Работник возмещает материальный ущерб: налогообложение

Комментарий к Письму Минфина России от 23.07.2018 № 03-03-07/51352.

Поводом для написания данного комментария стало Письмо Минфина России от 23.07.2018 № 03-03-07/51352, в котором чиновники пояснили налоговые последствия выбытия имущества организации по причине, не связанной с реализацией, и компенсации убытков виновным работником. Этот вопрос является актуальным для большинства налогоплательщиков, поскольку в хозяйственной деятельности любой компании нередко случаются непредвиденные события, не зависящие от воли самой компании, в результате которых происходит выбытие (списание) ее имущества из-за виновных действий ее работников. Строительная сфера в данном случае, увы, не исключение. И как это часто бывает, авторы комментируемого письма вместо обстоятельных разъяснений по указанному вопросу дали только приводящие к размышлению цитаты. В связи с этим считаем необходимым пояснить ряд учетных моментов по выбытию (списанию) имущества из-за виновных действий работника компании.

Начнем с трудовых норм, поскольку порядок их применения на практике оказывает непосредственное влияние на решение налоговых и учетных задач по выбытию (списанию) имущества работодателя (в части экономического обоснования операций и их документального подтверждения – ст. 252 НК РФ).

Итак, если вина работника установлена, то последний в силу ст. 238 ТК РФ обязан возместить работодателю причиненный ему только прямой действительный ущерб. Отметим: из-за прямого запрета, закрепленного в данной норме, с работника нельзя взыскать неполученные доходы (упущенную выгоду).

К сведению: под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

Процедура возмещения ущерба работником состоит из нескольких этапов.

Вначале работодатель должен установить размер причиненного ему ущерба и причины его возникновения. Для этого он должен создать комиссию с участием соответствующих специалистов и провести проверку (ст. 247 ТК РФ). Работодатель должен документально зафиксировать (это важно для налогообложения и исключения «скрытой» реализации):

В свою очередь, работник должен письменно пояснить причины, повлекшие порчу (утрату) имущества (тем самым признать свою вину). В случае отказа работника от предоставления пояснений составляется акт.

Работник вправе оспорить результаты проверки комиссии, в том числе в судебном порядке (ст. 247, 381 и 382 ТК РФ).

Далее работодателю необходимо определить порядок взыскания с виновного работника суммы причиненного ущерба. Подчеркнем, это право, а не обязанность работодателя, поскольку он вправе отказаться от взыскания ущерба (частично или полностью). Если работодатель, установив размер причиненного ему конкретным работником ущерба, причину его возникновения и предел материальной ответственности работника, откажется от взыскания ущерба с виновного лица, то у последнего возникнет доход (экономическая выгода), полученный в натуральной форме, подлежащий обложению НДФЛ (см. Письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-04-06/12341).

* С этим распоряжением работника необходимо ознакомить под подпись.

По общему правилу работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ), а совокупный размер удержаний не может превышать 20 % от выплачиваемой заработной платы, оставшейся после удержания налогов (ст. 138 ТК РФ, Письмо ФНС России от 14.08.2018 № АС-4-20/15707).

Полная материальная ответственность предусмотрена, например, в случаях (ст. 243 ТК РФ) умышленного причинения ущерба; причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда; причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Таким образом, если, к примеру, размер ущерба, причиненного работником, составил 100 000 руб., а его заработная плата – 45 000 руб., то ежемесячно работодатель сможет удерживать из его зарплаты (подчеркнем, при отсутствии возражений работника на этот счет) не более 7 830 руб. ((45 000 руб. – (45 000 руб. х 13 %)) х 20 %). В этом случае ущерб в размере среднемесячного заработка будет возмещен за 6 месяцев, при этом сумма последнего удержания составит 5 850 руб. ((45 000 – 7 830) руб. х 5 мес.).

Если работник не согласен ни с самим фактом, ни с порядком удержания, а также если размер удержания превышает его среднемесячный заработок, взыскание осуществляется в судебном порядке (см. п. 1 Постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52).

Далее проанализируем вопросы налогового учета.

Сумма потерь от утраты имущества, возмещаемая работником, признается внереализационным доходом на основании п. 3 ст. 250 НК РФ и включается в базу по налогу на прибыль на дату признания долга работником – на дату заключения соглашения о порядке возмещения причиненного ущерба (пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

В свою очередь, если организация компенсирует понесенные убытки за счет средств работника, то она вправе учесть эти убытки при расчете налога на прибыль, при условии их соответствия критериям, названным в п. 1 ст. 252 НК РФ. К такому выводу чиновники Минфина пришли в комментируемом письме, а ранее – в Письме от 15.01.2018 № 03-03-06/1/1023, что указывает на устойчивость данной позиции финансистов, а значит, и на низкие налоговые риски.

Добавим, риски действительно будут минимальными, если компания учтет еще ряд моментов.

Во-первых, перечень убытков, признаваемых расходом для целей налогообложения прибыли, является закрытым, и в п. 2 ст. 265 НК РФ обозначенный вид убытка не поименован. Воспользоваться пп. 5 п. 2 названной статьи в данном случае не получится, так как в нем говорится исключительно об убытке, возникшем по вине неустановленного лица. Но как рекомендовано в Письме Минфина России от 27.08.2014 № 03-03-06/1/42717, признать в составе внереализационных расходов стоимость утраченного имущества (возмещаемую работником) можно на основании пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ (другие обоснованные расходы).

Во-вторых, в случае если величина потерь компании и возмещаемая работником сумма убытков не совпадают (размер среднемесячного заработка меньше величины ущерба), в расходы можно списать полную стоимость утраченного имущества, поскольку:

Хотя контролеры в данном случае (не исключено) будут настаивать на обратном.

Для решения вопроса о восстановлении НДС (ранее правомерно принятого к вычету) по выбывающему имуществу Минфин в Письме № 03-03-07/51352 рекомендовал обратиться к правовой позиции Пленума ВАС из п. 10 Постановления от 30.05.2014 № 33.

К сведению: в данном пункте высшими арбитрами даны рекомендации по определению налоговых последствий выбытия (списания) имущества в результате наступления событий, не зависящих от воли налогоплательщика (утрата имущества по причине порчи, боя, хищения, стихийного бедствия и тому подобных событий). Указав, что такое выбытие (списание) имущества не является объектом обложения НДС, они подчеркнули, что налогоплательщикобязан зафиксировать факт выбытия и то обстоятельство, что имущество выбыло именно по указанным основаниям, без передачи его третьим лицам. В силу п. 1 ст. 54 НК РФ именно налогоплательщик обязан доказать наличие тех фактов своей хозяйственной деятельности, которые влияют на формирование финансового результата, служащего основанием для определения объема налоговой обязанности. Если в ходе разбирательства суды установят факт выбытия имущества, а налогоплательщик не подтвердит, что выбытие имущества имело место в результате наступления событий, не зависящих от его воли, то ему (налогоплательщику) придется начислить налог по правилам, предусмотренным п. 2 ст. 154 НК РФ для случаев безвозмездной реализации имущества.

Таким образом, для того чтобы выбытие (списание) имущества, пришедшего в негодность по вине работника, не было признано «скрытой» реализацией или передачей на безвозмездной основе третьему лицу (словом, операциями, подлежащими обложению НДС), организации как раз и нужно оформить те документы, о которых мы говорили ранее. Именно они помогут (в случае спора с контролерами) подтвердить причину и обстоятельства списания имущества с баланса компании. При наличии таких документов компании, полагаем, будет несложно оспорить претензии контролеров, ведь: