вахту не является служебной командировкой. Временем вахты считаются периоды выполнения работ и междусменного отдыха на объекте (участке) (Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82 (ред. от 17.01.1990, с изм. от 19.02.2003) "Об утверждении Основных положений о вахтовом методе организации работ")

Состав расходов будет также различаться.

Различен состав расходов и при направлении сотрудника в командировку по России или при направлении за рубеж.

Нормативно-правовым актом, регулирующим порядок направления в командировки, является Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".

Что важно помнить?

1. Срок командировки

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

2. Виды учитываемых расходов

В статье 168 ТК РФ установлены следующие виды расходов на российские командировки:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В зарубежных командировках учитываются:

• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

• обязательные консульские и аэродромные сборы;

• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

• иные обязательные платежи и сборы.

3. Пересечение границы работниками при следовании за рубеж

При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

4. Документы, подтверждающие расходы

Возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы. Аналогичная норма применяется для целей налогообложения и поименована в статье 252 НК РФ.

Таблица

Какими документами возможно подтвердить расходы?

Вид расходов	Документы	Правовое основание
Расходы на проезд	- железнодорожный билет или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета; - кассовый чек о приобретении постельного белья; - авиабилет и посадочный билет	Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777 Письма Минфина от 13.01.2017 N 03-03-06/2/893, от 09.01.2017 N 03-03-06/1/80056, от 01.09.2016 N 03-03-07/50992
Расходы на такси	заказ-наряд и квитанция либо чек ККТ Договор фрахтования или его копия, а также заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа, если договор фрахтования заключен в форме указанного заказа-наряда, находятся у водителя от начала до конца осуществления перевозки пассажиров и багажа по заказу и предъявляются в обязательном порядке по требованию должностных лиц федеральных органов исполнительной власти, уполномоченных на осуществление контроля за наличием у водителей таких документов.	Постановление Правительства РФ от 14.02.2009 N 112 (ред. от 28.04.2015) "Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом"
Поездка на служебном или личном автомобиле	В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).	Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"
Проживание в гостинице	Бланк строгой отчетности или чек ККТ, в последнее время с 2019 года практически все должны перейти на чеки ККТ	Постановление Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации"
Проживание в арендованной квартире	командировочное удостоверение, проездные документы, договор аренды жилого помещения и др.	Письмо Минфина России от 15.01.2016 N 03-03-07/803

Обратите внимание!

С 2018 года практические все гостиницы перешли на онлайн-кассы. Это означает, что если услуги гостиницы приобретает за наличные физическое лицо, то нужно подтвердить оплату кассовым чеком.

Если договор проживания заключается с организацией, то все документы предоставляются на юридическое лицо, а не на физическое лицо, в этом случае, осуществляется, как правило, безналичная оплата, также при применении общей системы налогообложения будет счет-фактура, а вместо чека будет осуществляться оплата через банк.

Что делать при отсутствии подтверждающих документов?

Если у работника нет документов, подтверждающих проезд и проживание, он представляет служебную записку и (или) иной документ (Письмо Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1)

Внимание риски!

Работодатель возмещает именно понесенные расходы работника, что соответственно подтверждается документально. При отсутствии документального подтверждения целевого использования денежных выплат работнику для осуществления найма жилья в командировке теряется непосредственно компенсационный характер таких денежных выплат и они рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке независимо от их размеров, определенных в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (Письмо Минтруда России от 03.07.2015 N 17-3/В-326).

Как составить положение о командировании работников?

Для того, чтобы не возникало у проверяющих вопросов в отношении командирования работников важно составить положение о командировании. Такой документ позволит четко определить категории командируемых сотрудников, а также порядок командирования, расходования средств на командировки. Также возможно установить особенности, такие как наложение дисциплинарного взыскания при отсутствии документов или экономические санкции в виде снижения размера премии.

Порядок разработки положения о командировании будет следующим.

Шаг 1. Необходимо определить категории работников, которые направляются в командировки

Как правило, в компаниях и учреждениях есть категории работников, которые постоянно ездят в командировки, а есть те, которых направляются в исключительных случаях.

Шаг 2. Необходимо установить суммы выплат суточных

Суточные могут устанавливаться в повышенном размере или в стандартном размере. Если суточные выплачиваются в повышенном размере, более 700 рублей по России и 2 500 при командировании за рубеж, то такие суточные сверх лимита будут облагаться страховыми взносами и НДФЛ. В некоторых случаях, например, для муниципальных служащих могут быть установлены и более низкие нормы, например, 100 рублей.

Шаг 3. Нужно определить особенности командирования

В некоторых случаях требуется поехать в командировку в выходной или праздничный день.

По общему правилу за время нахождения в командировке, в том числе за дни отъезда и приезда, дни в пути, за работником сохраняется средний заработок. Однако если работник находится в пути в свой выходной день (по графику командирующей организации), это означает привлечение его к работе в выходные дни. В этом случае работнику положена оплата рабочего времени в повышенном размере (ст. ст. 153, 167 ТК РФ; п. п. 5, 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Работа в выходные дни оплачивается не менее чем в двойном размере (ч. 1 ст. 153 ТК РФ):

• сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;

• работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, - в размере не менее двойной дневной или часовой ставки;

• работникам, получающим оклад, - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы), если выходной день находится в пределах месячной нормы рабочего времени. Если выходной день вне месячной нормы, то он должен быть оплачен в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада.

При этом в повышенном размере оплачиваются часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день (ч. 3 ст. 153 ТК РФ).

Вместо оплаты выходного дня в повышенном размере по вашему заявлению вам могут предоставить другой день отдыха. Тогда день нахождения в пути оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается (ч. 4 ст. 153 ТК РФ).

Шаг 4. Оформление работника в командировку

Основным документом, который свидетельствует о направлении в командировку, является приказ о командировании. Основанием для издания такого приказа будет являться служебная записка.

А вот обязанности по оформлению командировочных удостоверений отменили. Но некоторые компании их оставили для внутреннего документооборота, чтобы определить основания командировки и цели направления работника. На основании приказа руководителя Организации или должностного лица, уполномоченного на командирование Сотрудников, и служебного задания Сотруднику, направляемому в служебную командировку, выдается командировочное удостоверение, оформленное в соответствии с унифицированной формой N Т-10, утвержденной Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 N 1

Шаг 5. Сбор подтверждающих документов

В положении о командировании целесообразно отразить те документы, которые будут подтверждать пребывание в командировки.

Шаг 6. Определить особые случаи командирования

На практике возникают различные ситуации, когда работник раньше вернулся из командировке, как в анекдоте про возвращение мужа, или наоборот задержался посмотреть достопримечательности.

За время задержки в пути без уважительных причин Сотруднику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы. Если дата проездного документа не совпадает с датой начала/окончания командировки согласно приказу о направлении в командировку, а также в случае утраты проездных документов возмещение расходов на проезд облагается НДФЛ по ставке 13%.

Продление срока командировки допускается на основании письменного заявления Сотрудника, утвержденного руководителем Организации либо другим уполномоченным лицом.

Досрочное возвращение из командировки ввиду различных причин (досрочное выполнение служебного поручения, невозможность выполнения поручения и т.п.) согласовывается с непосредственным руководителем. Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.

Самовольный выезд из служебной командировки Сотрудника без уважительных причин и согласования с непосредственным руководителем является нарушением трудовой дисциплины. В данном случае транспортные командировочные расходы оплате не подлежат.

Также спорным вопросом являются выплаты при направлении в однодневные командировки. С одной стороны, работник находится вне места осуществления основной работы, но с другой стороны, может вернуться в этот же день домой.

По общему правилу при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

В то же время в п. 24 Положения N 749 сказано, что командированному работнику могут быть возмещены иные расходы, связанные с командировкой, в порядке, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Судебная практика о возмещении расходов

Чаще всего судебная практика как раз связана с признанием или непризнанием расходов, связанных с командированием сотрудников.

В этой связи рекомендуется:

1. Установить порядок сбора документов и выплаты суточных в положении о командировании

Например, в Постановлении АС Центрального округа от 18.03.2016 N Ф10-334/2016 по делу N А83-1440/2015 судьи оценили представленные доказательства и установили, что возмещение спорных расходов произведено с ведома работодателя и обусловлено внутренним Положением о служебных командировках, подтверждается авансовыми отчетами, приказами о направлении сотрудников в служебные командировки, командировочными удостоверениями. Командировочные удостоверения работников оформлены на один день, работники фактически возвращались из однодневных командировок в тот же день к месту своего постоянного жительства. Из авансовых отчетов работников, утвержденных руководителем, следует, что работникам, направленным в однодневную командировку, было выплачено возмещение в фиксированной сумме - в размере 700 руб., что соответствует локальному акту предприятия. Ввиду вышеизложенного апелляционный суд пришел к правильному выводу о том, что предприятие в рассматриваемом случае не должно представлять дополнительные документы, подтверждающие размер несения расходов

2. Прописать в трудовом договоре порядок выплат и учитывать рабочее время

Учет рабочего времени очень важен при возникновении спорных ситуаций, и это касается не только непосредственно выплаты командировочных, но и например, назначения пенсии. В Апелляционном определении Кировского областного суда от 24.10.2013 по делу N 33-3708 суд установил, что поскольку ведение и обслуживание технологического процесса геологоразведочных работ связано с нахождением работника в полевых условиях и, соответственно, с выплатой ему в этом случае полевого довольствия, льготный характер работы истца нашел подтверждение. Судом установлено, что В. в спорные периоды выполнял работу в качестве дизелиста, машиниста, бульдозериста, т.е. был непосредственно занят ведением и обслуживанием технологического процесса геологоразведочных работ, при этом постоянно находился в поле. С учетом подлежащих включению периодов работы на день обращения с заявлением в пенсионный орган - 30.10.2012 г. специальный трудовой стаж В. составил 12 лет 09 месяцев 14 дней.

3. Осуществлять выплаты дополнительных компенсаций работникам

Выплаты, связанные с командированием, такие как:

• оплата стоимости дополнительных мест в купейном вагоне;

• оплата услуг по предоставлению ВИП-залов не являются фактическими расходами, связанными с выплатами заработной платы, поэтому такие расходы не облагаются страховыми взносами.

В Постановлении Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 31.03.2017 N Ф01-766/2017 по делу N А28-12611/2015 суд встал на сторону компании.

Сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда.

В соответствии с пунктом 2 статьи 20.2 Закона N 125-ФЗ при оплате страхователями расходов на командировки работников, как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации, не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

В силу статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (статья 168 Трудового кодекса Российской Федерации в редакции, действовавшей до 02.04.2014).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (статья 168 Трудового кодекса Российской Федерации в редакции, действующей с 02.04.2014).

Согласно приказу ПАО "Норвик Банк" от 30.12.2011 N 161 "О возмещении других командировочных расходов в период командировки" в командировочные расходы ключевого управленческого персонала (в том числе президент) включены затраты на оплату железнодорожных билетов в вагонах "СВ", в вагонах повышенной комфортности (класса люкс), а также целого купе (в том числе на оплату дополнительных мест в купе), с целью обеспечения возможности работать в транспорте (телефонные и интернет переговоры, совещания, содержащие коммерческую тайну, принятие управленческих решений) для обеспечения сохранности ценных документов.

Сумма расходов, связанных с приобретением дополнительных мест в купейном вагоне "СВ", выплачивалась работнику Смолину И.Е. в связи с направлением его в служебные командировки, которые документально подтверждены.

Таким образом, чем более подробно вы пропишете вопросы командирования в локальных актах, тем меньше у вас в дальнейшем возникнет рисков судебных споров.